¿Cómo se qué tipo de herramienta se puede ajustar a mi empresa? Parte 5

Tiempo de lectura: 3 min

Costos:

Nuestro mercado ofrece soluciones de gestión empresarial en múltiples rangos de costos.  Miremos lo extenso de esta afirmación: una solución construida por un proveedor internacional, desarrollada para grupos corporativos con presencia en múltiples países, puede ser adquirida en Colombia por varios millones de dólares.  Por otro lado, una de las soluciones en la nube especialmente diseñadas para PYME y ofrecidas por PSL, por ejemplo, puede ser adquirida como servicio por un costo de Col $ 150,000 pesos mensuales por usuario / mes.  Todo esto para asegurarle que en el mercado actual existe una solución para el tamaño de su empresa y de su bolsillo.

Un tema fundamental a la hora de evaluar el costo de una herramienta para su empresa tiene que ver con el modelo de adquisición que ofrece la casa de software.  Existen dos modelos comúnmente ofertados: la compra de “una licencia por adelantado” y el modelo de adquirir “el software como un servicio”.

Compra de la “licencia del software por adelantado”:

Este modelo “tradicional”, disponible en el mercado desde hace más de 30 años, implica comprar la licencia del software a través de un solo pago, previo a comenzar a utilizarlo.  Una vez adquirido el software, es derecho del usuario poder instalarlo y utilizarlo en su negocio a través del tiempo.  Este tipo de modelo se encuentra íntimamente ligado con la adquisición de soluciones “en-sitio”, lo que implica inversiones adicionales que tiene que hacer el empresario en infraestructura (PCs o servidores especiales, licencias de base de datos, etc.).  En esta misma línea, debido a que un software de gestión requiere constantes actualizaciones para mantenerse al día con requerimientos legales, contables y fiscales, un licenciamiento por adelantado normalmente incluye un pago anual por “mantenimiento”, el cual normalmente oscila entre un 15 a un 20% del costo de licenciamiento pagado por su negocio. En resumen, la compra de un software a través del modelo de “licencia por adelantado” implica altas inversiones iniciales para poder comenzar a utilizar la aplicación.

Compra del “software como un servicio”:

Con el advenimiento de la “era de internet” se ha hecho popular un modelo de licenciamiento distinto, que busca ofrecer al usuario la posibilidad de pagar por el uso de una solución de software de manera mensual, de la misma manera que se paga, por ejemplo, por un servicio de telefonía móvil.  Este modelo de despliegue se conoce en el mercado como “SaaS” (por las siglas en inglés del término “Software as a Service” o, en español, “Software como un Servicio”).

Adquirir un “software como servicio” implica suscribirse a un pago mensual de relativo bajo monto, a cambio de poder utilizar la plataforma a través de internet.  Desde el punto de vista de costos, este modelo ofrece dos ventajas fundamentales: 1) No requiere sacrificar una alta liquidez “de un solo golpe” para poder comenzar a operar el negocio, puesto que el modelo ofrece el pago de una cuota mensual proporcionalmente baja por cada usuario que utiliza la aplicación; 2) El modelo ofrece una alta flexibilidad para adaptarse al tamaño de su negocio, pues a medida que su empresa crece y requiere más usuarios, estos simplemente se suscriben al servicio de manera incremental (similarmente, si su negocio sufre cambios, usted puede típicamente cancelar los usuarios que no requiera).  

Otra ventaja importante de las soluciones desplegadas como servicio, es que no constituyen un activo para su compañía: son un gasto.  Esto le permite deducirlas, lo que le genera un ahorro al momento de pagar impuestos. Las soluciones de “pago de licencia por adelantado”, por el contrario, son un activo que incrementa su base impositiva.

En conclusión: Al analizar los costos de una herramienta de gestión empresarial, usted debe tener en cuenta no solo el “precio” de la solución, si no también el modelo a través del cual su proveedor le ofrece la herramienta.  Normalmente, los esquemas de “compra de licencia por adelantado” implican desembolsos significativos en un solo pago.  Como normalmente este tipo de soluciones se operan en-sitio, usted debe contemplar pagos adicionales “por adelantado” para la compra de infraestructura. Por lo tanto, si decide elegir este tipo de modelo, debe considerar no solo el costo total de adquisición de la solución, si no también el impacto que éste tenga en la liquidez de su negocio. Por otro lado, las soluciones adquiridas bajo un modelo de “software como servicio” permiten a su empresa pagar cuotas mensuales bajas por cada usuario que las utilice, lo cual se traduce en un impacto más suave en su liquidez.  Igualmente, el licenciamiento como servicio le permite ir creciendo o decreciendo gradualmente en el número de usuarios que utilizan la herramienta, según las necesidades su empresa en cada momento. 

Acerca de Loggro

Loggro es un software contable creado con más de 30 años de experiencia y la mejor tecnología para brindar a las pequeñas y medianas empresas la posibilidad de gestionar tu negocio desde la nube. Recuerda que Loggro es integral pues también presta las funciones de software de facturación, software de inventarios y como generador de reportes gerenciales.

 


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