La obligación de facturar electrónicamente no depende de la cantidad de facturas que emitas, es decir que emitir pocas facturas al mes no quiere decir que no estés obligado, así como tampoco están obligados los que emiten muchas facturas al mes, si no cumplen con ciertas características.
Si bien existe una relación entre las empresas que facturan muchas veces y su monto de facturación, esto no representa en todos los casos una obligatoriedad de la factura electrónica, pues incluso si emites una sola factura podrías estar obligado a facturar electrónicamente.
¿Cuántas facturas son necesarias para estar obligado a facturar electrónicamente?
Puede que tu actividad económica o tus operaciones cumplan por lo menos uno de los siguientes requisitos establecidos por la DIAN para facturar electrónicamente, de modo que olvida la pregunta de la cantidad y enfócate en los requisitos de los facturadores.
¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?
Si tu respuesta es “sí” a alguna de las siguientes preguntas, entonces estás obligado a facturar electrónicamente. De lo contrario, estarás exento.
- ¿Eres responsables de IVA?
- ¿Eres responsables del Impoconsumo?
- ¿Eres una persona natural que ejerce profesiones liberales?
- ¿Eres una persona natural que obtiene ventajas de alguna profesión liberal?
- ¿Eres un comerciante agrícola?
- ¿Eres un comerciante ganadero?
- ¿Eres voluntario de la facturación electrónica?
- ¿Te acogiste voluntariamente al SIMPLE?
Pasos para empezar a facturar electrónicamente
Existen diferentes aspectos que debes tener en cuenta a la hora de facturar electrónicamente. Lo primero que debes hacer es prepararte con por lo menos seis meses de anticipación a la fecha obligatoria en la que debes registrarte como facturador electrónico. Esta es una de las sugerencias que tiene la DIAN para empezar con el proceso. Si no te resulta posible porque dejaste pasar el tiempo, es necesario que analices la opción de facturación que te dé el soporte necesario para que puedas entender, tanto el proceso, como la normatividad y el funcionamiento del software de facturación electrónica que elijas.
Para empezar a facturar electrónicamente es importante que sigas estos pasos:
- Revisa los plazos que debes cumplir y prepara a tu equipo para la facturación electrónica.
- Revisa el listado de proveedores autorizados por la DIAN para facturar electrónicamente aquí
- Elige un software de facturación electrónica óptimo.
- Regístrate en la página de la DIAN como facturador electrónico.
- Registra en la DIAN el software que elegiste para facturar electrónicamente.
- Asegúrate de que el soporte que te brindan cumple con tus expectativas de tiempo, precio y aprendizaje.
- Empieza con la facturación.
¿Por qué un software de facturación electrónica no es suficiente?
Algunos de nuestros expertos nos han contado la necesidad de tener un orden en la facturación y en el registro de cada movimiento de las empresas, por eso te sugerimos contratar un software que más allá de permitir facturas electrónicas, te brinde la opción de registrar cada uno de los aspectos de tu negocio.
Algunas de las funciones que puedes aprovechar mientras facturas
Además de facturar electrónicamente, puedes tener todas las ventajas que te brinda un Point of Sales o Terminal Punto de Venta para que lleves en orden todas als operaciones inherentes al proceso de compra.
Vincular tu POS con el sistema de facturación te permite:
- Atender a tus clientes más rápido
- Controlar promociones
- Ofrecer precios diferenciados de acuerdo con los diferentes tipos de clientes.
- Disminuir la posibilidad de perder ventas por falta de información sobre los productos que tienes.
- Administra las cajas de tus diferentes puntos de venta: ciérralas, evalúa el flujo de cada una, supervisa su uso, entre otras.
Inventarios y bodegas
La facturación electrónica vinculada al inventario de tu empresa te permite conocer las existencias de todos tus locales a través de Internet. Loggro te ayuda a reducir la operatividad, pues a medida que facturas, tu inventario se actualiza para que sepas con qué mercancía cuentas en tiempo real.
Entre otros beneficios, el sistema de inventarios vinculado a la facturación te permite registrar la venta de los productos de acuerdo a sus atributos, es decir que si tienes variaciones de un mismo producto, podrás analizarlo fácilmente, lo cual también es útil para saber cómo rotar tu mercancía, ofrecer descuentos para aumentar la venta de determinados productos o analizar cuáles están próximos a vencerse. Todas estas operaciones puedes hacerlas en tus diferentes sedes, locales o bodegas y la información estará actualizada.
Facilítale la vida a tu contador
Loggro cuenta con un módulo específico para contadores, de modo que pueda ver los movimientos necesarios para llevar al día la contabilidad de tu empresa; además puedes estar actualizado con toda la normatividad contable del país, gracias a que los software avalados por la DIAN para facturar electrónicamente son los primeros en actualizar sus funciones para que sus socios operen bajo los requisitos legales.
Nuestro sistema contable también te permite evitar errores y hacer la operación de tu contador más fácil, gracias a las imputaciones automáticas; también puedes consultar estados de resultados, cerrar periodos contables, consultar balances, entre otros reportes.
Software para empresas con baja o muy baja facturación
Facturar pocas veces no es sinónimo de facturar poco, como te hemos contado existen soluciones para los diferentes tipos de contribuyentes. Luego de detectar si debes o no facturar electrónicamente te ayudamos a que elijas el plan que mejor se adapta a tus necesidades.
De acuerdo con el informe más reciente de la Asociación de Negocios de Colombia (ANDI), el crecimiento de las empresas en Colombia durante 2018 fue de 2,7 % y a finales de 2019 terminará en 3,3 %, por lo que te recomendamos contratar un servicio que te permita expandir tu plan con miras al crecimiento que pueda tener tu empresa. Las siguientes son recomendaciones que debes tener muy presentes:
1 . El sistema de facturación debe permitirte acceder a la información que contiene cada factura. Recuerda que la importancia de estos documentos no está en un simple cumplimiento legal, sino que te brinda información valiosa sobre tu negocio, por lo que es necesario que vincules la facturación a un sistema que te permita ver cómo avanzan tus transacciones para que puedas decidir cuando lo requieras.
2 . Otros documentos electrónicos. Aquí puedes ver un artículo sobre los diferentes documentos electrónicos para que estés al tanto sobre las necesidades que debes tener a la mano, en caso de que necesites enmendar una factura electrónica. Pues aunque la factura electrónica disminuya la operatividad y, en consecuencoa los errores, hay posibilidad de que te equivoques y serán necesarios otros documentos electrónicos.
3. Como te contamos antes, es necesario que tu contador pueda acceder a las facturas que emitiste. En caso de que no le resulte posible, se dificultará el proceso contable, debido a que es necesario mantener balance entre operaciones y declarar la información tributaria necesaria cuando estés obligado a hacerlo; en resumen, asegúrate de que la solución que escojas tenga un módulo contable, preferiblemente, que se integre con otras operaciones de tu empresa.
4 . Finalmente será importante que tu paquete de facturación pueda crecer, es decir que si necesitas facturar un 3,3 % más el próximo mes, respecto al que pasó, será necesario que puedas solucionarlo, de modo que no te limites al momento de generar las facturas porque quizá el plan o la solución te condiciona por las bajas cantidades que te ofrece.
Nuestra solución te brinda muchas ventajas, pero queremos conocer de ti. Escríbenos cuál es el flujo de tu facturación para ayudarte. Déjanos tus datos si quieres saber más sobre nuestro sistema de facturación para que sepas cómo puede ayudarle a tu negocio a crecer.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
