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El rechazo o aceptación de la Factura electrónica tiene sus inicios desde que se anunció la masificación de la Factura electrónica; sin embargo, la plataforma de validación previa anunció que todas las empresas deben emitir su factura mediante este modelo, debido a que es un proceso más seguro que permite garantizar el éxito de la facturación electrónica en su conjunto.
En este artículo te contamos cuáles son las razones por las que podría ser rechazada una factura electrónica, bajo qué argumento lo hace y cómo operar en estos casos.
Diferencias del nuevo modelo de validación previa
Luego de su expedición, la factura electrónica puede ser reportada como inviable, máximo durante las 48 horas siguientes a su expedición.
En el modelo anterior de facturación, emitido bajo el Decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015, decretó que la factura electrónica debería enviarse a la DIAN y al adquiriente al mismo tiempo; sin embargo, el modelo de validación previa primero envía la factura electrónica a la DIAN para su validación y posteriormente al adquiriente.
¿Qué puede ser una causal de rechazo de la facturacion electrónica?
De acuerdo con el Artículo 1.6.1.4.1.7. del Decreto 1625 de 2016, se debe emitir un ejemplar de la factura a la DIAN y debe ser de forma electrónica, incluso si el adquiriente acordó con el facturador electrónico otro formato de entrega de la facturación.
La entrega de esta factura deberá contener las siguientes condiciones y será rechazada si no se cumplen de forma efectiva, además de que deben ser concordantes unos datos con otros, de acuerdo con los registros previos en la plataforma Muisca de la DIAN:
- Formato electrónico
- En Formato XML
- Con la numeración consecutiva de acuerdo con la asignación de la DIAN para la empresa.
- Utilizando el Código Único de Facturación Electrónica (CUFE)
- Tener el título explícito: “Factura de venta”
- Nombres y apellidos del facturador o razón social
- NIT o Número de identificación del facturador
- Nombres y apellidos del adquiriente o razón social
- NIT o Número de identificación del adquiriente
- Tener el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
- Fecha de su expedición.
- Descripción de cada producto o servicio de la transacción.
- Valor de la operación.
- Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
- Discriminar el Impoconsumo
- Certificado digital
¿Qué hacer si la factura resulta rechazada?
Si al momento del envío de la factura se incumple alguno de los requisitos o resulta imposible acceder a su contenido, la DIAN lo notificará y el deber del facturador será emitir nuevamente la factura electrónica dentro de las siguientes cuarenta y ocho horas al comunicado de la DIAN; además deberás presentar las notas débito y crédito correspondientes para respaldar la nulidad de la factura, de acuerdo con el Artículo 8 de la Resolución 000019 de 2016.
Nota: pare tener claridad, en caso de inconsistencias técnicas, la DIAN asume como expedidas las facturas, notas débito o notas crédito, de tipo electrónico, solamente en el momento en el que se firman.
Es decir que si temes porque el adquiriente no te ha notificado el recibo de la factura, no pasará nada a menos de que recibas la notificación de invalidez de la DIAN, pues en todos los casos será la DIAN la entidad encargada de examinar si las facturas cumplen con los requisitos establecidos, sin importar cuál sistema de facturación utilices.
¿Cómo evitar cometer errores con tu facturación electrónica?
Existen dos tipos de errores que puedes cometer a la hora de facturar electrónicamente. Están los errores en transacción y los errores que se puedan generar por inconvenientes técnicos. En ambos casos será necesario seguir el mismo procedimiento, pero lo más importante es que sepas cómo prevenirlos.
Los errores en transacción
Son aquellos que ocurren debido a que uno de los datos de la factura son inadecuados al momento de diligenciarla; en estos casos es necesario generar una nota débito o crédito, según corresponda y, es importante seguir el procedimiento requerido por la DIAN de envío de la factura correcta, tal como debe ocurrir en algunos casos de errores ocurridos por problemas técnicos.
Errores técnicos
Estos errores técnicos son ocasionados, principalmente, por fallas en la plataforma de facturación que elijas o por problemas de configuración inicial, por eso es importante que te capacites y que el asesor que te ayude con la puesta en marcha de tu sistema de facturación te ayude a evitar este tipo de inconvenientes desde el momento en el que parametrizas tu sistema.
Tecnología confiable
Para evitar este tipo de errores siempre será necesario que utilices la mejor tecnología en tu empresa. Ten presente que la falta de procedimientos tecnológicos puede ocasionarte problemas futuros.
Tanto los errores técnicos, como los errores en transacciones son ocasionados por tecnologías ineficientes, de modo que te recomendamos revisar una opción de facturación que te resulte útil a nivel de navegación y que te dé ventajas a nivel de parametrización, con esto queremos recalcar la importancia de la tecnología para los procesos tributarios, pues a la larga esta es la principal razón por la que se presentan errores al momento de facturar.
Los errores en transacción pueden ocasionarse porque el sistema que utilizas no es intuitivo, por el contrario suelen ser de difícil manejo, lo que te dificulta el diligenciamiento eficiente de las facturas y, en consecuencia, el reproceso de envío, validación, recepción y archivo.
Por su parte, los inconvenientes tecnológicos se presentan por desarrollos limitados, por falta de integración con tu sistema de gestión empresarial o con la plataforma de la DIAN para efectos de validación previa o rangos de numeración. Otro tipo de errores se presentan por el funcionamiento deficiente del Código Único de Facturación Electrónica, ilegibilidad en el formato XML, entre otros.
Los costos de un error de facturación
Las consecuencias no solamente se evidencian a nivel de reprocesos, sino también de costos, pues también deberás pagar por documentos electrónicos cuando incurras en errores de diligenciamiento o en caso de que te equivoques por cuestiones técnicas.
Loggro es un sistema que además de prestarte el servicio de facturación se integra con toda la operación de tu negocio. Nuestro sistema tiene experiencia con la Hacienda de Colombia y esto nos permite equivocarnos menos, en comparación con plataformas que cuentan con experiencia reciente y que, a pesar de estar autorizadas por la DIAN, solamente se lanzaron con su producto al mercado a partir de la masificación de la facturación electrónica.
Si necesitas un Software contable en la nube que cuente con el módulo de facturacion electronica te invitamos a conocer Loggro, la solución más integral del mercado para administrar tu negocio en Internet de forma fácil y segura.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
