En el mundo de la gestión empresarial y la nómina en Colombia, el Auxilio de Transporte es un tema fundamental que afecta tanto a empleadores como a empleados. Este beneficio, diseñado para ayudar a los trabajadores a cubrir parte de los gastos de desplazamiento a su lugar de trabajo, es una parte esencial de la nómina, pero su aplicación y reglas pueden ser confusas.
En este artículo, profundizaremos en todo lo relacionado con el Auxilio de Transporte, desde su naturaleza hasta quiénes tienen derecho a recibirlo, pasando por los casos en los que no se debe pagar y cómo calcularlo correctamente. Prepárate para despejar todas tus dudas y entender a fondo este aspecto crucial de la gestión de nóminas en Colombia.
El auxilio de transporte es un pago que se debe realizar a los trabajadores que cuentan con un sueldo de hasta dos salarios mínimos mensuales legales vigentes, se debe incluir en la liquidación de nómina, y según los lineamientos de los Decretos 1785 y 1786 del 29 de diciembre de 2020, para 2021 el salario mínimo es de $908.526 y el auxilio de transportes es de 106.454. En este artículo te contamos todo lo que debes saber sobre cómo debes pagar este rubro en tu empresa y de esta forma evitar los errores más comunes en el cálculo de la nómina.
¿Cuál es la naturaleza del auxilio de transporte?
En Colombia el auxilio de transporte tiene como principal objetivo reembolsar al trabajador parte de los gastos de transporte que debe realizar para el desplazamiento a su sitio de trabajo, por esta razón, la naturaleza del auxilio de transporte no es salarial: pretende realizar una remuneración por los servicios que presta el trabajador.
¿Cuáles son los trabajadores que tienen derecho a recibir el auxilio de transporte?
Los trabajadores que tienen derecho a recibir el auxilio de transporte son los que cuentan con un salario de hasta dos salarios mínimos mensuales.
Para identificar si el trabajador debe o no recibir el auxilio de transportes, toma como base su salario, correspondiente a una jornada laboral ordinaria; esto quiere decir que no se debe tener en cuenta para este cálculo el pago por horas extra, dominicales y festivos.
¿En qué casos no se debe pagar el auxilio de transporte?
A continuación, hay varios casos en los que los empleadores dudan en si deben o no pagar el auxilio de transporte. Pregúntanos cualquier duda que tengas.
Cuándo ganan más de dos salarios mínimos
La norma es clara en establecer que los trabajadores que devenguen hasta dos salarios mínimos deben recibir el pago del auxilio de transporte. Aquí te contamos cómo calcular los salarios de tu empresa. ¿Cuáles son las causas que hacen que un trabajador devengue más de esta suma y tenga derecho al salario mínimo?
Un ejemplo son aquellos trabajadores que devengan más de los dos salarios mínimos porque cuentan con comisiones sobre su salario básico, en este caso no se debe pagar el auxilio de transporte porque la norma utiliza el término devengado, es decir que se deben tener en cuenta aquellos pagos que sean de naturaleza salarial, a excepción de los que se encuentran por fuera de la jornada de trabajo.
Cuando el trabajador vive en su sitio de trabajo
En el caso de que el trabajador viva en el mismo lugar que trabaja, no se debe pagar el auxilio de transporte, esto se debe a que no cumple con el principio que originó esta prestación, que es reintegrar al trabajador lo que gasta en transporte para que se pueda desplazar hasta su lugar de trabajo. En este caso, se habla de una norma interpretativa, es decir, que dependiendo de la situación, tiene diferentes aplicaciones.
Cuando la empresa suministra de forma gratuita el transporte
En caso de que la empresa suministre de manera gratuita el transporte, tampoco hay lugar para que se reconozca el auxilio de transporte, pero se debe tener en cuenta que este transporte debe ser completo, es decir, que se debe recoger al trabajador en su casa y llevarlo hasta la empresa, tanto de ida, como de vuelta.
En el caso de que esta norma no se cumpla porque el trabajador debe pagar otro medio de transporte para llegar al punto de encuentro, la empresa está en la obligación de reconocer el auxilio de transporte en su totalidad. También te puede interesar: Sanciones por liquidar mal la nómina según la UGPP y la Ley 1819 de 2016
Cuando los trabajadores viven cerca del trabajo
La legislación tenía en cuenta si el trabajador vivía a más de 1.000 metros del lugar de trabajo, pero esto ha quedado en desuso, y lo que se debe tener en cuenta es si el trabajador debe gastar o no en transporte para su desplazamiento, sin importar si se encuentra a una distancia menor o mayor de los 1.000 metros de distancia. Frente a este criterio, la Corte Suprema de Justicia en su sentencia 20232 del 27 de junio de 2003 refiere que si el trabajador afirma que no necesita este auxilio para desplazarse de su domicilio al lugar de trabajo, se absolverá del pago de este concepto.
¿Qué sucede con los trabajadores que no cuentan con el servicio de transporte público?
Según el concepto 222146 del 23 de diciembre de 2014, los trabajadores que cumplan con el presupuesto legal de devengar hasta 2 salarios mínimos deben contar con el auxilio de transporte, sin importar si en su lugar de residencia cuenta con un transporte prestado, público urbano, rural para el desplazamiento, tampoco se debe tener en cuenta la distancia ni la suma que debe pagar por el concepto de pasajes.
¿Cómo proceder si el trabajador no asiste a trabajar?
Si el trabajador falta de manera injustificada al trabajo por uno o más días, el empleador está en su derecho de descontar lo correspondiente por estos días, a esto se le llama realizar un pago proporcional del auxilio de transporte teniendo en cuenta los días laborados.
Debes tener en cuenta que lo que no se puede descontar son los días de descanso obligatorio, para descontar el valor debes calcular el valor del auxilio de transporte, lo divides en 30 y luego debes multiplicar el resultado por los días que haya trabajado el empleado. Con esto puedes tener el resultado con el descuento de los días que el empleado no asistió a trabajar. Ten presente que esta y otras operaciones relacionadas con la nómina las puedes realizar si conoces las ventajas de un software de nómina.
En las incapacidades no se paga el auxilio de transporte
Como ya lo indicamos, no se debe pagar el auxilio de transporte al trabajador si no labora, por este motivo en las incapacidades se debe realizar el respectivo descuento teniendo en cuenta los días de inasistencia.
¿En qué conceptos de la nómina se incluye el auxilio de transporte?
En muchas ocasiones nos preguntamos en qué conceptos de la nómina se debe incorporar el auxilio de transporte. Ten presente que este no constituye al salario y por tal razón no se debe incluir en la liquidación de aportes parafiscales ni a los de seguridad social. También te puede interesar: Exoneración de aportes parafiscales en tu nómina
¿El auxilio de transporte se paga en la liquidación de vacaciones?
Al ejecutar la liquidación de las vacaciones no se debe tener en cuenta el auxilio de transporte porque este no constituye salario, a esto se suma que durante las vacaciones el trabajador no incurre en gastos de transporte que deba reembolsar el empleador. Aquí puedes saber qué se debe pagar en la liquidación.
¿En las indemnizaciones se incluye el pago del auxilio de transporte?
Teniendo en cuenta los lineamientos de la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia 26556 del 17 de julio de 2006, el auxilio de transporte al no constituir el salario no se debe incluir en el cálculo de ningún tipo de indemnización que derive del contrato laboral.
Estos son los principales aspectos que debes tener en cuenta a la hora de calcular el pago del auxilio de transporte para tus empleados, recuerda que en Loggro contamos con un software de nómina con el que puedes realizar este y muchos cálculos más relacionados con la nómina para minimizar tus errores y calcular todas tus obligaciones sin esfuerzo.
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