¿Cómo registrar el salario variable en la nómina?

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Como empleador, deseas brindar a tus trabajadores opciones de crecimiento y éxito al interior de tu empresa. En algunas ocasiones, se pueden acordar algunos beneficios dentro de la nómina para recompensar a los empleados por su desempeño, a través de opciones de pagos variables. Pero ¿Qué es exactamente el salario variable? Y ¿Cómo se debe registrar en la nómina?

¿Qué es el salario variable?

El salario variable, también conocido como pago de incentivo o comisión, es una forma de compensar a los empleados más allá de las horas trabajadas y estimularlos a cumplir los objetivos del cargo o corporativos. Puede ser un porcentaje basado en las ventas o una cantidad fija en pesos para un periodo de tiempo específico.

Por lo general, los trabajadores pueden recibir un pago variable basado en su desempeño laboral. Sin embargo, puede basarse en otros factores, como ventas, nuevos objetivos empresariales y las ganancias del negocio.

Según las preferencias de tu negocio, la compensación variable puede complementar el salario base de un empleado o ser parte de su salario total. Sin embargo, la mayoría de las empresas optan por pagar este tipo de compensación además del salario base de un empleado.

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre el salario variable y el salario base? El salario base es una cantidad fija y se paga independientemente del desempeño o de los objetivos alcanzados. El pago variable no está garantizado. En cambio, se basa en si el empleado cumplió con un objetivo determinado o cómo fue su desempeñó durante un período y se puede acordar con el empleado previamente.

Desde las áreas de servicio al cliente hasta las de ventas o comerciales, el pago variable es común en diferentes tipos de negocios. 

Conoce aquí algunos ejemplos de pago variable:

• Bonos de desempeño: El empleado puede recibir una bonificación algunas veces al año en función del desempeño laboral.
• Comisiones por ventas: El vendedor recibe un pago de comisión por cada producto o servicio que venda y depende en gran medida del plan comercial del negocio.
• Bonos de referencia: Esta figura de pago variable se contempla cuando las empresas establecen planes de referidos, en los que el empleado recibe un porcentaje en pesos por recomendar nuevos clientes. Cabe anotar, que por lo general estos empleados no hacen parte directamente de las áreas comerciales o de ventas.
• Reparto de ganancias: La empresa alcanza cierta cantidad de ganancias por ventas y decide distribuir una parte de las ganancias con los empleados.

Los tipos de pago variable pueden variar de un negocio a otro. Si eliges establecer un plan, puedes elegir diferentes opciones de cómo ganan los empleados el pago variable.

¿El pago variable es deducible del impuesto sobre la renta?

Cualquier pago que recompense directa o indirectamente al empleado es deducible del impuesto a la renta, teniendo la claridad que debe cumplir los requisitos que señala la ley “en el artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo, el cual hace referencia a todo beneficio que se pague de manera ocasional y por mera liberalidad para el buen desempeño de las funciones del trabajador y sin el ánimo de incrementar su patrimonio, las prestaciones sociales y en general todos los beneficios extralegales o pagos en especie respecto de los cuales se haya pactado por las partes que no constituyen salario, para efectos de su deducción, se les aplica el artículo 107 del ET.”

¿Cómo registrar el pago variable por comisiones en la nómina?

Debido a que el pago variable es un tipo de compensación; las comisiones constituyen salario y por tal se deben incluir al sueldo básico para poder determinar la base sobre la que se deben realizar los aportes a seguridad social, la liquidación de prestaciones sociales e indemnizaciones y retener la cantidad adecuada del salario variable de cada empleado. Para ayudar con los cálculos, es recomendable apoyarse en un software de nómina que facilite la correcta liquidación de las retenciones a realizarse.

Cabe recordar que todo pago que comprende salario variable debe ser registrado en la nómina del empleado periodo tras periodo, ya que adicional al salario base, estas comisiones se incluyen dentro del salario bruto del empleado y sobre el cual se realizará el cálculo de las correspondientes deducciones.

El artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo señala que: “Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones.”

En este sentido, cuando vayas a realizar el registro del salario en la nómina del periodo a pagar, estos pagos variables, deben quedar incluidos en el salario total devengado por el empleado.

Pros y contras del salario variable.

Ofrecer un pago variable a tus empleados tiene muchos beneficios. Sin embargo, también hay algunas desventajas. 

Ventajas:

• Aumenta la retención de empleados.
• Aumenta la productividad.
• Motiva a los empleados.
• Ayuda a alcanzar los objetivos comerciales.

Contras:

• Es posible que el plan no se aplique a todos los empleados. 
• Puede llegar a causar tensión o diferencias dentro del equipo.

Antes de decidir implementar un plan de pago variable, evalúe los pros y los contras. Investigue para averiguar si el pago variable es el adecuado para su negocio. 

Establecer un plan de pago variable.

¿Estás pensando en crear un plan de pago variable para tu empresa? Antes de poder implementar un plan, te recomendamos seguir algunos pasos que podrán optimizar esta nueva medida de retención del talento humano.

Para establecer un plan en tu empresa, te sugerimos tener en cuenta lo siguiente:

1. Considera el objetivo y las metas que te gustaría alcanzar y determina los incentivos en función de tus objetivos
2. Repasa los requisitos de la Ley de normas laborales justas para garantizar que tu empresa cumpla con las reglas de compensación variable y horas extra.
3. Escribe una política de pago variable e incluya todos los detalles sobre tu plan para empleados
   1. ¿Qué empleados son elegibles para el pago variable?
   1. ¿Cuánto salario variable puede ganar el empleado y si hay un tope?
   1. ¿Qué pueden hacer los empleados para ganar un pago variable?
   1. ¿Cuándo y cómo los empleados recibirán el pago variable ganado?
   1. Si el salario variable varía según factores externos, como las ventas de la empresa.
4. Haz que los empleados conozcan y firmen una copia de la política y guárdala en sus registros individuales.

Para realizar un seguimiento del progreso y ver si el pago de incentivos está funcionando bien para tu empresa, considera reunirte con cada empleado para repasar los resultados y obtener comentarios sobre el plan y la manera en la que estos incentivos salariales se van a incluir en el registro de la nómina. Y utiliza soluciones tecnológicas que te faciliten y te garanticen el correcto registro y cálculo de los salarios variables conforme a lo establecido en la ley.  

Por otro lado, te invitamos para que conozcas nuestro software de nómina electrónica autorizado por la DIAN y que se ajusta a las necesidades de tu empresa y con el que podrás realizar los cálculos de tu nómina con la seguridad de no cometer errores en el proceso, además cuentas con el respaldo de nuestro equipo de especialistas para que te asesoren en cualquier momento de la generación y transmisión oportuna de tu nómina.

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

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