El pago y liquidación de la nómina es uno de los procesos más importantes en cualquier negocio. Si eres el responsable de esta labor en tu empresa, probablemente te estás preguntando cuánto debes descontarle a los trabajadores de su salario por salud y pensión. En nuestro artículo de Loggro, podrás conocer cómo calcular los descuentos y los aspectos a tener en cuenta al liquidar la nómina.
¿Cómo calcular los descuentos por salud y pensión en la nómina?
Te ayudaremos a resolver esta ya algunas dudas más que se suelen tener cuando se hace esta tarea. De acuerdo con el Ministerio de Trabajo el empleador tiene que afiliar a la persona que le presta sus servicios y adueñarse de la mayor parte de los aportes. Es decir, en el caso de los contratos laborales, el empleador es el encargado de afiliar a sus trabajadores a seguridad social. Para esto, como recuerda el Ministerio de Trabajo, debe diligenciar los formularios de registro a pensiones, salud, riesgos laborales y cajas de compensación familiar.
De acuerdo con el artículo 18 de la Ley 100 de 1993, modificado por la Ley 797 de 2003, en la actualidad el tope o monto máximo de la base de aportes a la seguridad social corresponde a los 25 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV).
Guía para el pago y liquidación de la nómina
| Sección | Aspectos Clave | Porcentajes o Cantidades | Notas |
| Información General | – Leyes relevantes: Ley 100 de 1993, Ley 797 de 2003 | – | Verifique las leyes y regulaciones actuales |
| Afiliación a Fondos | – EPS, Pensiones, ARL, Cajas de compensación | – | Diligencie los formularios correspondientes |
| Tope Máximo de Aportes | – 25 Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV) | – | Asegúrese de no superar este límite |
| Componentes de la Nómina | – Salario, Horas extras, Recargos, Vacaciones, Bonos, Comisiones, Auxilios, etc. | – | Varía según el empleado y el tipo de contrato |
| Prestaciones Sociales | – Prima de servicios, cesantías | Semestral, Anual | Provisionar en cada periodo de pago |
| Descuentos de Salud y Pensión | – Salud: 12.5% (Empleador 8.5%, Empleado 4%) | Salud: 12.5% | Si el salario es más de 4 SMMLV, el empleado aporta un 1% adicional |
| Descuentos de Salud y Pensión | – Pensión: 16% (Empleador 12%, Empleado 4%) | Pensión: 16% | Si los ingresos superan los 16 SMMLV, este adicional varía entre 0.2% y 1% |
| Aportes de Contratistas | – 40% de honorarios como base de cotización | 16% Pensión, 12.5% Salud, 0.522% ARL | La base mínima debe ser el salario mínimo |
| Herramientas Tecnológicas | – Software de nómina, Nómina electrónica | – | Esencial para el cumplimiento normativo y eficiencia operativa |
| Importancia de la Nómina | – Satisfacción del empleado, Cumplimiento legal, Claves para la operación eficiente | – | No deje esta labor en manos inexpertas |
Esta tabla resume los aspectos más relevantes que todo empleador debe tener en cuenta para una liquidación de nómina eficiente y conforme a la ley. Es importante tener presente los datos relevantes:
Salud: 12.5% (8.5% empleador, 4% empleado). Si el salario supera 4 SMMLV, el empleado aporta un 1% adicional.
Pensión: 16% (12% empleador, 4% empleado). Si los ingresos superan 16 SMMLV, el aporte adicional varía entre 0.2% y 1%.
Recuerda siempre actualizar su información conforme a las leyes y regulaciones actuales y consultar con un experto en temas de nómina y leyes laborales para evitar cualquier tipo de complicación.
¿Qué aspectos se deben tener en cuenta en la liquidación de la nómina?
Si eres empresario es importante que sepas que en la liquidación de una nómina se deben calcular, determinar o liquidar una serie de conceptos que pueden variar dependiendo del empleado y de los tipos de contrato que tengas.
Además, se suele pensar que la nómina es nada más el salario, pero este concepto es un poco más complejo que esto, ya que en la liquidación de la nómina se deben tener en cuenta muchos aspectos tales como horas extras, recargos por trabajo nocturno, dominical o festivo, vacaciones, bonos, comisiones, auxilios de transporte entre muchas otras cosas.
También se deben liquidar prestaciones sociales, aportes a seguridad social, descuentos de nómina, etc., y para facilitar el proceso se divide en secciones, como es el devengado, deducciones y apropiaciones de nómina.
También se debe tener en cuenta que algunos conceptos se pagan mensualmente otros semestralmente como la prima de servicios, y otros anualmente con las cesantías, pero en todo caso se recomienda provisionarlos en cada periodo de pago en la parte proporcional que corresponda.
¿Cómo se afilia un empleado a los fondos de salud y pensión?
Como lo mencionamos anteriormente, es el empleador el encargado de afiliar a sus trabajadores
- Si eres el empleador, debes diligenciar los formularios de asociación a pensiones, salud, riesgos laborales y cajas de compensación familiar.
- El trabajador debe aportar sus datos como cédula de ciudadanía y documentos de identidad de los beneficiarios e informar a qué fondo de pensiones y a qué EPS se quiere afiliar.
- Tu como empleador debes registrarte ante la EPS, en la ARL y en las cajas de compensación familiar.
- Posteriormente, deberás diligenciar los datos del trabajador en los formularios correspondientes y radicarlos.
¿Cuál es el porcentaje que se descuenta de salud y pensión?
Según lo establecido, el aporte para pensión es del 16 %, el 12 % lo paga el empleador (empresa, organización o entidad del Estado) y el 4 % el trabajador, ese es el porcentaje que se le debe descontar en el momento en el que recibe su salario. Son los mismos porcentajes de aportes que se aplicaron en el 2021, ya que no se presentaron cambios frente a este tema.
- Ejemplo: En este caso, si un colaborador tiene el salario de $1.000.000 el descuento sería de $40.000.
No obstante, tenga si el trabajador devenga más de cuatro salarios mínimos, tendrá que aportar un 1 % adicional. Además, si los ingresos superan los 16 salarios mínimos este adicional puede variar entre un 0,2 % y un 1 %.
En el caso de la salud, el aporte total es del 12,5 %. De ahí, el 8,5 % lo paga el empleador y el 4 % el trabajador.
En otras palabras, el descuento por pensión y salud es del 8 % de su salario. La ARL y el pago a cajas de compensación lo asume el empleador.
¿Cómo cotiza salud y pensión un contratista?
Ahora bien, un contratista cotiza seguridad social de forma diferente: primero se debe tomar el 40 por ciento del total de los honorarios (los ingresos de los contratistas), y de este monto se hacen las siguientes deducciones. El 16 % va para pensión, el 12,5 % para salud y el 0,522 % para la ARL. Pero cabe recordar que la base mínima de cotización debe ser el salario mínimo.
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Importancia de la nómina
Tener claros los conceptos que componen la nómina será un factor clave para la correcta liquidación y así mismo la satisfacción de los empleados al tener cuentas claras con la empresa, es por eso que esta labor no debe dejarse en alguien que no sea experto en el tema y pueda asesorarte, así mismo es importante contar con herramientas tecnológicas que alivianen la labor operativa que la nómina compone.
Como te lo expusimos en este artículo son muchos los aspectos que se deben tener en cuenta para liquidar correctamente la nómina, y ahora con la implementación de la nómina electrónica es indispensable que tengas digitalizados tus procesos para así evitar un posible rechazo del documento soporte de pago de nómina electrónica por parte de la Dian.
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Equipo Editorial Loggro
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