La adopción de la nómina electrónica en Colombia, como parte de la modernización administrativa y fiscal impulsada por la DIAN, representa un paso importante hacia la eficiencia y transparencia en la gestión empresarial. Sin embargo, el proceso de transmisión de la nómina electrónica conlleva una serie de requisitos y precisiones que, de no cumplirse adecuadamente, pueden resultar en el rechazo por parte de la DIAN. En este artículo, abordaremos las principales causas por las que la nómina electrónica puede ser rechazada, desde errores en la información suministrada hasta incongruencias en los valores reportados. Esta guía es esencial para empresarios y responsables de recursos humanos que buscan asegurar una transmisión exitosa y conforme a los estándares de la DIAN, evitando así complicaciones y sanciones. Acompáñanos en este recorrido por los puntos clave para una correcta implementación de la nómina electrónica, un aspecto vital para el cumplimiento legal y la eficiencia operativa de tu empresa.
De acuerdo con lo establecido en la Resolución 0013 de 2021 de la Dian, el soporte de pago de Nómina Electrónica se configura como el documento que respalda costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan gracias a una relación laboral o legal, sin embargo, el no transmitirlo debidamente puede ocasionar problemas que pueden afectar a los empresarios.
Razones por las que la Nómina electrónica puede ser rechazada por la DIAN.
Cabe recordar que la implementación en Colombia se ha realizado paulatinamente, siguiendo las especificaciones de la DIAN, que estableció un calendario de acuerdo con el número de empleados de los cuales se deba transmitir la Nómina electrónica.
En este sentido, el pasado 28 de febrero, la Dian expidió la más reciente resolución 028 de 2022 en la que extiende la fecha hasta los primeros 10 días de mayo para que, los empleadores que tienen entre 1 y 10 trabajadores puedan hacerlo, esto incluye: pequeñas empresas, comerciantes, emprendimientos, agricultores, entre otros; y personas naturales que cuenten con más de un empleado a cargo y reporten este gasto como deducible en su declaración de renta. Después de la primera emisión, los sujetos o empresas obligadas tendrán plazo durante los diez primeros días calendario del mes siguiente al de la nómina para transmitir los documentos de nómina electrónica. Una vez sean transmitidos, la DIAN validará la información y generará el documento electrónico con su validación o rechazo.
A continuación, te presentamos algunas razones por las que su transmisión puede ser rechazada:
- Incluir o presentar información de manera incorrecta: Quienes inician este proceso de transmisión, deben tener en cuenta que el documento debe ser denominado como “Documento soporte de pago de nómina electrónica”.
Adicionalmente, contar con los apellidos, nombre o razón social, número de identificación del sujeto obligado a generar el documento electrónico, así como con los apellidos, nombres y número de identificación del beneficiario del pago. Estos datos deben estar correctamente presentados ya que, si hay inconsistencia en los registros, el documento soporte de nómina puede ser rechazado por la entidad.
- Error en el CUNE: De igual manera, otras de las causales por las cuales puede ocasionar el rechazo del documento es no incluir o registrar de manera errónea el código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE) y la numeración consecutiva asignada por el sujeto obligado a generar el documento electrónico.
- Inconsistencia en los valores devengados: Es necesario que se incluyan los valores como el total devengado, el total deducido y el total, es decir, la diferencia entre el valor total devengado menos el valor total deducido. Lo que se conoce como el salario neto que percibe el empleado.
- No incluir información relevante: Además, debe tener la fecha y hora de generación, la firma digital del sujeto obligado a generar el documento electrónico y el apellido, nombre o razón social, número de identificación del proveedor tecnológico y la identificación del software.
- No conocer todos los pasos del proceso: Es necesario ingresar al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, en que se encuentra la opción de otros documentos electrónicos, y seleccionar la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica. Posteriormente, señalar el medio de operación mediante los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión y validación del documento.
Una vez realizado este proceso, los sujetos obligados deberán registrar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento, soporte de pago de nómina electrónica, la información del software de nómina electrónica por medio del cual se realizará la generación, transmisión y validación del documento.
Como describimos anteriormente, al igual que el modelo de Facturación Electrónica, la Nómina Electrónica está compuesta de conceptos fundamentales tales como: devengos o deducibles, los cuales, van a ser procesados, almacenados y transmitidos mediante operadores autorizados y certificados por la Dian, los cuales hacen llegar la información a la entidad utilizando un archivo encriptado.
A su vez, las personas que pertenezcan a la nómina de la empresa que está entregando la información, recibirán una notificación por medio del canal que disponga cada empresario, con el soporte de nómina, un proceso muy similar a como se reciben las facturas electrónicas.
La integración de esta nueva funcionalidad se ha convertido en un reto no solo para las compañías, sino también para los prestadores de soluciones tecnológicas, quienes deben garantizar la seguridad de la información, en este sentido Loggro cuenta con el respaldo del Certificado ISO/IEC 27001:2013, Sistema de Gestión de Seguridad de la Información entregado por el ICONTEC; reconocimiento que refleja el compromiso con la eficiencia en el manejo seguro de la información.
Te invitamos a que conozcas nuestro software de nómina electrónica autorizado por la DIAN y con el que vas a dar cumplimiento a la transmisión de la nómina electrónica de tus empleados, además ponemos a tu disposición nuestro equipo de especialistas para que solucionen tus inquietudes en el momento que lo necesites.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
