¿Cuáles son las características de la nómina electrónica?

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Son muchas las inquietudes que se han presentado en torno a la resolución 00013 expedida por la Dian el 11 de febrero del 2021, en la cual se reglamenta y oficializa la implementación de la nómina electrónica.

Si aún sigues con dudas acerca de esta nueva normativa, te contaremos en este artículo con más detalle de qué se trata la nómina electrónica y cuáles son sus principales características.

¿Qué es la nómina electrónica?

En términos generales, la nómina electrónica se puede definir como un archivo electrónico que las empresas deben generar en un software, ya sea privado o el que provee la Dian, el cual, contiene la nómina firmada digitalmente por la compañía que lo emite y tiene la misma validez que una nómina convencional, hay que aclarar que la liquidación de la nómina como tal puede ser generada por un software que tenga cada empresa, lo cual facilita el proceso, pero también puede ser generada manualmente por cada empleador, ya que es un procedimiento independiente a la generación de soporte de pago electrónico que se envía a la Dian.

¿Quiénes deben implementar la nómina electrónica?

Ahora bien, este nuevo requerimiento lo deben cumplir las empresas que tengan incluso una sola persona en su nómina que efectúen pagos o abonos derivados de una vinculación laboral, ya sea para colaboradores activos o pensionados, que al final puedan requerir este documento para deducciones y otro tipo de organizaciones como fundaciones, ONG y similares, e incluso aquellos que no tengan la obligación de expedir factura electrónica.

Su cumplimiento e implementación estará regido por un calendario de obligatoriedad que está divido por grupos que agrupan empresas según el número de empleados que tengan.

¿Los pagos por servicios personales también se deben reportar en la nómina electrónica?

Esta es una de las inquietudes más comunes entre las pymes, los pagos que una empresa realice por concepto de servicios personales en virtud de un contrato de prestación de servicios, se reportan a la Dian por medio de la factura electrónica que deberá expedir el contratista, en el caso que este no está obligado a facturar, se hace por medio del documento equivalente a la factura (Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente), que se debe adoptar a más tardar el 01 de julio de 2021 de acuerdo a la resolución 0012 del 9 de febrero de 2021.

¿Cuál es el objetivo de esta nueva normativa?

Si te preguntas para que sirve la generación de una nómina electrónica es simple, lo que el gobierno nacional busca es continuar con su proceso de transformación digital, primero con el desarrollo y obligatoriedad de la facturación electrónica y dentro el sistema de ésta implementar el uso del documento de soporte de pago de nómina con todos los rubros que se le relacionan, de esta forma este documento será clave para el control tributario y fiscal de las empresas, ya que solo es posible deducir los salarios y prestaciones sociales del impuesto a la renta si se ha generado el soporte de pago de nómina electrónico.

Características de la Nómina Electrónica

Periodicidad:

Señala el artículo 3 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021 que la nómina electrónica se debe generar mensualmente sin considerar el periodo de pago del salario acordado con los trabajadores.

Información que debe contener el documento soporte de nómina electrónica:

El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contener la siguiente información según el artículo 5 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del empleador
3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del empleado o beneficiario del pago
4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por la empresa que reporta.
6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el anexo técnico.
7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el anexo técnico
8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
9. El medio de pago, se debe reportar si es en efectivo o mediante pago bancario, y si es mediante el sistema bancario se debe informar el banco, el tipo de cuenta y el número de la cuenta en la que se consigna el salario de cada trabajador.
10. Fecha y hora de generación del documento soporte de nómina electrónica.
11. La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Dian, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
12. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas que es usado con su respectiva identificación del software.

Información que debe contener la Nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica

1. Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
2. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
3. La fecha de generación del CUNE de la nómina electrónica a la que corresponde.
4. El código único de documento soporte de pago Electrónico -CUNE.
5. El tipo de documento de ajuste según corresponda.
6. La fecha y hora de generación.
7. La fecha y hora de validación del documento soporte de pago de nómina que se anula.
8. Datos de la empresa y del empleado.
9. Firma digital de la empresa.

Puede que todo esto suene muy confuso y complejo de realizar, pero no te dejes abrumar, si lo realizas de la mano con un proveedor tecnológico que tenga trayectoria, éste te apoyará y facilitara la adaptación dentro de este proceso ya que cuenta con un equipo especializado que resolverá todas tus dudas, será tu aliado y te permitirá ahorrar dinero y tiempo durante su implementación. Además, si ya cuentas con un software de nómina, tendrás una ventaja competitiva durante el desarrollo y cumplimiento de la nómina electrónica, además de todos los beneficios que obtienes al liquidar la nómina con este tipo de sistemas.

Si aún no lo tienes, te invitamos a que sepas cuáles son las características que debe tener un software de nómina.

Lo cierto es que la tendencia de avanzar hacia un mundo digital se impone con fuerza y debes estar preparado, si aún no tienes sistematizados tus procesos, cumplir ágilmente con este tipo de normativas se vuelve un dolor de cabeza, es un buen momento para preguntarte ¿hay procesos que puedo automatizar? ¿de qué forma puedo mejorar mi productividad? ¿sigo teniendo actividades manuales y engorrosas?, si la respuesta a alguna de estas preguntas es afirmativa, te invitamos a revisar las herramientas tecnológicas que tenemos para ti, es momento para adquirir una herramienta que impulse el crecimiento de tu negocio a la vez que te permita estar al día lo la normatividad vigente y cambiante. Escríbenos y resolveremos todas tus dudas.

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Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

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