¿Qué debe tener un software de nómina?

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¿Crees que la liquidación de la nómina es un proceso particularmente engorroso y que consume mucho tiempo y te quita productividad? Revisar las incapacidades, festivos, las bonificaciones, comisiones, los gastos de representación y ventas de tus colaboradores y no olvidarse de nada, es una ardua labor para el equipo, ahora bien, si realizas esta tarea de forma tradicional en un archivo de Excel, sabes lo que es editar y recalcular la nómina cada vez que cambia esta información con el peso de la responsabilidad de no cometer ningún error y cumplir satisfactoriamente con la normativa y compromisos pactados a todos los empleados.

Solucionar este dolor de cabezas ha convertido en una de las prioridades delos gerentes de todo tipo de empresas sin importar su tamaño o actividad, la solución evidente es la de automatizar la gestión de la nómina y está al alcance de todos. Implementar un software de nómina es la sabia decisión que están tomando las compañías al evaluar su costo vs las ventajas obtenidas, ya que son innumerables los beneficios de implementar un software de nómina, pero la pregunta más frecuente en el momento de seleccionarlo es ¿Qué debe tener un software de nómina?.

En este artículo te ofrecemos una guía completa para que puedas hacer una elección acertada de esta herramienta y aprovecharla al máximo.

¿Qué debe tener tu Software de nómina? 

1. Debe tener una interfaz intuitiva y fácil de manejar

Calcular el pago de los empleados cada mes requiere de amplios conocimientos y mucha habilidad que quizás muchos encargados de esta labor e incluso gerentes no tienen. Si adquieres un software de nómina complejo de entender y operarlo es difícil o demanda mucho entrenamiento ¿de qué sirve?.

El mejor software de nómina debe tener como uno de sus objetivos principales optimizar y ahorrar tiempo, para así aumentar la productividad del equipo encargado, debe tener una interfaz intuitiva y una buena experiencia de usuario. ¿Cómo te das cuenta de eso?, pide una prueba gratis, si al entrar comprendes fácilmente cómo funciona y rápidamente puedes intuir cómo hacer las operaciones básicas, estás en una interfaz amigable, en pocos minutos sentirás que esta herramienta realmente te agilizará las tareas de y automatizará la liquidación de la nómina. 

2. Debe tener conectividad 

En el mundo de ahora, un software de nómina debe tener conectividad, el mejor para este fin es el que está en la nube. Con un software de nómina en la nube no se necesitan pesadas descargas ni instalaciones por lo que es posible acceder a toda tu información desde donde estés siempre que quieras, sólo necesitas tu computador y conexión a internet. Esta funcionalidad es de gran importancia en la actualidad si tú y tu equipo está trabajando desde casa, o si sencillamente estás siempre de aquí para allá, en reuniones fuera de la oficina, es una de las características más atractivas y valoradas ya que puedes tener toda la información de tu empresa y trabajadores a donde vayas para poder actualizarla y revisarla cuando así lo requieras. 

3. Debe contar con un módulo de reportes e indicadores 

Uno de los principales beneficios que debe darte un software de nómina es el de ahorrarte tiempo en tareas operativas para usarlo en labores realmente estratégicas, por ello, esta herramienta debe permitirte crear reportes e indicadores cuando los necesites, los cuales apoyarán la toma de decisiones a la gerencia haciendo este proceso más asertivo bajo el análisis de tus indicadores. Para ello, identifica cuáles informes e indicadores son claves para tu organización, los que tienes actualmente y los que quisieras tener, así sabrás exactamente lo que necesitas que tu software te genere automáticamente y así garantizarás la usabilidad de los mismos. 

4. Debe tener capacitación online y servicio al cliente multicanal 

Algo de vital importancia en este tipo de plataformas es el servicio al cliente, sin duda en el proceso de implementación tendrás preguntas y necesidades de capacitación hasta que funcione perfectamente, por lo cual, tu proveedor de software de nómina debe proveerte un buen servicio al cliente idealmente que sea multicanal. Videos explicativos en línea, chats de información, WhatsApp, son muchas las herramientas que te permitirán resolver tus dudas en minutos. Es clave contar con el respaldo de una compañía que te dé confianza, que te acompañe y que esté contigo cada vez que lo necesites, chequea la experiencia y recorrido de tu proveedor y los comentarios de sus clientes, esto de dará una idea de cómo será en el futuro tu interacción con el. 

5. Debe facilitar el cumplimiento de la normativa 

Ya debes conocer el estrés que significa estar al día con la normativa cambiante, modificar tu formulación y cálculos cada vez que cambia un porcentaje es definitivamente una tarea difícil de hacer, que toma largas horas de trabajo y atención al detalle. Un software de nómina debe liberarte de la preocupación de estar al día con la legislación actual, el incumplimiento de ella puede hacer que tu negocio pague severas multas y tenga complicaciones. Por eso, tu software de nómina debe cumplir con los requerimientos de las NIIF y la DIAN, reportando efectivamente y a tiempo. 

6. Debe tener compatibilidad con otros software

Una vez pruebes la automatización de un proceso no vas a querer parar, seguirás involucrando otros software que te permitirán optimizar aún más la operación de la compañía, si adquieres un software contable por ejemplo, tu software de nómina deberá generar automáticamente comprobantes contables para comunicarse con él y así tendrás alineada tu sistematización. La productividad de tu negocio irá en aumento cada vez que sumes un módulo o un sistema más, así que la integralidad es una característica valiosa en el los sistemas que elijas para administrar tu compañía. 

7. Debe tener un precio que se acomode a tus necesidades 

Atrás quedó la idea que los software de nómina son únicamente para las grandes empresas, cada vez más encontrarás en el mercado opciones accesibles a tu presupuesto. Un software de nómina deber ser escalable, crecer o decrecer al ritmo de tu negocio así podrás gastar lo justo y no invertir de más. El valor debe depender del número de empleados liquidados en la nómina, los usuarios administradores que decidas tener y permitirte pagar en la periodicidad que prefieras, ya sea mensual o anual con algún descuento adicional. Además te debe permitir elegir si quieres usar todas sus características o si prefieres arrancar con unas cuantas e irlas sumando a medida que te sientas más seguro, permitiendo que inviertas según tus necesidades y te sientas cómodo al hacerlo.

Gestionar y liquidar la nómina requiere de profesionalismo y sobre todo de mucha responsabilidad , esto debido a la gran cantidad de regulaciones y deducciones que establece la ley, además de la gran cantidad de información que se debe mantener y administrar para realizar todos los pagos. Evidentemente realizar este proceso en tu empresa es algo complicado y costoso, sin embargo, automatizar el cálculo de la nómina ayuda a que tú y tu equipo de trabajo puedan dedicarse específicamente a actividades claves, al crecimiento del negocio, el cual es la razón de ser de la empresa. Si aún no lo has hecho, no esperes más pide tu demo y vive de primera mano esta experiencia. 


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