Plazos para implementar la nómina electrónica

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No cabe duda que a todos los empresarios los tomó por sorpresa la rápida publicación de la resolución 000013 emitida el 11 de febrero del 2021, por la Dirección de Impuestos y Aduanas, DIAN, en la cual, se establece y define los lineamientos de la nueva funcionalidad de generación de la nómina electrónica que se integrará con el sistema de facturación electrónica en el país.

Así mismo, en esta resolución la DIAN también emitió un calendario de obligatoriedad para que las empresas implementen el nuevo sistema de nómina electrónica en el que establece varios plazos por grupos para el cumplimento periódico y la generación y transmisión de las nóminas. En este artículo te contaremos los plazos para implementar este nuevo requisito.

El 2021 inició con una nueva reglamentación, la nómina electrónica se instituye como la segunda iniciativa del gobierno colombiano en el proceso de transformación digital que empezó con la implementación de la factura electrónica durante el 2020.

¿Quiénes deberán implementar la nómina electrónica?

Según la normativa, los obligados a cumplir este nuevo requerimiento serán todas aquellas empresas y contribuyentes que efectúan pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral, legal o reglamentaria y pagos a pensionados, que en todo caso requieran usar dichos pagos como costo o deducción.

Así entonces, la nómina electrónica será un requerimiento estratégico en el control tributario de las empresas colombianas, si debes implementarla y aún no sabes las fechas en las que se debe implementar a continuación te presentamos el calendario de cumplimiento. Antes que nada, ten en cuenta que las fechas para emitir la nómina electrónica de tu negocio dependerá del número de colaboradores que tengas, si ya habías revisado este calendario en el proyecto de resolución emitido en diciembre, presta atención a los cambios que se produjeron en febrero ya que los plazos se corrieron y los grupos de empresas cambiaron:

Hipervincular con el artículo número 1 de este paquete ¿Quiénes son los obligados a registrar el documento de soporte de pago de nómina.

Fecha inicial para la habilitación en el sistema de facturación electrónica

El primer dato que debes tener en cuenta es la fecha inicial para la habilitación del sistema, que indica el plazo dentro del cual las empresas que generan y transmiten el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste, debe iniciar el proceso de habilitación y señalar el software con el cual hará pruebas de habilitación en el sistema de facturación electrónica dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, corresponderá al software con el cual generará y transmitirá el documento soporte de pago de nómina electrónica.

Esta fecha es igual para todas las empresas y es el 31 de mayo del 2021.

Fechas máximas para iniciar la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica

Indica el plazo máximo dentro del cual las empresas obligadas deberán iniciar el proceso de transmisión, a continuación, te presentamos los plazos según el número de empleados.

  • Implementación para empresas que cuentan con más de 251 empleados

Según la Resolución para la nómina electrónica, las empresas que cuenten con más de 251 empleados tendrán como fecha límite para el inicio de la transmisión el 1 de Julio del 2021.

  • Implementación para empresas que cuentan desde 101 y hasta 250 empleados

Para el caso de las empresas que cuentan con entre 101 y hasta 250 empleados, la fecha máxima para iniciar con la transmisión será el 1 de agosto de 2021.

  • Implementación para empresas que cuentan desde 11 y hasta 100 empleados

Las empresas que tienen de 11 a 100 empleados tienen como fecha máxima que tienen para iniciar con la emisión será hasta el 1 de septiembre de 2021.

  • Implementación para empresas que cuentan desde 4 y hasta 10 empleados

Para las empresas que tienen de 11 a 100 empleados en su nómina tienen como fecha máxima para iniciar con la emisión hasta el 1 de octubre de 2021.

  • Implementación para empresas que cuentan desde 2 y hasta 3 empleados

Las empresas que tienen de 11 a 100 empleados tienen como fecha máxima para iniciar con la emisión hasta el 1 de noviembre de 2021.

  • Implementación para empresas que cuentan con 1 empleado

Para las empresas que cuentan con 1 empleado a la fecha de habilitación para la nómina electrónica tendrán como fecha máxima para iniciar con la transmisión el 1 de diciembre de 2021

  • Implementación para los nuevos sujetos que deban generar documento soporte para el pago de la nómina electrónica

Los sujetos que deben generar el documento para soportar el pago de la nómina electrónica y las debidas notas de ajuste, como el soporte para la solicitud de costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA tienen como plazo 2 meses.

Este tiempo se contará a partir del momento que realicen los pagos y abonos en las cuentas asociadas a una vinculación laboral legal o reglamentaria con posterioridad al inicio de la vigencia del proyecto de Resolución. Recuerda realizar previamente el proceso de habilitación y transmisión del documento soporte de pago para la nómina electrónica, las notas de ajuste para este documento, y tener en cuenta la fecha máxima para empezar con la generación de estos documentos o comprobantes electrónicos.

  • Implementación para los no obligados a expedir factura electrónica de venta

Para el caso de los sujetos que no se encuentran obligados a expedir facturas electrónicas de venta la fecha para su habilitación de nómina electrónica será el 31 de marzo de 2022 y la fecha máxima para iniciar la transmisión será el próximo 31 de mayo de 2022.

  • Implementación de la nómina electrónica anticipada

Del mismo modo que la facturación electrónica, existe la opción de ser voluntario de nómina electrónica para quienes decidan adelantarse al proceso de masificación antes de la obligatoriedad general. Será posible que seas voluntario de nómina electrónica siempre y cuando cumplas con todos los requerimientos que ha dispuesto la DIAN para regular la nómina electrónica.

Ten en cuenta que las empresas obligadas a emitir la nómina electrónica deberán generar este documento de forma mensual y transmitirlos a la Dian en un plazo de 10 días en el mes siguiente correspondiente. Una vez sea transmitida, la Dian validará la información de la nómina y generará un documento electrónico con su validación o rechazo.

En el caso de que la validación por la Dian haya sido satisfactoria, la nueva nómina validada y firmada por dicha entidad será enviada a la empresa obligada que la generó para su conservación y fines pertinentes. Por otro lado, en el caso de que la Dian haya rechazado la validación de la nómina, la empresa que la generó recibirá una notificación electrónica con los errores identificados y deberá volver a generar un nuevo documento de nómina electrónica con las correcciones; la cual tendrá que volver a ser transmitida para su validación por la Dian.

Ya conoces los principales aspectos de los plazos para implementar la nómina electrónica, la recomendación para que puedas prepararte para este proceso y cumplir con las fechas establecidas es que lo hagas de la mano de tu proveedor de facturación electrónica para que te guíe en este nuevo requerimiento y aproveches esta oportunidad para enterarte de los los beneficios de liquidar la nómina con un software, herramienta que te permitirá realizar este proceso con mayor facilidad.

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