¿Quiénes son los obligados a registrar el documento de soporte de pago de nómina?

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El 11 de febrero de 2021 en la resolución 000013, la Dian publicó la implementación y desarrollo del documento soporte de pago de nómina electrónica, normativa que había causado revuelo cuando aún se encontraba en proyecto en diciembre del año pasado.

Son muchos los interrogantes que han surgido entre los empresarios alrededor de este nuevo requerimiento que sin duda se convertirá en un documento estratégico para la administración tributaria tal como lo es ahora la factura electrónica implementada por el gobierno colombiano durante el 2020.

Al principio todos los términos serán confusos, por ello, lo mejor para tener más claro varios conceptos alrededor de la nómina electrónica será que leas con detalle la resolución mediante la cual se implementa y desarrolla dentro del sistema de facturación electrónica, la funcionalidad del documento soporte de pago correspondiente a la nómina electrónica, Resolución 000013 que puedes descargar aquí.

Si aún tienes dudas acerca de esta resolución, en este artículo te contaremos quiénes están obligados a registrar el documento soporte de pago de nómina y otros temas importantes al respecto.

Conoce las razones por las que se implementó la Facturación electrónica en Colombia

¿Quiénes son los obligados a registrar el documento de soporte de pago de nómina?

La Dian dispone que los sujetos obligados a generar y transmitir, para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina son:

“aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a su cargo, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA cuando aplique”.

Si tienes un negocio y realizas este tipo de pagos en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria deberás cumplir con este requisito para evitar sanciones por parte de la Dian, tal y como se hizo en la implementación de la facturación electrónica en el último año.

¿Qué es el soporte de pago de nómina?

Según el decreto “el soporte de pago de nómina electrónica se configura como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador”, lo que traduce en términos generales que este nuevo documento electrónico será exigido por la Dian para que presentes la liquidación de los pagos que realizas a las personas que tienen un vínculo laboral con tu empresa cada mes y que se resume en los comprobantes o desprendibles de pago que les  entregas a cada uno de ellos. Así que cuando te hablen de nómina electrónica se refieren al documento electrónico que debes presentar ante la Dian para soportar los pagos que realices referentes a tu nómina y no a la forma en la que realizas la liquidación o el cálculo de estos valores.

¿Cada cuanto debo presentar el soporte de pago de nómina ante la Dian?

El documento soporte de pago de nómina electrónica, deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que en tu empresa realices los pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado, ejemplo, si lo realizas de forma quincenal debes acumular la información relacionada con los valores devengados y deducidos de nómina y presentarlos mensualmente.

Calendario de obligados

Uno de los cambios más evidentes que presenta la resolución frente al proyecto que se publicó en diciembre es el calendario de implementación y las condiciones de los grupos, por eso revisa muy bien estas nuevas fechas que son las más actualizadas por la Dian.

Los plazos están fijados dependiendo del número de empleados que trabajen contigo, sin embargo, la fecha inicial para la habilitación será para todas el mismo: 31 de mayo del 2021.  A continuación, te presentamos las fechas máximas para iniciar con esta implementación:

  • Implementación para empresas que cuentan con más de 251 empleados

Según la Resolución para la nómina electrónica, las empresas que cuenten con más de 251 empleados tendrán como fecha límite para el inicio de la transmisión será el 1 de Julio del 2021.

  • Implementación para empresas que cuentan desde 101 y hasta 250 empleados

Para el caso de las empresas que cuentan con 101 y hasta 250 empleados,  la fecha máxima para iniciar con la transmisión es el 1 de agosto de 2021.

  • Implementación para empresas que cuentan desde 11 y hasta 100 empleados

Las empresas que tienen de 11 a 100 empleados tienen como fecha máxima para iniciar con la emisión será hasta el 1 de septiembre de 2021.

  • Implementación para empresas que cuentan desde 4 y hasta 10 empleados

Este es nuevo grupo que no aparecía en el proyecto, empresas que tienen de 11 a 100 empleados tienen como fecha máxima para iniciar con la emisión será hasta el 1 de octubre de 2021.

  • Implementación para empresas que cuentan desde 2 y hasta 3 empleados

Las empresas que tienen de 11 a 100 empleados tienen como fecha máxima para iniciar con la emisión será hasta el 1 de noviembre de 2021.

  • Implementación para empresas que cuentan con 1 empleado

Para las empresas que cuentan con 1 emplead a la fecha de habilitación para la nómina electrónica tendrán como fecha máxima para iniciar con la transmisión será el 1 de diciembre de 2021

  • Implementación para los nuevos sujetos que deban generar documento soporte para el pago de la nómina electrónica

Los sujetos que deben generar el documento para soportar el pago de la nómina electrónica y las debidas notas de ajuste, como el soporte para la solicitud de costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA tienen como plazo 2 meses.

Este tiempo se contará a partir del momento que realicen los pagos y abonos en las cuentas asociadas a una vinculación laboral legal o reglamentaria con posterioridad al inicio de la vigencia del proyecto de Resolución. Recuerda realizar previamente el proceso de habilitación y transmisión del documento soporte de pago para la nómina electrónica, las notas de ajuste para este documento, y tener en cuenta la fecha máxima para empezar con la generación de estos documentos o comprobantes electrónicos.

  • Implementación para los no obligados a expedir factura electrónica de venta

Para el caso de los sujetos que no se encuentran obligados a expedir facturas electrónicas de venta la fecha para su habilitación de nómina electrónica será el 31 de marzo de 2022 y la fecha máxima para iniciar la transmisión será el próximo 31 de mayo de 2022.

  • Implementación de la nómina electrónica anticipada

Del mismo modo que la facturación electrónica, existe la opción de ser voluntario de nómina electrónica para quienes decidan adelantarse al proceso de masificación antes de la obligatoriedad general. Será posible que seas voluntario de nómina electrónica siempre y cuando cumplas con todos los requerimientos que ha dispuesto la DIAN para regular la nómina electrónica.

Lo cierto es que la nómina electrónica es un hecho, luego de la exitosa y masiva implementación de la factura electrónica, esta segunda iniciativa será sin duda una gran oportunidad para que las pequeñas y medianas empresas colombianas especialmente adopten nuevas tecnologías que les permitan automatizar la liquidación de su nómina mes a mes, conoce los beneficios de liquidar la nómina con un software, no le temas a la transformación digital, impulsa tu negocio y llévala al siguiente nivel.

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