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Si tu compañía en la actualidad utiliza el documento equivalente al Sistema POS para para facturar ventas o ingresos a tus clientes, esto cambiará durante el año 2023.

¿Cuáles serían los cambios?

  • Si el valor de la venta sin incluir impuestos es menor a 5 UVT se puede continuar usando el Sistema POS, donde lo que se hace es generar y entregarle al cliente una tirilla.
  •  Si el valor de la venta sin incluir impuestos es mayor o igual 5 UVT, se debe expedir por obligación Factura Electrónica de Venta.

Si tomamos el valor de la UVT correspondiente al año 2023 que es de $42,412.00 por cada UVT, 5 UVT serían $212,060.00. Es importante tener presente que el 1 de enero de cada año el valor de la UVT es ajustado por la DIAN.

Al respecto la DIAN publicó la Resolución 001092 con fecha del 01 de julio de 2022 en la cual se establece el calendario para la implementación del límite de las cinco (5) UVT, como monto máximo para la expedición de los documentos equivalentes generados por máquina registradora con sistema P.O.S.

La resolución mencionada trae consigo un calendario de implementación donde mencionaremos los dos primeros grupos:

  • Grupo 1: Los grandes contribuyentes como por ejemplo almacenes de grandes superficies, a partir de febrero de 2023 cuando el valor de la venta sin incluir impuestos sea mayor o igual a 5 UVT ($212,060.000) ya no podrán usar Sistema POS sino expedir Factura Electrónica de Venta.
  • Grupo 2: Declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios o declarante de ingresos y patrimonio, que no tengan la calidad de grandes contribuyentes, estos deben comenzar a hacer el control a partir de abril de 2023.

Se debe tener presente además que el cliente o adquirente sin importar el monto de lo comprado podrá exigirle a su vendedor que le expida factura electrónica de venta en vez de Sistema POS.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es la digitalización de la factura tradicional de papel, y describe un proceso compraventa de un bien o servicio, en ella se debe registrar toda la información de la operación por ello tiene la misma validez legal, pero, se genera, valida, recibe, rechaza y conserva de forma electrónica.

En Colombia, se reglamentó la implementación de la factura electrónica de venta a través del Decreto 358 de 2020 y la Resolución 000042 de 2020, posteriormente modificada por las resoluciones 000094 y 000099 de 2020, y las resoluciones 000012, 000037, 00063 y 000167 de 2021 de la Dian.

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Requisitos de la Factura electrónica

Las facturas electrónicas se deben generar y expedir con los siguientes requisitos establecidos en el estatuto tributario y en la resolución 000042 de 2020:

  1. Estar denominada expresamente como factura Electrónica de venta.
  2. Contener los apellidos, nombres o razón social e identificación del vendedor.
  3. Identificar al comprador o adquirente.
  4. Número consecutivo de la factura, resolución de autorización de la numeración de la DIAN y fecha de vencimiento.
  5. Fecha y hora de generación de la factura.
  6. Fecha y hora de expedición de la factura, la cual corresponde a la fecha en que la DIAN realizó el documento y lo aprobó.
  7. Notificar al adquirente vía correo electrónico haciéndole llegar la factura validada por la DIAN y la respuesta de validación emitida por la DIAN; todo esto en un contenedor o sobre electrónico.
  8. Indicar el número de registros o filas.
  9. Incluir el valor total de la operación.
  10. La forma de pago indicando si es de contado o a crédito.
  11. Medio de pago.
  12. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas IVA, de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta, gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación.
  13. Discriminación del impuesto a las ventas IVA, impuesto nacional al consumo.
  14. Firma digital del facturador electrónico.
  15. El código único de factura electrónica – CUFE.
  16. La dirección de internet de la DIAN donde se encuentre la factura contenida en el código QR indicado en la representación gráfica.
  17.  Razón social del fabricante del software y del proveedor tecnológico en caso de tenerlo.

La falta de cualquiera de los requisitos enumerados puede anular su validez.

¿Qué es la facturación por Sistema POS?

La facturación POS es un sistema de registro de ventas por punto (Point of Sale), este sistema funciona con una caja registradora conectada a un sistema central de control con un software especializado que realiza el proceso de facturación generalmente sincronizado con el manejo de inventario.

Sin embargo, el documento que se genera no es una factura por que no cumple con los requisitos mencionados anteriormente para serlo, sino un documento equivalente a la factura.

El sistema POS lo puede implementar cualquier contribuyente que tenga puntos de venta y que haga ventas al por mayo o al detal y es válido con la normatividad de la facturación electrónica, pero se acaba de regular el monto máximo para su expedición.

Requisitos del documento equivalente

Los documentos equivalentes generados por el sistema POS deben cumplir los siguientes requisitos:

  1. Estar denominado como sistema P.O.S
  2. Contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio
  3. La discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, el Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, según corresponda, por cada uno de los bienes vendidos y/o servicios prestados.
  4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva, incluyendo el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, 
  5. Fecha y hora de expedición.
  6. Identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados
  1. Valor total de la operación
  2. Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas – IVA y autorretenedor en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE, según corresponda.
  3. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT-, del fabricante del software y el nombre del software.

Sobre el Autor:

Isabel Turriago

Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.


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