¿Qué es la nómina y cuáles son sus partes?

Tiempo de lectura: 6 min

En diferentes procesos de las empresas se aplican conocimientos relacionados con las partes de la nómina; es decir que es importante que conozcas cuáles son estos componentes que permiten una mejor organización y completitud de la nómina.

Un proceso en el que esta información cobra valor es al momento de emitir el desprendible de pago de la nómina de tus colaboradores. En este caso debes revisar que la información esté organizada y a la vez completa.

La estructura de la nómina debe tener las siguientes partes:

  1. empresa,
  2. datos del trabajador,
  3. el periodo que se liquida,
  4. las percepciones,
  5. deducciones,
  6. la base de cotización,
  7. valor líquido a percibir,
  8. la fecha y el lugar de emisión y la firma, y
  9. el sello de la empresa y del trabajador.

En este artículo te vamos a contar los aspectos principales que debes conocer en la estructura de la nómina de tu empresa.

¿Por qué saber más sobre la estructura de la nómina?

Debes tener presente que la nómina es un documento indispensable, tanto para la empresa, como para la relación laboral que tienes con tus trabajadores. Se entrega a cada trabajador dependiendo del periodo de pago acordado.

En la nómina aparece de forma detallada el salario que debe recibir cada trabajador y las deducciones que tuvo en su salario, por cada periodo trabajado. Por lo general, las deducciones son obligatorias con el fin de cumplir con la legislación vigente.

Conocer todos estos aspectos hará que puedas resolver todas las dudas de tus trabajadores y que al mismo tiempo hagas una gestión de nómina adecuada con el fin de evitar sanciones y problemas legales con los trabajadores o cualquier otra entidad.

Revisa aquí nuestro artículo sobre las sanciones asociadas a la liquidación errónea de tu nómina.

¿Por qué tus empleados deben conocer la nómina?

En muchas empresas el pago de la nómina se convierte en un problema porque sus trabajadores tienen muchas dudas sobre lo que se les está pagando y lo que se les deduce.

Las empresas de gran tamaño que cuentan con departamentos de Recursos Humanos pueden tomarse el tiempo para aclarar las dudas que tienen sus empleados sobre el pago de su nómina, pero en las empresas con tamaños más reducidos es posible que la función de aclarar las dudas de la nómina esté a cargo de la propia administración de la empresa. Aquí te contamos quién hace el manejo del software de nómina en tu empresa.

En conclusión y según la experiencia que tenemos con muchos de nuestros clientes, es importante que crees un plan de capacitación de nómina con el fin de que tus colaboradores aprendan lo necesario sobre la nómina y así evitar que la productividad se pare por estos temas o peor aún, que tu fuerza de trabajo utilice métodos obsoletos como plantillas de nómina en Excel o generación de la nómina manualmente

¿Qué es la nómina?

La nómina es un documento que se debe entregar a cada trabajador dependiendo de la forma de pago, es decir, mensual o quincena, en el desprendible de nómina debe aparecer de forma detallada el salario que recibe junto con todas las deducciones legales según cada caso. En este artículo te contamos todo lo que debería tener tu software de nómina y cuánto debería costarte.

¿Qué debe tener el formato para el pago de la nómina?

El formato estandarizado para el pago de la nómina se encuentra regulado por la legislación vigente y cuenta con una estructura y contenido mínimo que para todos los casos se debe respetar. El contenido mínimo del formato de nómina es el siguiente.

Datos de la empresa y del trabajador

Dentro de los datos de identificación de la empresa es importante que se encuentre la dirección del centro de trabajo y el código de cuenta de cotización al que pertenece el trabajador.

Dentro de los datos básicos del trabajador es importante que se consigne el nombre completo, el número de identificación, el tipo de contrato, su categoría laboral y la antigüedad que tiene en la empresa.

Periodo de liquidación y detalles de la retribución

El periodo de liquidación de la nómina es uno de los aspectos más importantes, esto se debe a que con este el trabajador puede saber el tiempo laborado que se le está pagando. Otro de los aspectos que no puede faltar en el formato de tu nómina es el detalle de las percepciones salariales y extrasalariales que constituyen la retribución bruta del colaborador. En este artículo te contamos cómo hacer más fácil esta liquidación y cómo deberías elegir el mejor software para tu empresa.

Detalle de deducciones y salario líquido

​Los detalles de las deducciones que se practican al salario bruto de los trabajadores es uno de los aspectos que más debes tener en cuenta, esto se debe a que es en el que más se fijan los trabajadores y por tal razón hay que ser específico en su deducción. Tener clara la legislación vigente y conocer lo otros tipos de deducciones que se deban aplicar en la nómina, como los anticipos o los embargos en la nómina.

El salario líquido tiene que ver con el dinero que debe recibir cada trabajador una vez se le realicen todos los descuentos en la nómina, así se cierran los pagos pendientes para cada trabajador en cada periodo estipulado. Todo podrás hacerlo mucho más fácil con un software de nómina. Revisa aquí cómo liquidar tu nómina usando un software.

Otros de los datos con los que debe contar tu formato de nómina son: el lugar, la firma y el sello tanto del trabajador como del encargado de la empresa.

Partes de la nómina

La nómina se encuentra conformada por tres partes muy importantes que son el devengado, las deducciones y las apropiaciones. A continuación, las explicaremos con más detalle para que las tengas claras, aunque siempre es importante que se vincule a otras funcionalidades de tu software de gestión, como tu sistema de producción y contabilidad.

El devengado

Este es el valor total de ingresos que recibe tu empleado al mes o en la quincena. El devengado se compone por el salario básico, las horas extras, los recargos nocturnos y diurnos, los dominicales y festivos laborados, las comisiones, el auxilio de transporte legal, entre otros.

Deducciones

Las deducciones tienen que ver con el valor que se le descuenta de la nómina al trabajador. Dentro de las deducciones podemos encontrar los aportes a salud y pensión que deben pagar los empleados. En otros casos también es posible encontrar las libranzas, embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional, retenciones en la fuente y cualquier otro descuento autorizado por los trabajadores.

Neto a pagar

Lo que resulta de restar las deducciones al total devengado, es lo que se conoce como el salario neto a pagar, este valor es el que recibe de forma efectiva el trabajador.

Las apropiaciones

Las apropiaciones son el valor que la empresa debe pagar, es decir los siguientes:

  • la salud y pensión en el porcentaje correspondiente según la legislación vigente.
  • Los riesgos profesionales
  • El aporte a parafiscales como son el SENA, la caja de compensación familiar y el ICBF Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
  • Las prestaciones sociales como son la prima de servicios, cesantías, intereses sobre las cesantías, dotación, vacaciones, etc.
¿Por qué se llaman apropiaciones?

Estos conceptos tienen este nombre porque en comparación con el devengado, que debe pagarse finalizando el mes, las apropiaciones deben ser pagadas en los primeros días del mes siguiente o un año después según el concepto, por esta razón la empresa se debe apropiar o provisionar con el fin de conseguir los recursos suficientes para pagar en su totalidad estos conceptos a cada trabajador. Aquí puedes leer todo lo que debes saber de tu software de nómina.

Un software de nómina puede ayudarte con tu nómina

​Si no eres experto en el tema de la gestión de nómina, te recomendamos que utilices un software de nómina para tu empresa. Podrás estar al día, tanto en el pago a tus trabajadores, como en todos los lineamientos legales relacionados con la nómina y de esta forma puedes evitar problemas legales y fiscales por no pagar como debe ser.

Los sistemas de nómina están creados para facilitar esta tarea, esto se debe a que son capaces de automatizar toda la información relacionada, realizan cálculos en pocos segundos, hacen las deducciones pertinentes, emiten comprobantes e informes de nómina y muchos otros procesos y factores que debes tener en cuenta a la hora de liquidar tu nómina.

En conclusión, la nómina es un documento muy importante dentro de la relación laboral que tiene la empresa con sus trabajadores, por esta razón es importante que conozcas las partes de la nómina y sepas responder de forma apropiadas a las dudas que surgen. En Loggro contamos con uno de los mejores sistemas de nómina para que esta labor sea más fácil, también contamos con un equipo de expertos que pueden resolver tus dudas en el momento que más lo necesites.


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