Adquirir un software ERP es un proceso complejo al que la empresa y los usuarios se pueden enfrentar. Por ello, es importante formular las preguntas adecuadas al potencial produce software ERP para así tener total certeza la decisión de si debo elegir ese software o no.
En este artículo de Loggro vamos a abordar 5 preguntas claves que hacen parte de la decisión de implementar un software ERP o no y que pueden dar luces tanto la gerencia como a los usuarios. De si este es el más adecuado para abarcar toda la operación.
¿Qué beneficios obtendré con la implementación del Software ERP?
La primera pregunta que se debe realizar o formular al momento de adquirir un Software ERP, es entender los beneficios que la empresa podrá obtener una vez implementada. Estos beneficios deben surgir entre la discusión del prospecto con el vendedor de Software ERP y entender si las necesidades de información y reportería u otros están acordes a las capacidades y bondades del sistema y no debe volverse, simplemente una serie de beneficios que el Software ERP tiene, pero que no hacen funcionan o que no son útiles para la operación de la empresa. Básicamente los beneficios deben ser enfocados en su mayoría hacia la eficiencia operacional.
Si los beneficios son realmente tangibles, entonces la decisión de implantar el Software ERP está cada vez más cerca.
¿Es el Software ERP escalable?
Una de las grandes preocupaciones empresariales al momento de implementar un Software ERP es su costo, pero no solo su costo, sino la escalabilidad. Lo primero que el empresario espera al momento de implementar un Software ERP es que pueda durar bastante en el tiempo. Lo anterior por los esfuerzos económicos y operativos que implica encontrar un software, por eso es importante entender el momento en el que está la empresa y los posibles escenarios a los que puede llegar, para así entender hasta qué nivel es escalable.
El consultor del software o personal de venta debe estar en la capacidad de explicar si esto es posible o no y plantear los posibles escenarios a los que el cliente se puede enfrentar para que esta escalabilidad sea lo más amigable posible, entendiendo que algunas empresas crecen mucho más rápido que otras o existen negocios que repentinamente pueden crecer y lo que quieren asegurarse es que los sistemas de información con los que cuentan estén en la capacidad de transaccionar múltiples volúmenes de información y así no tener que recurrir a implementar otro Software ERP y a crear otra curva de aprendizaje que no es eficiente ni mucho menos económica para las empresas.
¿Es el Software ERP en constante actualización?
Otro aspecto importante a analizar cuando se adquiere un Software ERP, además de su escalabilidad, es el tema de las actualizaciones y esto es vital, ya que algunos Software ERP suelen quedarse obsoletos en el tiempo en función de nuevas legislaciones, nuevas funciones y nuevos desarrollos tecnológicos. Por eso es importante validar si lo que se pretende pagar cubre los desarrollos constantes que le permitan estar a la vanguardia y, al usuario, no quedarse rezagado ante los desarrollos tecnológicos o nuevas requisiciones por parte de las autoridades locales para generar reportes.
Por eso es importante que el consultor sea muy claro con el cliente de si las actualizaciones las brinda el software y además, validar si estas son gratuitas en función del pago que realiza por el Software ERP o si se tiene algún costo, el cual se debe avisar para así el cliente puede considerar ese pago en el futuro por esas actualizaciones futuras para no dejar el Software ERP en un estado de obsolescencia operacional.
¿Por qué es importante que el ERP incluya una buena gestión de inventarios?
La mayoría de las empresas trabajan con productos que representan un stock. Es el caso de las tiendas que ofrecen productos al por mayor y al detal, como también de todas aquellas que operan como proveedores de recursos para que otros proyectos puedan tener sostenibilidad.
En el caso de las tiendas se habla por ejemplo de aquellas que comercializan ropa, juguetería o productos de supermercado. En el campo de los proveedores está, por citar un caso, una empresa que suministre productos y materiales de construcción para una firma constructora.
La gestión de inventarios nace entonces como una respuesta a tener un control total de los productos con los que cuenta una empresa para ofrecer a sus clientes. Por eso, la gestión de inventarios es todo un universo, al que se trabaja con mucho tacto y delicadeza, para así hacer un uso total de los productos que tiene disponible un modelo de negocio.
Los beneficios que supone la gestión de inventarios
Los aportes que representa una excelente gestión de inventarios es realmente amplia. He aquí algunos aspectos claves de lo que esto supone:
- Le permite a la empresa monitorear todo lo que tiene en stock para ofrecer sus clientes.
- Entender qué productos se están agotando para así solicitar nuevas existencias a sus proveedores o generar mayores productos en la fábrica.
- Entender el modo en que los productos están ocupando espacio en un almacén.
- El ordenamiento que se debe tener en el espacio de almacén de acuerdo a las existencias disponibles.
- Financieramente, toda la gestión de inventarios le permite a la empresa tener una idea de cómo su productividad afecta a su área contable, qué tanto ha vendido y qué tanto ha dejado de vender.
- Gracias a esto último la empresa puede analizar estrategias para enfocarse en qué productos debe crear y en cuáles no.
- O bien, que estrategias utilizar para favorecer la venta de estos mismos.
Asegúrate de que el proveedor ERP incluya funcionalidades robustas para controlar inventario en tiempo real, manejar múltiples bodegas, automatizar reabastecimientos y generar alertas.
Una gestión de inventarios efectiva no solo mejora la operación diaria, también impacta positivamente el flujo de caja, la atención al cliente y la planificación estratégica.
¿El negocio se adapta al Software ERP o el Software ERP se adapta al negocio?
Una pregunta que es muy importante formular cuando se tiene la intención de implementar un Software ERP es si este se adapta al negocio o el negocio al ERP. El escenario ideal es que suceda lo primero, el Software ERP debe estar en la capacidad de adaptarse al negocio porque el negocio es el que tiene el problema y el Software ERP debe estar en la capacidad de brindar una solución.
Para poder estar seguros de esa pregunta y que la respuesta sea la que la empresa quiere, es importante plantearle a la potencial empresa implementadora, todas las conjeturas del negocio, hacerle ver todo la operación y poder validar con ellos si todas las funciones que ellos requieren en materia de reportes puedan ser abarcadas por el Software ERP. Muchas veces algunas empresas caen en el error de adquirir un Software ERP muy robusto pero que no se adapta a lo que necesitan.
El mejor ejemplo para entender qué necesita una empresa es la ropa: si la empresa requiere una talla S no debería comprar una camiseta talla L. La idea es que esté en capacidad de usar el Software ERP de la mejor manera posible y que el software esté en la capacidad de adaptarse a todos los requerimientos que necesita para así sacar mayor provecho de la herramienta. Esto resultará en una mejor sensibilización con la herramienta por parte de los usuarios finales que están dentro de la organización.
¿Quién realiza las copias de seguridad de la información?
Por último, pero no menos importante, es necesario validar con la empresa de implementación del Software ERP quien realiza las copias de seguridad, si deben ser realizadas por ellos o si deben de ser realizadas por los usuarios y validar con el equipo de sistemas, la frecuencia en la que estas copias de seguridad deben hacerse para así salvaguardar la información de la empresa y asegurarse que no abran pérdidas de información que puedan traducirse en grandes pérdidas para la compañía, por ende, es importante validar esto para así desde el principio tener certeza si es la mejor opción.
Las tendencias de seguridad información muestran que es la empresa implementadora del Software ERP es la responsables de ejecutar los protocolos de copias de seguridad, para así ahorrarle un esfuerzo administrativo a las empresas usuarias.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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