Una vez adquirido un software, sigue una etapa fundamental para poder utilizarlo: la implementación. El término “implementar”, en nuestro contexto, es sinónimo de “parametrizar y poner en marcha la solución dentro de la empresa”. Debido a la variedad de información que opera un software de gestión empresarial, la tarea de implementarlo no es trivial, aun un negocios pequeños.
Por supuesto, la complejidad de implementar un software varía según el tamaño del negocio y el alcance funcional que se le quiera dar a la herramienta. Por ejemplo, implementar una solución de gestión empresarial para una PYME debe ser un proceso breve, de aproximadamente una semana o menos (siempre y cuando el negocio se acoja a las recomendaciones estándar del fabricante). Sin embargo, este proceso puede alargarse si la empresa es compleja (por ejemplo, si maneja múltiples establecimientos o líneas de negocio) o si quiere adentrarse en una implementación altamente customizada. Vale la pena anotar que existen soluciones en el mercado que permiten esquemas de auto-implantación, los cuales ahorran costos y pueden ajustarse bien a empresas con procesos sencillos y de tamaño pequeño.
¿Qué se necesita para la implementación de un software?
Llevar a cabo una etapa de implementación de manera cuidadosa y efectiva es crítico para el éxito del software. Una implementación confusa o que no refleje la realidad del negocio, resultará en un software que no satisface al usuario (independientemente de la calidad de la herramienta!) Por tal motivo, para implementar la solución es esencial seguir a cabalidad las instrucciones del fabricante, como también, en casos de mayor complejidad, se hace recomendable contar con ayuda especializada de implantadores expertos y –para ciertos módulos de índole financiero—contar con el acompañamiento de su contador de confianza.
Un punto muy importante a considerar –y que se hace crítico para el éxito de una implantación—es que la misma depende tanto del proveedor de la solución de gestión empresarial, como de apoyo y compromiso de los usuarios líderes de parte del negocio que implementa. Como se ve más adelante, los insumos fundamentales para una implantación son, por un lado, la información de la empresa, sus procesos y sus datos, y por el otro, conocer la herramienta como tal. Sin una apoyo comprometido y disciplinado de parte usuario líder, la implantación se quedaría sin insumos de calidad y por ende tendría un riesgo importante de fallar.
Algunas de las principales actividades que implica una implantación de software:
- Solicitar al usuario el ingreso en la plataforma de los saldos de su operación (por ejemplo los saldos contables, saldos de inventario, saldos de cartera, entre otros). Esta etapa es esencial para cargar el “historial” de la compañía en el software.
- Pedir al usuario que ingrese los terceros con los que su compañía hace negocios, tales los proveedores, clientes, instituciones financieras, prospectos de cliente, entre otros.
- Establecer los permisos que tendrán los diferentes tipos de usuarios del software, según los requerimientos del negocio. Una buena aplicación de gestión empresarial debe permitir un manejo granular de quién puede hacer qué y quién puede ver qué en la aplicación. Esto es esencial para proteger la confidencialidad de sus datos delicados, como también para generar una trazabilidad de las acciones que se toman en el software.
- Parametrizar la estructura contable de la compañía, incluyendo la forma como la aplicación debe contabilizar las transacciones que en ella se generan. En esta etapa, también se configuran las líneas de impuestos a ser utilizadas, lo mismo que los formatos de estados financieros de la compañía (se parametriza como la aplicación debe construir un P&G, un Balance, etc.)
- Revisar la información que se ingresó al nuevo software. Si su información es inexacta, el software producirá resultados igualmente inexactos. Recuerde: es más fácil filtrar la información antes de que ésta sea procesada en el software. Una vez ingresada, devolver un error es mucho más difícil, pues se deben “desenredar” todas las operaciones que el software comienza a ejecutar con la información base.
Una vez configurado el software con los datos y procesos de su empresa, continua una etapa final de la implementación sin la cual la misma no sería un éxito: el entrenamiento final de los usuarios de su negocio.
Algunas de nuestras recomendaciones generales en caso de implementar un software:
- Muchas de las frustraciones con un software que se encuentra recién implementado radican más en el desconocimiento de cómo operarlo y de lo que éste puede hacer, que en una falla de la herramienta como tal. Por este motivo, recomendamos asegurarse que dentro de su negocio exista una persona que pueda dedicar tiempo en convertirse en un “experto” en el uso de la solución. Esta persona será luego la encargada de educar a otros usuarios del software en el día a día de su empresa, y resolverles prontamente sus inconvenientes.
- Mejor aún, si su organización tiene el tamaño suficiente, le recomendamos permitir que dos personas se conviertan en usuarios expertos de la solución. De esta manera, si una de las personas conocedoras por cualquier motivo se va de su empresa, usted cuenta con otra fuente de información y entrenamiento que será invaluable para su operación.
- Recuerde invertir tiempo comunicando a todos sus empleados y muy especialmente a los usuarios del software, los “porqué” que llevan a su negocio a “tomarse la molestia” de implementar una nueva herramienta. Reconocer públicamente las ventajas que una solución trae a la empresa, genera una ambiente de apertura hacia el cambio y una disposición positiva para afrontar los retos que trae aprender a operar con una nueva herramienta y unos nuevos procesos.
- Cuando logre conocer de un “caso de éxito” con la herramienta dentro de su empresa, socialícelo con los demás empleados. Esto genera una percepción positiva del cambio frente a otros miembros de la organización, generando curiosidad (“sí a mi colega le fue bien con el software, tal vez a mi también me puede ir bien!”)
- Por último, tenga paciencia! Todo cambio es de cierta manera “traumático”. La psicología humana es tal que muchas veces nos lleva a preferir “malo conocido, que bueno por conocer”. Por supuesto, nuestros negocios no sobrevivirían ni sería competitivos si se quedan en el pasado, pero entienda que para los usuarios, acostumbrarse a una nueva forma de hacer las cosas toma tiempo.
No sobra anotar que adquirir un software de gestión empresarial es adentrarse en un matrimonio de largo plazo. Por tal motivo le sugerimos siempre indagar sobre la solidez de la casa matriz que lo respalda.
Un software de gestión empresarial debe mantenerse en permanente actualización, puesto que debe cumplir con las legislaciones cambiantes de nuestro entorno, como también ajustarse a nuevas y modernas tecnologías. Un mal escenario es aquel donde usted adquiere un software que le guste, pero que queda inservible porque el proveedor quebró o simplemente descontinuo esa línea de producto.
Si ya descubrió la solución de gestión empresarial que se ajusta a su negocio, presupuesto y necesidades operativas, ¡tome la decisión! Si logró identificar un buen proveedor y un buen software, estamos seguros que su negocio se verá altamente beneficiado al potenciarse con una herramienta de gestión.
Créanos, pasados unos meses usted mirará para atrás y se preguntará como lograba operar sin la herramienta… ¡Desde PSL le deseamos mucha suerte con su proceso de selección!
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
