Software para gestión de negocios: Algunas recomendaciones en la implementación del software (Parte 2)

Tiempo de lectura: 2 min

Un punto muy importante a considerar –y que se hace crítico para el éxito de una implantación—es que la misma depende tanto del proveedor de la solución de gestión empresarial, como de apoyo y compromiso de los usuarios líderes de parte del negocio que implementa.  Como se ve más adelante, los insumos fundamentales para una implantación son, por un lado, la información de la empresa, sus procesos y sus datos, y por el otro, conocer la herramienta como tal.  Sin una apoyo comprometido y disciplinado de parte usuario líder, la implantación se quedaría sin insumos de calidad y por ende tendría un riesgo importante de fallar.

Tenga en mente la recomendación anterior al explorar algunas de las principales actividades que implica una implantación, descritas a continuación:

  • Solicitar al usuario el ingreso en la plataforma de los saldos de su operación (por ejemplo los saldos contables, saldos de inventario, saldos de cartera, entre otros).  Esta etapa es esencial para cargar el “historial” de la compañía en el software.
  • Pedir al usuario que ingrese los terceros con los que su compañía hace negocios, tales los proveedores, clientes, instituciones financieras, prospectos de cliente, entre otros.
  • Establecer los permisos que tendrán los diferentes tipos de usuarios del software, según los requerimientos del negocio.  Una buena aplicación de gestión empresarial debe permitir un manejo granular de quién puede hacer qué y quién puede ver qué en la aplicación.  Esto es esencial para proteger la confidencialidad de sus datos delicados, como también para generar una trazabilidad de las acciones que se toman en el software.
  • Parametrizar la estructura contable de la compañía, incluyendo la forma como la aplicación debe contabilizar las transacciones que en ella se generan. En esta etapa, también se configuran las líneas de impuestos a ser utilizadas, lo mismo que los formatos de estados financieros de la compañía (se parametriza como la aplicación debe construir un P&G, un Balance, etc.)
  • Revisar la información que se ingresó al nuevo software.  Si su información es inexacta, el software producirá resultados igualmente inexactos.  Recuerde: es más fácil filtrar la información antes de que ésta sea procesada en el software.  Una vez ingresada, devolver un error es mucho más difícil, pues se deben “desenredar” todas las operaciones que el software comienza a ejecutar con la información base.

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