Software para gestión de negocios: Algunas recomendaciones en la implementación del software (Parte 3)

Tiempo de lectura: 2 min

Una vez configurado el software con los datos y procesos de su empresa, continua una etapa final de la implementación si la cual la misma no sería un éxito: el entrenamiento final de los usuarios de su negocio. No podemos enfatizar suficiente la importancia de este punto, por lo cual nos atrevemos a dar algunas de nuestras recomendaciones generales:

  • Muchas de las frustraciones con un software que se encuentra recién implementado radican más en el desconocimiento de cómo operarlo y de lo que éste puede hacer, que en una falla de la herramienta como tal.  Por este motivo, recomendamos asegurarse que dentro de su negocio exista una persona que pueda dedicar tiempo en convertirse en un “experto” en el uso de la solución.  Esta persona será luego la encargada de educar a otros usuarios del software en el día a día de su empresa, y resolverles prontamente sus inconvenientes.
  • Mejor aún, si su organización tiene el tamaño suficiente, le recomendamos permitir que dos personas se conviertan en usuarios expertos de la solución. De esta manera, si una de las personas conocedoras por cualquier motivo se va de su empresa, usted cuenta con otra fuente de información y entrenamiento que será invaluable para su operación.   
  • Recuerde invertir tiempo comunicando a todos sus empleados y muy especialmente a los usuarios del software, los “porqué” que llevan a su negocio a “tomarse la molestia” de implementar una nueva herramienta.  Reconocer públicamente las ventajas que una solución trae a la empresa, genera una ambiente de apertura hacia el cambio y una disposición positiva para afrontar los retos que trae aprender a operar con una nueva herramienta  y unos nuevos procesos.
  • Cuando logre conocer de un “caso de éxito” con la herramienta dentro de su empresa, socialícelo con los demás empleados.  Esto genera una percepción positiva del cambio frente a otros miembros de la organización, generando curiosidad (“sí a mi colega le fue bien con el software, tal vez a mi también me puede ir bien!”)
  • Por último, tenga paciencia!  Todo cambio es de cierta manera “traumático”.  La psicología humana es tal que muchas veces nos lleva a preferir “malo conocido, que bueno por conocer”.  Por supuesto, nuestros negocios no sobrevivirían ni sería competitivos si se quedan en el pasado, pero entienda que para los usuarios, acostumbrarse a una nueva forma de hacer las cosas toma tiempo.

 

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