Aplicativo contable: ¿Qué elementos debe tener?

Tiempo de lectura: 3 min

Toda empresa suele tener relaciones comerciales con proveedores. Si se trata de una constructora, entonces sus proveedores serían las empresas que se dedican a la producción de materiales de construcción, como cemento, arena, productos químicos, herramientas, etc.

El escenario de cuentas por pagar, (también conocido como proveedores), permite llevar un registro de las actividades comerciales de la empresa. Esto ocurre así porque la mayoría de las empresas que funcionan como proveedores ofrecen sus servicios a crédito.

Cuentas por cobrar – Cartera

Así como una empresa necesita de proveedores, también cuenta con ventas a crédito. La empresa constructora del ejemplo anterior, basa su negocio en la venta de las casas o apartamentos que produce.

Por tanto, este campo permite hacer un seguimiento de los créditos que ha dado a los clientes y las entidades bancarias.

Impuestos

No hay mucho que decir respecto a este elemento de un aplicativo contable. Es una sección donde se lleva a un balance de que una empresa se encuentra al orden del día en materia tributaria, permitiendo observar de manera anticipada que es necesario pagar.

Administración de terceros

Este elemento de un aplicativo contable es necesario para estructurar bien las relaciones comerciales entre proveedores y clientes, como también la nómina de empleados. Este ambiente del software permite que una empresa sea asociada por un NIT, para así facilitar las búsquedas.

Costos

En el escenario de costos se lleva la contabilidad referente a los costos de producción que lleva una empresa. Por ejemplo, si se trata de una empresa de confección de ropa, se tiene en cuenta el valor de la tela, los botones, la mano de obra, entre otros.

Este aspecto del aplicativo contable es muy necesario para que la empresa pueda analizar cuáles pueden ser las ganancias que puede obtener de cada producto y cómo esto aporta a sus finanzas.

Control de comprobantes

En tanto una empresa cuenta con facturación que expide a sus clientes y proveedores, este campo permite llevar un registro de dicha información contable. Esto se centra en facturación relacionada con ventas, compras, ingresos, egresos, pagos, entre otros.

Conciliación bancaria

Probablemente, este ambiente del software es uno de los más importantes que existen. Se trata de una parte del software donde se analizan los movimientos y transacciones realizadas en las cuentas bancarias de la empresa. Hacia final de mes, también los movimientos contables que realiza una empresa.

Informes generales

Toda la información que ha sido introducida en el aplicativo contable debe contar con un escenario donde se puede visualizar en gráficos y balances la situación financiera de la empresa. Es una herramienta muy útil para tomar medidas inteligentes para que el proyecto mantenga siempre su estabilidad.

Activos fijos

El escenario de activos fijos tiene que ver con toda la maquinaria con la que cuenta una empresa para llevar a cabo sus procesos administrativos y de producción. Por ejemplo, un PC supone una herramienta de trabajo que hace parte de lo que la actividad de una empresa requiere.

Gracias a este aspecto del aplicativo contable, la empresa se hace una idea de la depreciación que están teniendo los productos que ha adquirido. Si la empresa llega a ser vendida, estos activos fijos se tienen en cuenta como parte del valor de ésta misma.

Interfaces

El ambiente de interfaces es un escenario, donde el aplicativo contable puede ser compatible con otros programas. Si se tiene una contabilidad en un hoja de cálculo de Excel, esta puede ser agregada al programa, o viceversa. También es un ambiente que permite la sincronización del software con la Nube y el resguardo de información.

Su enfoque más que todo está centrado en la exportación e importación de archivos compatibles con el software.

Éstas y otras características son de carácter esencial en cualquier aplicativo contable que quiera cubrir todos los aspectos y procesos financieros de una pequeña o mediana empresa.

 


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