Los sistemas de gestión se han tornado muy populares en los últimos años, ya que han permitido solucionar la operatividad y repetitividad de procesos que no generan valor a la compañía, pero que son necesarios para el negocio.
Por ello, es importante realizar un ejercicio de entendimiento de las razones por las que muchas empresas deciden incorporar estos sistemas dentro de su ecosistema administrativo, para así mejorar la eficiencia de sus procesos y por ende, su competitividad.
Beneficios de los sistemas de gestión
Ventaja
Definición
Incremento de la productividad
Al adquirir un Sistema de Gestión lo primero que obtendrá será una mejor armonía en sus procesos operativos puesto que logrará conseguir un mejor control del proceso.
Cuando un sistema de gestión funciona a normalidad se logran aunar todos los procesos logrando así armonizar y estandarizar los flujos de información dentro de todas las áreas de la compañía.
Esto mitiga el error al que muchas empresas se exponen cuando usan múltiples programas para múltiples procesos, creando riesgos innecesarios en la confección y consolidación de la información.
Así mismo, obtendrá una optimización de aquellos procesos que sí generan valor y reducirán aquellos procesos obsoletos que no representan ningún valor para la compañía, por lo que habrá una gradual reducción en los costos de operación y de soporte, para así transformarlos en acciones y decisiones que generen impacto dentro del negocio.
Predicciones
Cuando un sistema de gestión es aprovechado al máximo, la empresa empezará a ver una optimización en sus procesos de toma de decisiones por parte de los dueños.
A través de una correcta utilización de los datos dentro de la compañía a través de la utilización de un Sistema de Gestión, se abre la posibilidad de que la compañía pueda anticiparse a las tendencias vinientes y así mismo tomar decisiones proactivas antes de tiempo, como por ejemplo:
Crear una línea de negocio que permita ser pionero en el mercado.
Rediseñar las estrategias comerciales por cambios en el mercado.
Por ello resulta vital para las empresas la adquisición de un Sistema de Gestión para así ser más competitivos y rentables en el mediano y largo plazo.
Mejora la comunicación y colaboración
Con la facilidad que brinda el Sistema de Gestión con la automatización y facilitación de aquellas labores que son operativas, permite que los colaboradores se sientan más involucrados con la estrategia del negocio por lo que podrán contar con objetivos que son más alcanzables y que repercuten positivamente en las empresas en su incesable búsqueda en la generación de valor.
Así pues, se puede decir que el ratio de productividad por hora de un trabajador se verá gratamente beneficiado. Mayor productividad empresarial, es mayor rentabilidad empresarial.
Así mismo, al estar incorporados dentro del flujo de gestión los clientes, proveedores y otros terceros, permite anticiparse mejor a fijación de plazos, necesidades y otros requerimientos, mostrando una gestión más proactiva que reactiva.
Aumento de la rentabilidad
Cuando se adquiere un sistema de gestión, de inmediato se empiezan a materializar una reducción de costos en los manejos de información y administración.
Al tener un sistema de gestión, se cuenta con información valiosa que permite visualizar que clientes, proveedores o procesos son los más eficientes y son a esos a los que debemos apuntalar esfuerzos para mejorar los márgenes de rentabilidad en la compañía.
Mejora del servicio al cliente
Al adquirir un Sistema de Gestión se está dando un paso adelante en la sofisticación de los procesos para así aumentar el valor y la rentabilidad de la compañía. Para lograr mayores utilidades, se requieren mayores ventas y éstas se concentran en los clientes.
Cuando todo el proceso de la cadena de valor se logra ejecutar con armonía dentro del Sistema de Gestión Empresarial, esto garantizará una notable mejora en los tiempos de respuesta para los clientes, generando así un impacto positivo desde el punto de vista financiero y desde el punto de vista reputacional.
Con toda esa visión integral, desde el punto de vista comercial, la empresa tendrá información valiosa para aportar mayor valor agregado respecto al mercado y obtener un mayor grado de fidelización.
Con menos recursos, más volumen
Uno de los grandes atractivos que tiene la adquisición de un sistema de gestión, es que permite que una empresa con recursos mínimos, pueda operar con grandes volúmenes de información, por lo que siempre será importante operar con la mayor capacidad posible, ante un inesperado incremento de la información y/o del volumen de negocios como tal.
Inversión
Los sistemas de gestión tienen la ventaja que al haber una amplia gama de posibilidades, es posible también encontrar de diferentes precios.
Lo importante es que la empresa haga el esfuerzo de adquirir el que más le convenga según su necesidad.
Seguridad
Un Sistema de Gestión brinda buenas herramientas para la seguridad de la información. En la mayoría de las veces, este tipo de sistemas permite realizar una alta personalización en los accesos, de acuerdo a los niveles jerárquicos de la compañía y sus respectivas áreas.
Esto en función de que los empleados de una jerarquía menor, no tendrán acceso a información sensible que debe ser gestionada por funcionarios de mayor responsabilidad.
También este tipo de sistemas posee protocolos de seguridad que resguardan y respaldan la información ante ataques de terceros. Por lo que la compañía, podrá sentirse con la confianza absoluta de que su información no será atacada y manipulada de forma externa, dadas las situaciones actuales en materia de seguridad de la información.
Conclusiones
Cualquier sistema de gestión que se elija, generará una mejora en la competitividad y por ende en su rentabilidad, ya que reduce los tiempos de tareas y procesos repetitivos, abriendo la posibilidad de que los dueños se enfoquen en adquirir más negocios y ventas.
En la medida de lo posible, es importante que el sistema de gestión a seleccionar sea lo más flexible posible, para que se adapte a los cambios en el entorno del negocio. Para así mantenerse vigente y competitivo en el mercado.
La mejora de la comunicación con todos los stakeholders del negocio, incrementa la percepción de la reputación de la empresa, generando y consolidando así mayores relaciones comerciales.
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