La DIAN ha establecido un cronograma para la implementación obligatoria de la Facturación Electrónica en Colombia. Según la nueva normativa de “validación previa”, es necesario utilizar un software especializado para emitir facturas electrónicas. Este mecanismo requiere que los establecimientos generen una “pre-factura” que se envía a la DIAN para su validación en tiempo real. Una vez aprobada, el software especializado generará una factura electrónica válida y pre-validada por la DIAN. Es importante contar con un sistema informático conectado a internet para cumplir con esta nueva norma y seleccionar un software adecuado para la facturación electrónica.
Consideraciones para escoger un Programa de Facturación Electrónica
¿Cómo elegir el mejor Programa de Facturación Electrónica?
La DIAN acaba de emitir la Resolución 000020 del 26 de Marzo de 2019, y con ella un cronograma definitivo para que la mayoría de empresas en Colombia implementen de manera obligatoria la Facturacion Electronica.
Bajo el nuevo mecanismo de “validación previa” que exige la DIAN, se hace imprescindible para cualquier negocio que quiera emitir una factura electronica utilizar un software especializado diseñado para tal fin.
¿Por qué? El mecanismo de validación previa requiere que un establecimiento que quiere emitir un documento electrónico genere primero una “pre-factura”, la cual viaja a la DIAN en tiempo real, a través de internet y en formato electrónico, para ser validada.
Así pues, en una velocidad similar a la que tarda un datafono en aprobar una transacción de compra, la DIAN validará cada pre-factura electrónica enviada por un establecimiento, aprobando o rechazando la misma, en línea y en tiempo real (como dato curioso, se calcula que la DIAN deberá validar casi 6 millones de facturas de todo tipo de establecimientos en Colombia, en un día promedio!).
Una vez aprobada por la DIAN la pre-factura electrónica, el software especializado recibirá una notificación de “aceptada”, procediendo luego a generar al adquirente una factura electrónica válida y pre-validad por la DIAN.
Conociendo el proceso anterior, nos damos cuenta como desde las empresas más pequeás y unipersonales hasta las más grandes, requerirán algún tipo de sistema informático conectado a internet para facturar electrónicamente (y, sobretodo, para poder validar con la DIAN la “pre-factura” electrónica). Por lo anterior, seleccionar un software adecuado se hace todavía más crítico para cumplir con la nueva norma de facturacion electronica.
Teniendo en cuenta lo anterior, conoce algunas recomendaciones para escoger el mejor programa de facturación electrónica:
- ¿Me ajusto a una solución de facturacion electronica gratis, o vale la pena invertir en una solución paga?
Existen algunas alternativas gratuitas disponibles en el mercado. Sin embargo, como es de esperarse, son muy livianas en su alcance funcional. Ejemplo: Solución gratuita de facturacion electronica de la DIAN (https://facturaciongratuita.dian.gov.co):
Tal vez la solución más conocida de facturacion electronica gratis es aquella que la DIAN puso a disposición de toda empresa o personas natural en Colombia. La solución de facturacion electronica que ofrece la DIAN se accede desde internet, y permite manejar una funcionalidad liviana de generación de facturas y catálogos de productos o servicios (éstos últimos facilitan la creación de una factura sin tener que digitar los productos o servicios de nuevo cada vez que se produce un documento).
Algo desfavorable al tratar de operar con la solución gratuita que ofrece la DIAN, es lo engorroso del procedimiento para poder utilizarla. Los comercios o negocios deben aplicar y presentar documentos diversos para poder que la DIAN les autorice el uso del sistema. Muchos comercios desisten del proceso pues les parece algo complejo de tramitar.
Adicionalmente, una limitante de la solución es que únicamente genera facturas o documentos electrónicos. La solución no abarca, por ejemplo, el manejo contable, el manejo de cartera, el manejo de estadísticas a profundidad de lo que ocurre en el negocio, o el manejo de temas logísticos (control de inventarios, compras, despachos) –todos los anteriores campos requeridos para gestionar y mejorar la operación de una empresa.
Por todo lo anterior, soluciones de facturación electrónica gratis como la ofertada por la DIAN tienden a resolver una urgencia legal (o sea, cumplir con la ley de facturación electrónica) pero no tienen, en nuestro concepto. el alcance suficiente para sistematizar un negocio de manera integral.
- Soluciones de facturación electrónica gratis ofertadas por terceros en Colombia:
Los principales proveedores de software de gestión empresarial ofrecen módulos también algunos planes de facturacion electronica gratis. Típicamente lo hacen en planes específicos y limitados que ofrecen un cierto número de facturas electrónicas gratuitas cada mes.
En nuestra experiencia, las soluciones gratuitas de facturacion electronica ofertadas por las casas de software en Colombia son útiles para negocios que emitan pocas facturas al mes, puesto que la mayoría se limitan a 10 o 20 facturas electrónicas por mes, sin costo. Sin embargo, a medida que el negocio crece, comienza a ser necesario acogerse a un plan de mayor volumen de facturación, el cual típicamente tiene costo.
Similarmente, las soluciones de terceros con componente de gratuidad son típicamente limitadas en su alcance funcional. Pero, diferente a la plataforma gratuita de la DIAN, los planes gratuitos de facturacion electronica ofertados por terceros si permiten hacer un “upgrade” o “escalar de plan” para operar una solución más integral y amplia en la gestión de un negocio (obviamente, una vez se escala de plan, el proveedor de software comienza a cobrar por el servicio). Algunas de las funcionalidades que ofrecen este tipo de plataformas, además de la facturación electrónica, incluyen: gestión de cotizaciones, gestión de inventarios, gestión de compras, historial del cliente, gestión de cartera, reportes gerenciales, nómina, manejo contable, entre muchas otras.
- ¿Debo integrar mi software a una plataforma de facturación electrónica o es más conveniente operar con un programa para facturación electrónica que ya integre todo lo necesario para generar documentos?
Tal como lo mencionamos anteriormente, la nueva modalidad de facturacion electronica exigida por la DIAN (conocida como “validación previa”), requiere la aprobación previa por parte de la DIAN, en tiempo real, de cada documento electrónico para que éste pueda ser expedido. Por lo tanto, todo negocio que quiera cumplir con la norma tiene que utilizar algún tipo de plataforma conectada a internet para operar la facturacion electronica con validación previa.
Técnicamente y por legislación, el servicio de envío de facturas electrónicas a la DIAN es intermediado por los llamados “Proveedores de Tecnología”. Existen, en este momento, 73 Proveedores de Tecnología de Facturación Electrónica en Colombia.
Algunos de estos proveedores solo se dedican a canalizar facturas electrónicas (o documentos electrónicos en general) entre los comercios y la DIAN. Otros, además de ser Proveedores Tecnológicos, se dedican también al desarrollo de aplicaciones de Gestión Empresarial (también llamados ERP).
Con el contexto anterior podemos revisitar nuestra pregunta original: ¿debemos integrarnos con un software de facturacion electrónica o adquirir una nueva solución de gestión que ya incorpore la facturación electrónica?
El escenario de integración es complejo. ¿Por qué? Cualquier integración tendrá que ser robusta y operar en tiempo real (para poder cumplir con la “validación previa”). Ahora bien, las integraciones de este tipo –llamadas integraciones bi-direccionales– son posibles pero son también costosas y complejas de mantener operativas en el tiempo. Por tal motivo, la alternativa de integración solo será viable, en la práctica, para aquellas empresas que cuenten con un departamento de sistemas interno. Para las demás empresas recomendamos otras estrategias menos costosas.
En consecuencia, para las empresas pequeñas o para las PYME que no cuenten con recursos de tecnología propios, recomendamos una estrategia mucho más sencilla: consta en implementar un software de gestión (o ERP) que ya incorpore la facturación electrónica de manera nativa, embebida en el software mismo. Lo anterior permite a una empresa utilizar un único software para preparar sus documentos electrónicos, enviarlos a la DIAN para su validación, y generar finalmente la factura electronica.
El proceso es transparente, pues en el mismo software –que se encuentra necesariamente o en la nube o conectado a internet—el empresario puede entender si la DIAN aceptó la factura, o si fue aceptada o rechazada por el adquirente, sin necesidad de entrar a dos plataformas separadas o de comunicar la una con la otra (pues todo esto ya lo resuelve la plataforma de facturación nativa electrónica).
- ¿Debo buscar una plataforma para facturación electrónica que solo cumpla esa función o me ofrezca una solución más poderosa e integral?
Desde nuestra perspectiva, la facturacion electronica genera una gran oportunidad de cambio, modernización y sistematización para las PYME en Colombia. Hoy por hoy, muchas empresas operan sin software (en talonarios en papel) o en Excel. Otras operan con software legado que no se encuentra interconectado a internet, y por ende no podría operar efectivamente la facturacion electronica bajo validación previa.
Desde este punto de vista, una PYME que deba actualizar sus sistemas para hacerlos compatibles a la facturacion electronica, puede aprovechar la iniciativa de cambio tecnológico y optar por adquirir una solución integral de gestión empresarial (ERP) que además de la facturación electrónica, incorpore también otros módulos de gestión críticos para su empresa.
De ésta manera, la PYME puede mejorar significativamente su operación y hacerse más eficiente y rentable (por ejemplo, disminuyendo inventarios obsoletos, evitando agotados y rotando mejor su mercancía, disminuyendo sus días de cartera vencida con una gestión más eficaz, mejorando su velocidad de respuesta al cliente al cotizar, controlando mejor la gestión de su fuerza de ventas, entre muchas otras.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
