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Es muy entendible que muchas empresas cuando comienzan el arduo viaje de la implantación de un Software ERP, se encuentren con el miedo implícito de que este no tenga las garantías de seguridad y salvaguarda de información que quieren los dueños de las empresas.

Por ello, es importante validar y saber cuáles son los protocolos de seguridad que ofrecen los Software ERP en aras de brindar mayor tranquilidad ante este asunto.

¿Son los Software ERP seguros?

Bueno, esta es una pregunta que cualquier miembro de la empresa se hace una vez el Software ERP es implantado. Es posible decir que dada la información tan sensible que se puede almacenar en un Software ERP, podría ser perfectamente blanco de hackers y de personas inescrupulosas. Es válido decir que cualquier fabricante de Software ERP construye este tipo de soluciones con la mayor robustez posible. Sin embargo, existen cada día actualizaciones (tanto del lado del Software ERP como de ataques informáticos), que a veces no se pueden controlar, por eso es importante realizar un monitoreo constante que permita tener una debida salvaguarda de la información.

Vamos a ver entonces algunos de los aspectos que se deben considerar en la seguridad de un Software ERP.

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Instaurar buenas prácticas de ciberseguridad dentro de la organización

En un concepto tácito de seguridad, el primero que debe darse seguridad es uno mismo. Esta expresión también debe ser elevada al nivel del Software ERP, por lo que lo primero es realizar una profunda sensibilización dentro de la organización para que los colaboradores entiendan la importancia de la salvaguarda de la información. Algunas prácticas que se pueden instaurar dentro de la organización son:

  • Sensibilización a los empleados: al ser los empleados los primeros que tienen acceso a la información de la organización, es importante hacerles entender los riesgos a los que pueden estar expuestos y que deben mitigar y evitar en aras de mantener a salvo la información. Una buena forma es realizar ejemplos prácticos de las posibles amenazas a las que puede estar expuesto el Software ERP a través de los empleados, para así desarrollar el sentido de alerta dentro de los miembros de la organización.
  • Establecer un manual de uso: un manual de uso que logre ilustrar las mejores prácticas alrededor del uso del Software ERP ayudarán a la consolidación de la sensibilización de los empleados frente a la información del Software ERP. Consideraciones a tener en cuenta al momento de diseñar este manual de uso:
    • Definir las jerarquías de acceso y modificación de la información, para asegurar una buena gobernanza dentro del Software ERP.
    • Segregación de funciones, para así permitir mapear de mejor manera los responsables de las diferentes áreas y sus entradas de información.
    • Realizar prácticas de reinducción que fortalezcan el conocimiento de los empleados dentro del Software ERP.
  • Salvaguardar la infraestructura: si bien los ataques se realizan directamente al Software, hay que considerar la posibilidad de que el hardware donde reposa el software, puede ser susceptible de algún robo, por lo que es importante tener claros los sitios y mecanismos para mantener seguro la infraestructura donde reposa la información de la empresa.
  • Implantar tantos protocolos de seguridad como sea posible: una práctica que toma mucha fuerza es el tema de cifrar la información sensible, y correr rutinas que aseguren que la información no quede expuesta. Por ejemplo, cerrar sesión en las máquinas de los colaboradores cuando pase cierto tiempo inactivo.

Acciones de seguridad a ejecutar dentro del Software ERP

RiesgoDefinición
Evaluación y PrevenciónPara poder tener un mejor control de esta acción, es importante tener en cuenta un constante análisis de las debilidades existentes, con ello se asegura un mapeo de lo actual y permite tener mecanismos sobre los que puedan pasar.
 
Adicional, este tipo de acción debería evaluar el Software ERP de manera integral considerando ítems como la configuración de la arquitectura, la configuración de seguridad existente dentro del Software ERP y la validación de los roles, que asegure un correcto Gobierno de información dentro del Software ERP.
DetecciónAunque la gestión activa de prevenir siempre será mejor que la gestión pasiva de atacar, en algunos casos la prevención no puede hacer frente ante nuevos escenarios de comportamientos anormales dentro del Software ERP. Esto, por lo general sucede cuando se instalan parches, mejoras y/o actualizaciones dentro del Software ERP, que obligan a hacer un ejercicio de detección, que permita actualizar la base proactiva de la gestión de Evaluación y Prevención.
 
Para ello, los departamentos de IT de las compañías deberían ejecutar las siguientes acciones dentro del Software ERP: una rutina de análisis de los logs para detectar alguna amenaza por algún comportamiento no usual dentro del Software ERP. Validar si existe una filtración de datos por terceros o apps de terceros, para así redefinir las jerarquías de seguridad dentro del Software ERP. Monitorear el comportamiento de los usuarios, validando como horarios o zonas fuera del alcance, para así detectar algún comportamiento inusual dentro del Software ERP.
ObsolescenciaSi el Software ERP no se actualiza a su más reciente versión, automáticamente puede tornarse en blanco fácil, ya que la seguridad decrecerá. Por eso es importante que una vez salga una nueva actualización y/o parche, este sea instalado a la mayor brevedad posible para no exponer la información.
Falta de gobernabilidad y accesibilidadEs importante que una vez el Software ERP esté instalado, se haga un fuerte ejercicio de definir los accesos a la información por parte de personal interno y externo; siendo estos últimos, por lo general, los mismos desarrolladores del Software ERP.
 
Por ello, se debe realizar un buen mantenimiento de las medidas de seguridad dentro del Software ERP, para que así exista salvaguarda desde la definición de configuración de seguridad.

¿Qué riesgos se pueden presentar dentro del Software ERP?

RiesgoDefinición
ObsolescenciaSi el Software ERP no se actualiza a su más reciente versión, automáticamente puede tornarse en blanco fácil, ya que la seguridad decrecerá. Por eso es importante que una vez salga una nueva actualización y/o parche, este sea instalado a la mayor brevedad posible para no exponer la información.
Falta de gobernabilidad y accesibilidadEs importante que una vez el Software ERP esté instalado, se haga un fuerte ejercicio de definir los accesos a la información por parte de personal interno y externo; siendo estos últimos, por lo general, los mismos desarrolladores del Software ERP. Por ello, se debe realizar un buen mantenimiento de las medidas de seguridad dentro del Software ERP, para que así exista salvaguarda desde la definición de configuración de seguridad.

Conclusiones

  • Es importante una adecuada definición de los roles dentro del Software ERP, para así definir las mejores prácticas a seguir de acuerdo al grado de jerarquía del usuario.
  • Establecer buenas prácticas en cuanto a los horarios de acceso al Software ERP, permitirán detectar con mayor facilidad comportamientos anormales en el Software ERP.
  • Permitir que el personal de IT haga todas las rutinas necesarias para así tener muy protegida la información del Software ERP.

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