El activo más valioso de cualquier organización es el recurso humano; su eficiencia está directamente relacionada con la sostenibilidad y rentabilidad del negocio. Sin embargo, la gestión eficaz de los colaboradores puede llegar a ser un desafío. Para enfrentar este reto en la gestión administrativa, la mejor solución es tener un Software ERP que integre y automatice los procesos de la Nómina.
El software ERP con la funcionalidad de nómina admite una variedad de funciones especiales, que van desde el cálculo de pagos de nómina con deducciones individuales hasta el mantenimiento de la información requerida para los informes financieros y tributarios. En este artículo de Loggro podrás conocer las ventajas de utilizar un ERP para la trazabilidad de la nómina y la historia laboral de los empleados.
Ventajas de un Software ERP en procesos de nómina
El Sistema ERP se puede utilizar para la gestión de las nóminas, contrataciones, evaluaciones, ofertas de trabajo y todo esto se integra bajo un mismo módulo lo que facilita la gestión general y la toma de decisiones.
Además de las mencionadas aplicaciones que tiene un ERP existen otras ventajas que conviene tener presente. A continuación, enumeramos algunas que podrá encontrar en el ERP de Loggro Enterprise:
- Periodos de Liquidación: Es probable que algunas compañías como parte de sus estrategias de gestión administrativa, puedan modificar sus periodos de pago, de acuerdo con sus estrategias empresariales y flujos de caja o realizar pagos extraordinarios a algunos empleados. Loggro Enterprise nómina le permite registrar y automatizar los pagos de la nómina para cada uno de los eventos que se presenten en un periodo de nómina en tiempo real, realizando pagos especiales y asimismo, registrarlos automáticamente en el historial de pagos que recibe cada empleado periodo tras periodo.
- Información demográfica y personal de los empleados: Al digitalizar la información básica y particular de cada uno de sus empleados como: la fecha de nacimiento, el sexo, el estado civil, la formación académica, la experiencia laboral, hobbies, condiciones médicas especiales, estrato socioeconómico y las tallas o medidas de sus dotaciones, podrá tener una perspectiva global de las competencias de un empleado, sus puntos fuertes y aquellos en los que el responsable de equipo o el departamento de Gestión Humana pueden contribuir a mejorar. Además, ayudará a crear planes de desarrollo para los empleados con el objetivo de impulsar su carrera al interior de la compañía.
- Reducción del ausentismo: Al mantener la trazabilidad y Control histórico de incapacidades y ausentismos podrá detectar a tiempo posibles irregularidades como la realización de horas extra de forma continuada o ausencias no justificadas. Esto hará que sea posible la puesta en marcha de acciones específicas para mejorar estas situaciones y evitar que terminen en un problema de ausentismo que afecte toda la estructura organizacional de la compañía.
- Histórico de los pagos realizados a seguridad social: Con el Software ERP podrá agilizar el proceso de pago de seguridad social y parafiscales, y mantener el registro en detalle el histórico de autoliquidación; así como el reporte de la unidad de gestión de pensión y parafiscales – UGPP.
- Optimización de la organización: un ERP permite aumentar la agilidad y la organización de procesos, sobre todo a través de la utilización de un flujos de trabajo con el que puede automatizar ciertos procesos de la nómina como los históricos de vacaciones, ingresos y retenciones, préstamos y deducciones realizadas a cada empleado; historial que puede ser autogestionado, a través de internet.
- Seguridad para el tratamiento de datos: Lo normal es que las organizaciones manejen un alto volumen de datos e información de sus empleados. Un ERP facilita su registro, interpretación y trazabilidad de la gestión e historia laboral de los colaboradores. Así, la organización no solo lleva una documentación al día, sino que también cumple con la ley general de protección de datos.
- Eficiencia en la toma de decisiones: Si la información está bien organizada es mucho más sencillo interpretarla y, con base en ello, tomar decisiones. Por eso, dentro de los ERP, en especial con módulos de nómina se impacta positivamente tanto en la gestión actual de la organización como en las decisiones futuras, contemplando el crecimiento del personal al interior de la compañía, la organización y los flujos de trabajo de las diferentes áreas, manejo oportuno y transversal de la comunicación, etc.
Habilite la automatización de procesos de nómina para optimizar los flujos de trabajo
Un software ERP debe contar con integraciones para la gestión de nómina, automatizar actividades que requieren ingreso de datos o informes. Esto permite obtener resultados precisos más rápido y con menos esfuerzo. Además, optimiza el tiempo al evitar que los empleados dediquen horas de trabajo en la recopilación y almacenamiento manual de información de varias fuentes.
Los ahorros de tiempo y dinero no son los únicos beneficios de automatizar su proceso de nómina. La automatización de la nómina es más precisa que la nómina manual, lo que reduce el riesgo de pagos incorrectos o deducciones que deben ajustarse después de realizar los pagos.
Otro beneficio es que las nóminas automatizadas mantienen los registros, lo que garantiza que las empresas cumplan con los requisitos contables para la verificación tributaria y fiscal y con el pago de las prestaciones a que haya lugar.
Aquí hay 7 procesos de la gestión de la nómina que puede automatizar con su software ERP
Programar los pagos de nómina: El Software ERP deberá permitir programar automáticamente los pagos de la nómina de su empresa, de acuerdo con la periodicidad establecida y método de pago.
Registrar la historia laboral de los empleados: Con la automatización de la nómina, podrá tener la trazabilidad de la historia laboral de sus empleados, como fechas de vinculación, vacaciones, ausencias, horas laboradas por periodo, horas extras, etc.
Calcular prestaciones sociales: Registre y liquide de manera automática las prestaciones sociales de manera individual de cada uno de los empleados, teniendo en cuenta el tipo de contrato, el rango salarial o los incrementos periódicos. El Software ERP ajusta los valores de acuerdo con los porcentajes y ajustes salariales establecidos por ley.
Generar comprobantes de pago de nómina: Envíe los comprobantes de pago y certificados de retención a través del correo electrónico a sus empleados luego de realizar los pagos correspondientes y de transmitir correctamente la nómina a la DIAN.
Realizar cartas laborales: Personalice las cartas laborales según las necesidades de su organización, estableciendo formatos específicos que se automaticen con la información individual de cada uno de sus colaboradores.
Eliminar el uso de papel: Con el software ERP podrá mantener los registros de su nómina en un sistema completamente digital, realizando copias de seguridad periódicas de la información de su nómina de manera automatizada en un almacenamiento local, reduciendo significativamente el uso de papel al no tener que almacenar de manera física los registros contables relacionados con la nómina.
Acceso de los empleados a sus registros individuales de nómina: La mayoría de las plataformas de nómina automatizadas deben facilitar a los empleados el acceso a sus registros de nómina, con la capacidad de gestionar de manera individual sus comprobantes de pago, cartas laborales, estudio de vacaciones, histórico de vacaciones, saldos de préstamo y certificados de retención en la fuente.
Automatizar su proceso de nómina y hacer la vida de su equipo un poco más fácil, es uno de los objetivos empresariales estratégicos que adquieren especial importancia, a la hora de optimizar los procesos administrativos y corporativos; con seguridad su negocio funcionará de manera más fluida y económica.
Finalmente, el éxito de cualquier proceso empresarial radica en gran medida en la eficiencia. Los softwares ERP automatizados garantizan la transmisión oportuna, la precisión y la confiabilidad. Eliminan en gran parte la intervención del recurso humano y brindan resultados consistentes y confiables. Pueden ser una excelente propuesta de ahorro de costos a largo plazo.
Si necesita un Software ERP para gestionar la nómina de su empresa, le invitamos a solicitar más información acerca de la solución administrativa que Loggro Enterprise ha diseñado para usted.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
