En tiempos donde la pandemia ha forzado a muchas empresas hacia la digitalización, algunas empresas se han visto en la necesidad de mejorar sus procesos con la adquisición de un Software ERP
Sin embargo, es evidente que ejecutar la implantación de un Software ERP en tiempos de crisis no es una tarea fácil, por lo que a continuación abordaremos algunos aspectos importantes a tener en cuenta si su empresa ha decidido asumir el reto de implantar un Software ERP en medio de la crisis.
Haga un mapa de la situación actual y el proyecto de implantación
La actual situación ha hecho que muchas empresas hayan cambiado las formas en que ejecutan su labor, adaptándose así a la situación actual para seguir ejecutando sus labores sin que eso represente algún detrimento en el operar de las empresas. Aquí es importante entender cómo se ejecutan los trabajos durante la crisis para así asignar asertivamente las labores de uno y cada uno de los colaboradores implicados en la implantación del Software ERP. Ideas de mapeo de una situación actual son:
- Manejo actual del equipo de manera remota.
- Coordinación de esfuerzos actuales vs la asignación de nuevas responsabilidades.
- Tiempos de respuesta actuales a las actividades rutinarias.
Es importante hacer un análisis profundo de cómo opera el equipo día a día, para así poder entender el nivel de alcance de responsabilidad que cada colaborador tendrá dentro del proyecto de implantación del Software ERP, dado que es un proyecto que demandará mucho tiempo y tampoco se debe desgastar a cada colaborador, ya que el propósito es que el empleado pueda ejecutar las labores dentro del proyecto, sin que se vean afectadas las labores que lleva día a día.
Establecer horarios, equipos y usar cronogramas para el proyecto
En el momento que la empresa decide embarcarse en un proyecto de implantación de un Software ERP, este siempre se hace con un cronograma, el cual de por si considera todos los atenuantes a los que los usuarios de seguro se enfrentarán, por lo que aquí es primordial que el punto anterior se haya mapeado a conciencia para así realizar la correcta planificación de tiempos y esfuerzos de los empleados que la empresa quiere involucrar dentro del proceso.
Para poder ejecutar la implantación de una manera eficiente y armoniosa, vale la pena que el líder del proyecto de implantación del Software ERP ejecute labores de planeación con los líderes del proceso como son:
- Coordinar con cada uno de los líderes del proceso (generalmente son los coordinadores/líderes/gerentes de área que la empresa ha designado) un cronograma de entregas acordes con el cronograma global. Aquí el líder del proceso ejerce como intermediador entre el líder del proyecto y los colaboradores/usuarios involucrados en los procesos objetos a ser implantados dentro del Software ERP.
- Para que el líder del proceso asegure una buena ejecución en términos de calidad y tiempo de su equipo, es importante que destine algunas horas para ir supervisando. Es más, se sugiere que sea el mismo líder que le designe la franja en la que el colaborador ejecutará las labores encomendadas al proyecto, para así asegurar que podrá hacerlo sin pensar en la labores rutinarias.
- A razón del punto anterior, es importante ir realizado reuniones de seguimiento, donde el líder pueda generar retroalimentación a los colaboradores, para que entre todos exista la percepción de que se está avanzando en completar las tareas asignadas.
- Las reuniones no deben ser tan seguidas, ya que la idea es permitir más tiempo en la ejecución que en la discusión. Algunos equipos de trabajo fallan en un exceso de seguimiento, por lo que las reuniones de seguimiento se terminan transformando en estrés, frustración y otra serie de sentires que no aportan al proyecto. Todo es susceptible de ser mejorado, pero debe ser monitoreado prudentemente.
Unificar el lenguaje, como premisa de implantación
Como casi en todas las actuaciones de la vida, es importante establecer reglas para así asegurar que todos deban comportarse de manera similar y evitar comportamientos que puedan causar incomodidad dentro de la sociedad. Esa analogía sirve dentro de un proyecto de implantación de un Software ERP para asegurar que el lenguaje sea similar, y que el vocabulario a usar dentro del proyecto sea de claridad para todas las áreas, sin que se vean diferencias.
Aquí es importante que los líderes de cada proceso se reúnan con el líder del proyecto para así generar un lenguaje unificado, no solo desde la palabra, sino también en la manera en la que serán diagramados los procesos objetos a ser implantados en el Software ERP. Acá existe un componente importante de comunicación entre áreas, por lo que asegurarse de que dos diferentes áreas tengan unificados los conceptos sobre procesos, productos y/o servicios es importante para encausar positivamente el proyecto en términos de homogeneidad semántica.
Adicionalmente, y en aras de facilitar el acceso a la documentación del proyecto, una buena práctica a ejecutar es la de usar un carpeta compartida donde se puedan guardar todos los archivos y que a su vez sean de fácil acceso para así realizar las correcciones pertinentes a las que haya lugar en las reuniones de seguimiento que cada líder de proceso realice con sus colaboradores. Eso ayuda ahorrar una serie de correos que pueden resultar ser molestos.
Conclusiones
- Es importante que la empresa logre unificar los conceptos entre el líder de implantación del Software ERP y los líderes del proceso, para así facilitar la implantación de la herramienta.
- Usar herramientas online para facilitar la gestión y avance del proyecto es una buena práctica. Importante que la empresa se decida por una en donde quedará consolidado todos los avances del proyecto y así todas las partes interesadas tengan acceso a esa información.
- Al momento de hacer reuniones, que entendiendo la situación actual serán remotas, es bueno hacerlas en pequeños grupos para que sea ágil y provechosa. Una reunión de muchas personas no es eficiente y por demás nada provechosa.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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