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Cuando las empresas manejan altos volúmenes de productos, llámese materias primas o productos terminados, es imprescindible que el Software ERP pueda realizar la trazabilidad de los mismos en aras de realizar una buena gestión de control.

Por ello, es importante que el Software ERP que está implementado o se pretende implementar, brinde toda la información en términos de trazabilidad para que la empresa pueda ejecutar una buena gestión y poder administrar de mejor manera todos sus inventarios.

En este artículo vamos a conocer los tipos de trazabilidad que debe tener un Software ERP para que esa gestión sea lo más exitosa posible.

¿Qué es trazabilidad?

La primera pregunta que se debe responder es: ¿Qué es trazabilidad? Pues bien, la trazabilidad se entiende como los procedimientos preestablecidos que permiten conocer la historia, la ubicación, trayectoria de un producto o de varios productos. Ese es básicamente el concepto.

Ese registro debe ayudar y debe estar consignado dentro del Software ERP para que así el usuario pueda hacer seguimiento y tener claridad de todo el histórico sobre un producto o varios productos. Ahora es importante entender los tipos de trazabilidad que existen en la cadena de suministro, para así el usuario saber cómo hacer el seguimiento debido, dependiendo del punto en donde arranca.

Trazabilidad Interna

Este tipo de trazado de trazabilidad traza los productos cuando se encuentran ya en el punto de venta. Permite validar los procesos en las propias instalaciones como su almacenamiento, posibles manipulaciones y el personal encargado. No obstante, este tipo de trazabilidad tiene unas etapas que vamos a resumir en el siguiente cuadro:

EtapaDefinición
Definición del ProductoEn esta etapa es cuando se definen los del producto como: el nombre, descripción, categoría y otros que la empresa crea conveniente.
Determinación de las TrazasEn esta etapa es cuando se termina la traza del producto, esto es cualquier característica sobre el mismo. A manera de ejemplo, un producto puede tener trazas de peso, formato y color.
Determinación de los AtributosEn esta etapa, las trazas se ven afectadas por cambios, a manera de ejemplo como: humedad o temperatura. Para determinar esas modificaciones es necesario atributos que miden dichas trazas y estos pueden ser medidos a través de sensores.
Determinación de las Trazas DirectasEn esta etapa es cuando las trazas representan un cambio en el producto como: la resistencia mecánica o el peso. Estas se pueden trazar una vez sean los atributos anteriormente mencionados.
Determinación de las Trazas IndirectasEn esta etapa se representa una actividad relacionada con la actividad humana o manipulación del tipo ambiental. Se traza cuando se determinan cambios que afectan al producto.
Registro de TrazabilidadEn esta etapa es cuando todas las trazas se registran por separado y cruzan esa información de ambos tipos para poder trazar el producto en su totalidad.
Informes de TrazabilidadY en esta etapa básicamente es que, a través de los datos que se han registrado en todas las demás etapas y se obtienen informes de trazabilidad que son la base para mejorar todo el sistema de trazabilidad.

Trazabilidad hacia atrás

En este tipo de trazabilidad, su enfoque es el origen. Esto es básicamente el control de productos que se explotan de los proveedores. Para este tipo de trazabilidad se tiene en cuenta varios aspectos como:

  • ¿Quiénes reciben los productos?
  • Origen de los mismos.
  • Detalles de quién los suministra.

De este modo, si llegas a haber algún problema, permite que la empresa pueda comunicarse con dicho proveedor.

En este tipo de trazabilidad también es posible ver temas como: la cantidad que se recibe y la fecha de vencimiento si aplica. También esto se puede corroborar vía la factura que se recibe y se debe registrar todos esos datos que deben ser congruentes .Adicional,  eso sirve para saber en qué fecha exacta ingresó ese producto y en donde será almacenados, para que así la persona de almacén y la empresa tengan total claridad de donde fueron colocados los productos.

El espíritu de este tipo de trazabilidad es saber cuáles son los productos que entran a la empresa. Por ello, se torna vital saber el nombre del proveedor, así como la mayor cantidad de información posible sobre ese mismo proveedor, resultados de controles higiénico y sanitarios si aplica. Es vital que el proveedor pueda dar documentos como facturas, resultados de análisis de productos y algunos datos como información de alimentación, vacunas, tratamientos u otros que la autoridad sanitaria pueda exigir y que considere pertinente.

Trazabilidad hacia adelante

La trazabilidad hacia adelante es ese tipo de trazabilidad que permite, por otro lado, conocer el destinatario inmediato del producto que estamos comercializando. Para ello, se debe identificar el cliente, es decir, a esa persona que le vendemos el artículo producto, así como el lote que fue vendido, la caducidad del mismo, el almacén del punto donde salió y la fecha en la cual el producto es despachado.

En este control, usualmente los consumidores finales se dejan por fuera. Para que este tipo de trazabilidad funcione es menester el registro de conservación, no sólo en productos enviados sino también de quienes son los clientes que están recibiendo ese producto. Por lo cual en esta trazabilidad se registran los datos del cliente, información, rechazo del producto que fue despachado y los resultados de controles que hubo en el lugar al momento del envío, así como incidencias y medidas correctoras que se han aplicado.

Conclusiones

  • Es importante que la trazabilidad se pueda medir a través del Software ERP, con ello la empresa tiene total certeza de todos los momentos en los que su producto estuvo presente en la cadena de suministro.
  • Resulta necesario que la empresa aplique los 3 tipos de trazabilidad, sobre todo el interno, que es el que une a las otras dos trazabilidades, por ello el Software ERP debe estar en la capacidad de realizar esas trazabilidades y así la empresa tendrá total certeza de cómo opera su cadena de suministro en función de buscar oportunidades de mejora que permitan ser más eficiente al negocio.

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