Un Software ERP es más allá que un sistema de base datos, un Software ERP es un aliado estratégico del negocio.
La manera en cómo se gestiona potenciará los resultados de un negocio en función de una mejora en la eficiencia de los negocios. Sin embargo, un Software ERP no es simplemente una decisión de pasarse de un programa a otro, es una transformación de procesos que implica que, no solo el cliente interno será parte, sino que los clientes externos también estarán involucrados de manera indirecta cuando una empresa decide implantar un Software ERP.
Es por eso, que cuando una empresa decide dar el paso para ser más eficiente dentro de sus procesos, es importante que una vez decidido, sepa asertivamente comunicarle a sus clientes y proveedores la decisión que está tomando, para así sensibilizar a todas las partes del proceso que la empresa llevará a cabo. En este artículo abordaremos cómo sensibilizar a clientes y proveedores y, además, cómo hacerles entender que la implantación de un Software ERP es un compromiso por parte de la empresa para con ellos en su misión de ser más eficientes cada día.
Comuníquele a sus clientes y proveedores sobre su proceso de implantación de un Software ERP
El implementar un Software ERP requiere de un proceso de sensibilización desde el personal interno hasta el externo. Una vez que la decisión esté tomada, dígale a sus clientes y proveedores que está en un proceso de mejora a través de la implantación del Software ERP. Para ello, tenga en cuenta que usted debe tener claro el hoy y el después de su relación con el cliente y proveedor. Así que al sensibilizar a sus clientes y proveedores, tenga en cuenta lo siguiente:
- Bríndele seguridad a sus clientes y proveedores de que este cambio será para mejorar y consolidar las relaciones actuales. Es normal que la implantación de un Software ERP pueda presentar algunos retrasos en la operatividad del negocio, pero esto es algo normal, así que alértelo desde el principio. Es mejor que los clientes y proveedores sepan de antemano, y no que los retrasos operativos lo hagan enterarse.
- Para ello, es bueno circularizar esta información de manera formal. La paciencia y el entendimiento de ellos, será vital para el éxito en la implantación del Software ERP.
Mantenga a sus clientes y al proveedores del proceso y hágales entender que todo será para mejorar
Un proceso de implantación de Software ERP implica una cantidad de esfuerzo y tiempo para la empresa, así mismo, esa mismo tiempo puede ser pasado a clientes y proveedores cuando ellos se vuelven indirectamente participantes del proceso. Mantenga siempre la comunicación y recalque de manera continua los beneficios que él percibirá una vez esté implantado. Para citar algunos ejemplos:
Para clientes:
- Que tendrá en tiempo real los inventarios disponibles para despachar con mayor rapidez y así aumentará el flujo de ventas hacia él.
- Qué recibirá sus estados de cuenta de manera más rapidez para así cotejar discrepancias que pudiesen tener en ambos libros contables.
Para proveedores:
- Que tendrá un pago más oportuno de las obligaciones adquiridas por parte de la compañía, dado que el Software ERP contará con reportes que le permitirán planear mejor los procesos de tesorería.
- Notificaciones de pago automáticas para que el proveedor siempre tenga al día sus cuentas y planificar sus recursos.
- Mejores procesos de trazabilidad a través de la gestión de órdenes de compra y hasta el pago, mejorando así los procesos de control para el pago de obligaciones y así fortalecer las relaciones con proveedores.
Automatización de tareas rutinarias
La implantación de un Software ERP, tiene como uno de sus grandes impactos el hecho de que permite automatizar tareas rutinarias. Pensemos el ejemplo del proveedor. Una vez que se paga, generalmente, la persona debe destinar un tiempo para notificar al proveedor del pago, y en dicha notificación se indica las facturas que se desean pagar. Ahora bien, si es uno o dos, está bien, ¿pero si son más de veinte o treinta? Es ahí donde un Software ERP ayuda mucho porque muchos de ellos poseen la posibilidad de notificar al proveedor una vez realizado el pago.
Lo mismo podría suceder con los clientes. Si nosotros deseamos notificar al cliente sobre el estado actual de sus cuentas, muchas veces, se debe extraer la información y realizar una manipulación sobre la data para poder enviar un estado de cuenta. Eso en términos de tiempo puede ser impactante si se trata de muchos clientes. Un Software ERP facilita mucho esto, porque bastará con un par de clicks para poder notificar de manera eficaz y elegante al cliente su estado actual y así tomar decisiones de crédito entre otras.
Potenciar relaciones comerciales a través de la información del Software ERP
Un Software ERP, además de poseer unos robustos módulos, también posee unos robustos reportes que permiten mejorar los análisis del negocio. Antiguamente, a través de un Software Contable recién se podía ver cuánto vendían y que vendían y de ahí para adelante construir un reporte de gestión que permitiera ver tendencias de consumo y demás, era casi imposible. La llegada de los Software ERP han llegado para poder desplegar reportes de todo tipo y así, a partir de la información recolectada, es posible establecer estrategias de fidelización de los clientes a través de sus costumbres de pago y demás. Ese tipo de información permitirá al área de mercadeo desarrollar mejores estrategias en pro del crecimiento de la empresa. Lo mismo podría suceder para las compras, ya que al ver las tendencias de compra que la empresa tiene, es más fácil tener argumentos para poder establecer estrategias de negociación y términos de pago con los proveedores más recurrentes, ya que con información es mucho más fácil establecer esas tendencias y posteriormente desarrollar esas estrategias para consolidar la relación con los clientes y proveedores.
Por ello, es importante elegir el Software ERP más adecuado para tener un aliado tecnológico que permita consolidar las relaciones entre clientes y proveedores.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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