Día tras día, las empresas deben adaptarse a los nuevos cambios que el mundo de los negocios y la tecnología aceleran al mundo. A razón de ello, el hecho de poder ser más productivo es una prioridad para todos los gerentes de las empresas para así llevar a buen rumbo el destino de las entidades que dirigen.
Ahí surge la necesidad de combinar factores humanos y tecnológicos que permitan a las empresas encontrar esa sinergia para ser productivos. A razón de ello, muchas empresas toman la decisión de implantar un Software ERP en aras de mejorar esa productividad y no quedar rezagados en un mercado tan cambiante. Conoce en este artículo de Loggro las razones por las cuales un ERP mejora la productividad empresarial.
¿Por qué Software ERP es tan importante en la mejora de la productividad empresarial?
Maximizar un único dato
Uno de los aspectos más relevantes que tiene un Software ERP para cambiar la productividad, es la posibilidad de poder explotar un solo dato para múltiples propósitos. Antes de los Software ERP, la información estaba totalmente descentralizada, es decir, “el mismo dato” estaba en diferentes programas y con sutiles diferencias, por lo que se perdía la homogeneidad, creando múltiples bases de datos que complican la administración de la información. La posibilidad de explotar un solo dato para múltiples áreas, permite que la empresa pueda sacar provecho de ese dato enfocado a diferentes áreas y en términos de gestión de información, minimiza la posibilidad de crear registros duplicados dentro de una base de datos, por lo que la gestión dentro de la data será más eficiente y con el enfoque de sacar provecho de la misma en un modo más eficaz y eficiente.
Sobretodo, cuando el mundo está inmerso en una era de datos, es importante tenerlos administrados de la manera apropiada para así propiciar las estrategias, y no tener una base de datos saturada con múltiples registros que no generan ningún valor para la empresas y por el contrario, representa un mayor costo por gestionar una base de datos no depurada, es decir, una ineficiencia administrativa.
Automatización de tareas rutinarias
La implantación de un ERP en línea, tiene como uno de sus grandes impactos el hecho de que permite automatizar tareas rutinarias, esas que si no se atacan a tiempo van en contra de la eficiencia empresarial. Pensemos el ejemplo del proveedor. Una vez que se paga, generalmente, la persona debe destinar un tiempo para notificar al proveedor del pago, y en dicha notificación se indica las facturas que se desean pagar. Ahora bien, si es uno o dos, está bien, ¿pero si son más de veinte o treinta? Es ahí donde un ERP en línea ayuda bastante porque muchos de ellos poseen la posibilidad de notificar al proveedor una vez realizado el pago sin intervención del usuario. Lo mismo podría suceder con los clientes. Si nosotros deseamos notificar al cliente sobre el estado actual de sus cuentas, muchas veces, se debe extraer la información y realizar una manipulación sobre la data para poder enviar un estado de cuenta. Eso en términos de tiempo puede ser impactante si se trata de muchos clientes. Un ERP en línea ejecuta eso de manera más sencilla, porque bastará con un par de clicks para poder notificar de manera eficaz y elegante al cliente su estado actual y así tomar decisiones de crédito entre otras.
Mejor información, mejor productividad
Un Software ERP brinda una gran ventaja en gestión de información. Siguiendo con las líneas anteriores sobre maximizar un solo dato, es importante saber que esos datos combinados permiten generar mayor cantidad de reportes con precisión y eficiencia. La posibilidad de que un Software ERP pueda producir múltiples reportes con el mismo dato es sin duda alguna una gran ventaja en términos de productividad, ya que permite explotar el dato desde diferentes áreas, para así tomar decisiones segmentadas por área, para con ello detectar posibilidad de mejora en términos de tiempo o procesos. Todo enfocado hacia los stakeholders, quiénes al final son los mayores beneficiados del aumento de la productividad de la empresa a través de la implantación de un Software ERP.
Aquí algunos ejemplos de lo anterior:
- Un solo dato permitirá que desde la captación de un cliente hasta su facturación y despacho, esté sobre la misma base de datos y mitigue el riesgo de que llenando el dato en diferentes módulos, se ingrese por error humano y eso entorpezca una naciente relación comercial.
- Se ingresa la información de un nuevo proveedor que hace parte del core del negocio. Su creación implica que desde la recepción del servicio, contabilización y pago, se use el mismo dato para evitar demoras en pagos y un deterioro de la reputación de la empresa con el nuevo proveedor.
- La empresa tiene un proceso de producción, realiza la requisición de cierta cantidad de material que de ser mal calculado, puede significar una alta erogación. De haber ingresado esta información en múltiples lados hubiese ocasionado una eficiencia que impacta directamente en el flujo de caja de la empresa.
Y así como los anteriores, existen múltiples situaciones vinculadas con una mejor información y una mejora en la productividad.
Mejores relaciones comerciales
Un Sistema de Gestión Empresarial, además de poseer unos robustos módulos, también posee unos robustos reportes que permiten mejorar los análisis del negocio. Antiguamente, a través de un Software Contable recién se podía ver cuánto vendían y que vendían y de ahí para adelante construir un reporte de gestión que permitiera ver tendencias de consumo y demás, era casi imposible.
La llegada de los ERP en línea ha dado la posibilidad de desplegar reportes de todo tipo y así, a partir de la información recolectada, es posible establecer estrategias de fidelización de los clientes a través de sus costumbres de pago y demás. Ese tipo de información permitirá al área de mercadeo desarrollar mejores estrategias en pro del crecimiento de la empresa.
Lo mismo podría suceder para las compras, ya que al ver las tendencias de compra que la empresa tiene, es más fácil tener argumentos para poder establecer estrategias de negociación y términos de pago con los proveedores más recurrentes, ya que con información es mucho más fácil establecer esas tendencias y posteriormente desarrollar esas estrategias para consolidar la relación con los clientes y proveedores. Por ello, es importante elegir el Sistema de Gestión Empresarial más adecuado para tener un aliado tecnológico que permita consolidar las relaciones comerciales.
Potencia todos los procesos de la empresa
El aumento de la productividad lleva consigo mismo una mejora de todos los procesos de la empresa. Al consolidarse todo bajo un Software ERP la empresa es capaz de tener un flujo de información más ágil para abarcar todos los procesos. Eso permite realizar una gestión más enfocada hacia todos los stakeholders.
Por ejemplo, desde la óptica de la producción, es posible evaluar correctamente los costos del producto y/o servicio a prestar, para así mismo establecer mayores volúmenes de rentabilidad.
Cuando los flujos de trabajo son claros, la empresa estará en capacidad de pensar más hacia al futuro, ejemplos de metas a futuro son:
- Mayor capacidad de producción para generar más flujo en las ventas.
- Mayor capacidad de captar clientes y ofrecerles mayores volúmenes de acuerdo a la capacidad que se pretende instalar (aunado con el punto anterior).
- Diseñar nuevas estrategias de prospección de clientes, con base en la información que reposa bajo el Software ERP. Si la empresa puede modelar un grupo de empresas por sectores, contará con buenos insumos de información para modelar decisiones que le permitan constituir un Know How sobre cómo gestionar clientes pertenecientes al sector y así mismo enfocar sus esfuerzos para realizar negocios con ellos.
La implantación de un Software ERP también permitirá reducir aquellos procesos obsoletos que no generan valor y que, en ocasiones, generan demoras en la cadena de valor y por ende se vuelven costosos para la empresa, por lo que se puede interpretar como una destrucción de valor. Aquí es importante que la empresa analice sus puntos débiles y que le causan dolor, para así abarcarlos de la mejor manera dentro del Software ERP y así incrementar la productividad que resultará en un incremento de la rentabilidad empresarial.
Conclusiones
- Un Software ERP permite que la empresa pueda gestionar de mejor manera la información que existe en sus bases de datos, por lo que un adecuado manejo de la misma permite corregir y gestionar los negocios actuales y futuros que la empresa tiene.
- Un Software ERP es una gran herramienta para lograr la estandarización de los procesos y así disminuir costos administrativos que no son eficientes y que van en contra de la productividad de la empresa.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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