Con la implementación de un programa de contabilidad en una pequeña o mediana empresa, se pueden obtener datos importantes que contribuyen al empresario a tomar las decisiones adecuadas de acuerdo con sus objetivos operacionales.
En este artículo te contaremos todo acerca de la importancia de un proceso contable, de los tipos de contabilidad que debes realizar y las ventajas de tener un adecuado programa de contabilidad en tu empresa.
¿Qué es un proceso contable?
De acuerdo con la definición de la Contaduría General de la Nación, el proceso contable es la gestión que permite el reconocimiento y la identificación de las transacciones y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales de una empresa. Al finalizar este proceso se espera conocer detalladamente la situación financiera y los resultados de la actividad, mediante estados, informes y reportes contables.
Por lo tanto, con la implementación de un adecuado programa de contabilidad el empresario podrá saber a través del balance general y el estado de resultados en qué situación se encuentra su empresa de manera organizada y detallada.
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Tipos de contabilidad que debes realizar en tu Pyme
Existen diferentes tipos de contabilidad, las más importantes para las pequeñas y medianas empresas son las siguientes:
Contabilidad administrativa donde se incluyen todos los gastos generados por la empresa, ya sea en las áreas de producción, distribución o compra. Permite planear decisiones futuras a corto, mediano y largo plazo. Asimismo, al tener un control detallado se optimizan los niveles de productividad, los recursos financieros, económicos y de capital humano con los que cuenta la empresa; esto se logra a través del uso de un programa de contabilidad que provee la información esencial a la organización para que ésta pueda controlar sus actividades en curso, planear sus estrategias, mejorar su desempeño comercial y hasta mejorar la comunicación interna y externa de cara a sus clientes.
Por otro lado, se encuentra la contabilidad financiera, la cual se encarga de la recolección, clasificación y registro de las transacciones financieras que realice la pyme como parte de su operación. Asimismo, cumple con la finalidad de proporcionar toda la información necesaria para gestionar el estado actual de las cuentas de la empresa y poder cumplir así con la obligatoriedad de la ley 2069/2020 de la contabilidad simplificada para microempresas que además permite que estas “lleven contabilidad de acumulación, o de caja, o métodos mixtos, según la realidad de sus operaciones”.
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Ventajas de tener un programa de contabilidad en tu empresa
El Programa de Contabilidad tiene un objetivo definido: optimizar los resultados financieros y operacionales de las Pymes. Sin embargo, existen algunas otras ventajas que se traducen en ganancias corporativas para los empresarios.
- Cumplir con las obligaciones y normas de información financiera establecidas por ley.
- Contabilidad más ágil – un proceso más fluido con la seguridad de realizar la gestión financiera a tiempo, sin errores, con información clara, oportuna y precisa; de esta forma evitar interrupciones en la operación normal de la empresa.
- Elaborar reportes específicos. Con estos se podrá analizar detalladamente los movimientos contables y tomar las mejores decisiones.
En resumen, en la actualidad puede ser muy fácil agilizar los procesos contables de las Pymes, solo es necesario apoyarse en un programa de contabilidad para lograrlo.
Software en la nube es sinónimo de disponibilidad total
Mediante el registro sistemático y cronológico de todas las operaciones financieras de la empresa -compra, venta, gastos e inversiones- es posible tener la información actualizada y disponible en el momento que se requiera.
El software en la nube es una plataforma 24/7, que nos permite consultar información de vital importancia desde cualquier lugar del mundo, desde prácticamente cualquier dispositivo –celular, computadora o tableta-, siempre que se tenga conexión a Internet. Esta funcionalidad es muy útil para las empresas que tienen sucursales en distintas regiones o países porque se puede transmitir y consultar la información con mayor rapidez, eliminando los traslados físicos de documentos y facturas.
Su utilización también contribuye a mantener constante comunicación entre el contador y la empresa, aunque estén en lugares diferentes. De esta forma, solo serán necesarias reuniones puntuales, lo cual también se traduce en ahorro de tiempo y recursos para ambas partes.
Durante todo el año, la gestión contable en la empresa no se detiene, pero existen algunas actividades que requieren mayor atención. Una de las gestiones de contabilidad que consume mayor tiempo es la preparación, presentación y pago de la tributación. Teniendo un software en la nube, este proceso se puede agilizar en algunos aspectos como: el ingreso de las imputaciones contables derivadas de las ventas (el software moderno lo hace automáticamente una vez parametrizado), el envío de información al contador (no es necesario este paso, pues tanto el empresario como el contador tienen toda la información disponible en la nube al mismo tiempo), la gestión de las cuentas por cobrar (el empresario conoce el estado de su cartera en tiempo real, en todo momento), la administración de pago de facturas electrónicas, entre otros.
Todos estos insumos son de gran ayuda para el contador a fin de tener toda la documentación tributaria al día y poder completar los procesos exigidos en los tiempos estipulados por la Ley.
Por último, una de las grandes ventajas del software en la nube es que permite analizar la situación financiera y operativa de la empresa a través de decenas de reportes gerenciales. Una vez que se tiene toda la información es mucho más sencillo poder evaluarla, establecer comparaciones, generar estadísticas, informes y reportes que sirvan a la directiva para tener tomar las decisiones que vayan alineadas con sus objetivos de negocio.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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