El primer paso para validar si un Software ERP es necesario o no, es mapear las necesidades actuales del negocio y proyectarlas al futuro con la visión estratégica de la empresa.
Por lo que aquí hay que considerar varios puntos:
- ¿Los procesos se han tornado obsoletos y no responden a las demandas de mis clientes?
- ¿La rentabilidad va en detrimento por la alta carga manual y operativa que representa gestionar los procesos a través de programas que no generan valor?
- ¿Tomar decisiones en la empresa se ha vuelto más difícil porque es más costoso generar la información que el beneficio que ella da?
Si la empresa encuentra al menos un sí, en uno de esos cuestionamientos, entonces requiere un Software ERP.
Fase de Planeación
Cuando se va a adquirir un Software ERP es importante que la empresa haya realizado un concienzudo trabajo de documentación y entendimiento de sus procesos, para así tener mapeado puntualmente cuáles son las procesos actuales que deben ser satisfechas con la implantación del Software ERP. Aquí algunas ideas para facilitar este proceso:
- Que cada área dentro de la organización documente su proceso. Sería ideal si el mismo se documenta a manera de diagrama de flujo.
- No dar nada por sentado: uno de los errores más comunes al documentar procesos es dar temas por sentado. Cuando se documenta proceso, debe hacerse bajo la lógica de que cualquier persona entienda lo que lee.
- Al tener todos los procesos documentados, realizar una consolidación para poder ensamblar todo el proceso y así tener una idea clara y plasmada de cómo opera el negocio.
Cuando el proceso actual se ha documentado, es posible visualizar más fácilmente, en donde hay fallas y/o ineficiencias que deben ser atendidas con la implementación del Software ERP. Por lo que en esta etapa de planeación debe considerarse también la “lista de deseos”, que no es más que las oportunidades de mejora que se detectan cuando se mapean los procesos actuales.
Es importante que estos procesos documentados sean compartidos con los consultores responsables de la implantación del Software ERP y posteriormente discutidos, para garantizar que, tanto como la empresa y los consultores, estén de acuerdo en todos los puntos, puesto que los consultores serán quiénes implanten los procesos discutidos dentro del Software ERP.
Fase de Ejecución
Una vez que la empresa ha mapeado todo el proceso y el conocimiento del negocio está concertado entre la empresa y los consultores, comenzará la fase de ejecución en donde debe realizarse un ejercicio de aproximación al tema y un primer contacto con el Software ERP, para que poco a poco los colaboradores dentro de la empresa ganen mayor sensibilidad con la herramienta. En los procesos de implantación, siempre se sugiere comenzar con ellos que demandan menor complejidad, para así tomar las lecciones aprendidas como base para aquellos procesos que son más complejos. Es también sugerido, para así poder ir cerrando etapas del proyecto y no dejar muchas tareas pendientes que implicarían una mayor y más costosa administración de los esfuerzos por parte de la empresa y los consultores encargados de la implantación.
La fase de ejecución en la implantación de un Software ERP, requiere también que, en muchas de las ocasiones, que la empresa usuaria realiza pruebas paralelas con su actual sistema, para así poder validar que las parametrizaciones efectuadas en el Software ERP cumplan cabalmente con las necesidades de la empresa. Esto se realiza a través de un script de pruebas, en donde los consultores y el usuario empiezan a validar cada uno de los procesos del área y empiezan a validar que, lo que se planificó en la etapa de planeación, sea lo que se esté reflejando en el Software ERP. Lo anterior puede ocasionar que durante la etapa de ejecución se deban ejecutar cambios sobre la marcha, sobretodo cuando los consultores detectan algo adicional que puede generar más valor al proceso, y así se obtiene el mayor potencial de la herramienta, para que el usuario sea capaz de percibir un mayor valor agregado en la nueva herramienta, lo que sin duda agilizará el proceso de sensibilización con la herramienta.
Una vez las pruebas de script de todos los procesos hayan resultados exitosos y/o con algunos pormenores que pueden ser solucionados en el camino, se da cierre a la fase de ejecución y se puede pasar a una fase de mantenimiento y/o monitoreo.
Fase de mantenimiento y/o monitoreo
Cuando la implantación del Software ERP ha resultado exitosa, la empresa y los consultores entran en una etapa de mantenimiento y/o monitoreo, en donde realizan periódicamente revisiones con los usuarios para validar temas como:
- Funcionamiento apropiado del Software ERP con las necesidades mapeadas en la fase de planeación.
- Evaluar la sensibilidad con la herramienta con base en la experiencia de usuario del cliente, lo que permite identificar oportunidades de mejora, así como llenar los vacíos que el usuario tenga acerca del uso de la herramienta.
- Evaluar otras posibilidades dentro de la herramienta dentro de la experiencia del usuario, esto es que, una vez el usuario se ha sensibilizado con la herramienta y ha encontrado en el Software ERP un total acoplamiento, el usuario puede identificar otros procesos que podrían ser abordados y que en su momento no fueron mapeados en la fase de planeación, por lo que resulta en una tarea conjunta entre usuario y consultor para poder validar si la nueva funcionalidad está disponible en la estructura del Software ERP y así poder consolidar más la experiencia del usuario frente a la herramienta.
Conclusiones
Para un exitoso proceso de implantación de un Software ERP, es primordial una clara comunicación entre la empresa y los consultores, para así asegurar que el mensaje saliente con la necesidad del cliente, sea fielmente capturada por la empresa consultora, para así evitar contratiempos y reprocesos que solo encarecerán y entorpecerán el proceso de implantación de un Software ERP.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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