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La nómina electrónica hace parte de la normatividad que el país inició a implementar, en cabeza de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – Dian y cuya principal finalidad es mejorar el control fiscal de los impuestos que recauda la nación por medio de los diferentes documentos tributarios y que se rige bajo las disposiciones establecidas en el Estatuto Tributario y la Resolución DIAN No. 00013 de 2021 y la Ley 2155 de 2021.

Disposición legal de la implementación de la nómina electrónica.

La DIAN indicó que el Documento soporte de pago de nómina electrónica es “un soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y de impuestos descontables en el IVA, como exigencia para soportar los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina, es decir, que se derivan de una relación laboral o legal y reglamentaria”.

Es fundamental hacer claridad que la nómina electrónica es una derivación de la implementación de la facturación electrónica en Colombia, y que obedece al parágrafo 4 del artículo 13 de la Ley 2155 de 2021 que establece que la facturación electrónica es aplicable, entre otras, a los pagos de nómina. Por lo tanto, su implementación da como resultado un mayor control documental, teniendo, mayor seguridad y rapidez en la emisión de comprobantes y el almacenamiento de éstos en sistemas electrónicos.

Ojo al dato: Cuando realices un pago en especie en virtud del contrato laboral u otras figuras contractuales que puedan implementarse por el empleador, que represente efectos fiscales como: salarios integrales, pagos indirectos, subsidios, auxilios, entre otros; para efectos de deducción de impuestos, deberán soportarse de acuerdo con lo establecido en la Resolución DIAN No. 00013 de 2021.

Obligaciones fiscales de la Nómina electrónica.

  1. Según lo contempla el Estatuto Tributario en el Artículo 616-1, Parágrafo 6 se establece que el sistema de facturación electrónica aplica para todas aquellas actividades operativas del negocio, dentro de las que se incluye el pago de la nómina, siendo este procedimiento un ítem del sistema integral de facturación electrónica, con la característica que no está dirigido a la venta de productos y/o servicios sino al pago de nómina en las relaciones laborales establecidas mediante contrato o acuerdo; siendo un documento soporte para respaldar la transparencia de las transacciones.
  2. Al igual que la facturación electrónica exigida por la DIAN, la nómina electrónica tiene los mismos efectos legales que la nómina tradicional ya que representa los valores devengados por el trabajador; retenciones y/o deducciones realizadas al salario bruto y conceptos adicionales, según lo establece el Código Sustantivo del Trabajo.
  3. La nómina electrónica, al igual que todos los documentos electrónicos que hacen parte del sistema de facturación, deberán cumplir con lo establecido en el Estatuto Tributario o en su defecto en la normatividad establecida por la DIAN.
  4. La no transmisión en debida forma de los documentos del sistema de facturación es motivo de sanción establecida en el artículo 651 del Estatuto Tributario; así mismo, si la expedición de estos documentos se hace sin el debido cumplimiento de los requisitos establecidos también ocasionará la sanción establecida en el artículo 652 del Estatuto Tributario y finalmente la no expedición de cualquiera de los documentos que hacen parte del sistema de facturación dará́ lugar a la sanción prevista en el artículo 652-1 del Estatuto Tributario.

Para no olvidar: Todas las facturas electrónicas de venta para su reconocimiento tributario deben ser validadas previamente a su expedición, por la DIAN.

Pasos para el cumplimiento fiscal de la Nómina electrónica.

  1. Interoperabilidad: Se trata de una interconexión entre el servicio informático electrónico de la facturación electrónica y el documento soporte de pago de nómina electrónica, en donde los usuarios del primero están en la obligación de realizar los ajustes necesarios en su sistema informático para implementar las disposiciones de la Resolución 00013 de 2021 que regula el documento soporte de pago de nómina electrónica.
  2. Integración y configuración: Tanto los sistemas de facturación como el documento soporte de pago de nómina electrónica deben garantizar la configuración de funcionalidades que permitan la integración de información contenida en ambos sistemas como: la retención en la fuente que se haya practicado; cuentas por pagar y por cobrar, gastos operativos, demás información contable y tributaria exigida.
  3. Habilitación: Se trata de un procedimiento llevado a cabo en el Servicio Informático Electrónico del Sistema de Facturación, en el cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica exigido por la DIAN y debe ser implementado según el calendario establecido en la Resolución 00013 de 2.021.
  4. Elección del software: En esta etapa la empresa debe escoger uno de los proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN para generar la factura electrónica.
  5. Generación: Una vez desarrollado el procedimiento de habilitación, se procede a estructurar la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste, para cada empleado.
  6. Transmisión de la nómina para validación de la DIAN: Consiste en transmitir cada documento soporte de pago de nómina electrónica, con sus respectivas notas de ajuste por cada uno de los empleados.
  7. Validación: Una vez surtidos los pasos anteriores, la Unidad Administrativa de la DIAN debe generar un documento electrónico que contiene la verificación del cumplimiento de los requisitos y en el caso en que efectivamente cumpla los requisitos, la Unidad Administrativa procederá a registrar en sus bases de datos el documento electrónico nominado como “Documento Validado por la DIAN”, y generará, firmará, almacenará y remitirá un mensaje de validación al sujeto obligado, en este caso el empresario.

La nómina electrónica ya es una realidad, luego de la implementación de la factura electrónica, este nuevo proceso administrativo llegó para incentivar la modernización de la gestión empresarial de las pequeñas y medianas empresas colombianas, donde a través de la transformación digital y la automatización puedan liquidar su nómina mes a mes; por eso te invitamos a seguir conociendo los beneficios de liquidar la nómina con un Software de nómina.


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