Software ERP para empresas PYME: ¿Cuántos usuarios necesito a la hora de implementarlo? (Parte 1)

Tiempo de lectura: 2 min

Recibimos esta pregunta el día de ayer y nos pareció muy práctica, por lo cual les compartimos nuestra recomendación. 

 

La mayoría de software de gestión que se despliega por internet opera bajo un modelo de licenciamiento por usuario nombrado. Un usuario nombrado representa  una persona a quién se le da un “username” o “nombre de usuario” y un “password” o “clave” único y –en principio—intransferible, para que ingrese y utilice la aplicación.

 

El concepto de asignar “un único password para cada usuario” es de alta importancia.  Una de las ventajas que trae operar su empresa a través de un software contable es que usted queda con un record fidedigno de “quién hizo qué y cuándo lo hizo”. Esto es esencial para asegurar que las diferentes personas que laboran en su empresa estén ejerciendo sus funciones de manera adecuada, sin abusos, malas utilizaciones o, en el peor de los casos, robos. Sin embargo, existen empresas que para ahorrar algo de dinero permiten que diferentes personas compartan un mismo usuario y password.  Esto genera un problema de “asignación de responsabilidad” puesto que al hacerlo usted deja de tener un control claro de la responsabilidad que tiene cada uno de sus colaboradores frente a las acciones que realizan en el software, pues no tiene forma de saber quién de los usuarios que comparten una misma contraseña hizo qué. 

 

Como empresario, sólo usted puede tener el criterio y conocimiento de su negocio para determinar la criticidad de operar bajo la recomendación de “por cada persona física, una sola contraseña”. Si por motivos económicos esto no es posible, al menos determine cuales son aquellos roles que realizan operaciones delicadas en su empresa y procure que, para dichos roles, usted garantice una sola contraseña por persona. Esto le dará tranquilidad tanto a usted, quién tendrá una trazabilidad clara del accionar de su empleado de confianza, como al empleado mismo, quien sabrá que nadie está generando transacciones sin su consentimiento que puedan generar malentendidos.

 

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