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El RUT (registro único tributario) y el NIT (número de identificación tributaria) son conceptos muy utilizados en distintos procedimientos fiscales en Colombia y en muchos casos se equipara su uso, lo cual puede crear confusión.
Principales aspectos que debes conocer acerca del RUT y del NIT para que les des el manejo más adecuado
Diferencias entre RUT y NIT
Las diferencias entre el RUT y el NIT radican en que el primero sirve para clasificar a los contribuyentes y el segundo es un número de nueve dígitos con un código de verificación que sirve para identificar a los contribuyentes, por esta razón es intransferible para trámites fiscales o tributarios.
¿Qué es el RUT?
El RUT es un mecanismo único que sirve para identificar, clasificar y ubicar a los contribuyentes que tienen obligaciones que son administradas y controladas por la DIAN en materia tributaria, cambiaria y aduanera.
¿Para qué sirve el RUT?
Con el RUT puedes avalar e identificar tu actividad económica ante terceros o con quien desees sostener una relación de tipo comercial, económica o laboral en general y frente a los diferentes entes encargados de controlar y vigilar estas funciones; además este documento se caracteriza por señalar las obligaciones que tienes frente al Estado.
Por otro lado, le facilita a la DIAN contar con la información veraz, clasificada, actualizada y confiable de los contribuyentes que están obligados a estar inscritos, con el fin de desarrollar una gestión adecuada de los recaudos, el control y su servicio para facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, así como la simplificación de los trámites y la reducción de los costos.
¿Cuándo debo inscribirme en el RUT?
Si eres un contribuyente obligado nuevo, debes realizar tu inscripción antes de realizar las siguientes actividades:
- Antes de iniciar tu actividad económica.
- Para poder cumplir con las obligaciones que administra la DIAN.
- Antes de realizar cualquier tipo de operación en calidad de exportador, importador o usuario aduanero.
- Si eres una persona natural que en el año gravable correspondiente adquiera la calidad de declarante del impuesto sobre la renta y complementarios; en este caso tienes como plazo para inscribirte en el RUT hasta la fecha que tengas como vencimiento previsto para presentar tu respectiva declaración. Esto, sin el perjuicio de registrarte por una calidad que sea diferente.
¿Cómo puedo hacer mi inscripción en el RUT?
Para inscribir tu RUT lo único que debes hacer es diligenciar el formulario que se encuentra en el portal virtual de la DIAN; también lo puedes hacer personalmente con la asistencia de uno de los funcionarios acreditados en cualquiera de los puntos de la DIAN que se encuentran a nivel nacional.
Luego debes realizar la formalización. Para esto debes presentar los documentos requeridos para este trámite en cualquiera de los puntos de la DIAN o en la Cámara de Comercio si en tu caso necesitas tu matrícula mercantil. Si haces parte del Régimen simple, aquí puedes saber cómo debe ser tu procedimiento específico de actualización en el RUT.
¿Si ya estoy inscrito en el RUT debo volver a inscribirme?
Sí debes hacerlo, esto porque la DIAN necesita contar con el registro de los clientes y para ampliar la información que tiene sobre estos, esta fue la razón por la que se creó el RUT, en el caso que debas inscribirte de nuevo los puedes hacer con las siguientes actividades.
- Registro Único Tributario que utiliza la DIAN.
- Registro Nacional para Vendedores.
- El Registro Nacional para Exportadores de Bienes y Servicios.
- Registro para los usuarios aduaneros que se encuentran autorizados por la DIAN.
- El Registro para los profesionales autorizados en compra y venta de divisas.
En conclusión, todos los contribuyentes que se encuentran obligados a inscribirse en el RUT, que ya se encontraban inscritos en el registro antiguo de la DIAN, están obligados a registrarse de nuevo siguiendo las condiciones que establece el Decreto 2788 de 2004.
¿Cuál es la vigencia del RUT?
Únicamente teniendo en cuenta las actualizaciones a que haya lugar, la Inscripción del RUT va a tener una vigencia indefinida y como consecuencia no se exigirá su renovación tal cual como lo indica el Artículo 6 del Decreto 2788 del 31 de agosto de 2004.
¿Qué es el NIT?
El NIT (Número de Identificación Tributaria) es la identificación numérica que se utiliza en Colombia, esta es asignada por la DIAN a los contribuyentes que tramitan por primera vez su RUT. Es decir, que es una identificación que se establece una sola vez por cada persona y no se puede transferir.
¿Para qué se utiliza el NIT?
El NIT se usa para identificar a cada contribuyente como residente colombiano que cuenta con obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias por las que se debe responder ante la DIAN.
Este número también se debe tener en cuenta para que cada persona pueda conocer el día en que se encuentra obligado a presentar sus obligaciones tributarias dependiendo de las fechas que establece el calendario tributario del año gravable en que se encuentra.
¿Cómo es la estructura del NIT?
La estructura del NIT se puede generar de dos formas: cuando es para una persona natural o para las personas jurídicas, estos dos casos los presentaremos a continuación.
NIT para personas naturales
El NIT para las personas naturales está compuesto por el número de Cédula de ciudadanía más el dígito de verificación que es asignado por la DIAN a cada persona que lo solicita.
NIT para personas jurídicas
En el caso del NIT para las personas jurídicas se asigna por medio de un proceso con la DIAN y la Cámara de Comercio que corresponda, este se compone por un número de nueve dígitos y un número adicional de verificación.
Conoce aquí cuál es el procesos ante la DIAN para Facturación Electrónica
Otros aspectos que debes saber acerca del código de verificación
La DIAN es la encargada de calcular y asignar el dígito de verificación; en cualquier caso, el contribuyente debe hacerlo con ayuda de agentes profesionales de la DIAN. a esto se suma que actualmente existen algunas herramientas que pueden ayudarte a calcular este dígito; sin embargo, asegúrate de utilizar el correcto, pues tendrá efectos tributarios y podrías incurrir en sanciones por evasión de impuestos en los que algunas actividades específicas logran ventajas tributarias.
¿Cómo puedes obtener tu NIT?
Para tramitar tu NIT es indispensable que antes hayas tramitado tu RUT. Es un proceso que debes realizar en la DIAN, es decir que debes sacar una cita en el sitio web de esta entidad, una vez tengas tu cita debes llevar tu documento de identidad y un asesor gestionará tu RUT y el NIT.
Si estás interesado en realizar el procedimiento para tener tu RUT y NIT ten presentes las diferencias que existe entre cada uno para que sepas en qué momento utilizarlos, por otro lado si estás realizando estos trámites para cumplir con los requisitos obligatorios de facturación electrónica o nómina electrónica, te invitamos para que conozcas nuestros software de nómina y de facturación electrónica. En Loggro podemos ayudarte con nuestro equipo de especialistas para que comiences lo más pronto posible.
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Equipo Editorial Loggro
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