¿En qué consiste la nómina electrónica?

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La nómina electrónica es el nuevo requisito que tiene la DIAN para las empresas. El pasado 11 de febrero se aprobó bajo la Resolución 000013 y con ella se fijaron plazos específicos, requisitos y, en general, la DIAN tiene todo el ecosistema listo para empezar a recibir nóminas electrónicas.

Este nuevo requisito consiste en enviar a la DIAN tu nómina de forma electrónica con un proceso similar al de la facturación. La única diferencia es que no existe un adquiriente que recibe un documento final como soporte de la transacción de venta; en cambio, la DIAN registra la formalidad que tienes en la vinculación de los trabajadores de tu empresa; a tu empresa le resulta útil para efectos de impuestos descontables, y cada empleado recibe una copia personal de la información individual que liquidaste.

¿Qué es la nómina electrónica?

La nómina electrónica cumple con las mismas funciones que la nómina tradicional de tu empresa. Con este nuevo proceso se genera un archivo digital que cumple con varios lineamientos y se envía tanto a la DIAN como al empleado que compete.

¿Cómo se realiza la nómina electrónica?

Es indispensable utilizar un software de nómina electrónica que esté autorizado por la DIAN, debido a que debes cumplir con requisitos específicos de validación y datos puntuales sobre la periodicidad y el pago que realizas a tus colaboradores. Por eso, los métodos tradicionales, como los formatos de nómina en Excel o los archivos físicos ya son totalmente obsoletos; los primeros porque no permiten transmitir la nómina a la DIAN ni que sea consultada de manera simultánea por tus colaboradores y los segundos porque debe haber un procedimiento obligado de digitalización para el envío de la nómina.

Formato que debe tener la nómina electrónica

En mayo de 2021 se masifica el proceso de la nómina electrónica, y a pesar de que los distintos software de nómina la generan en diversos formatos, como PDF, imagen o Excel, es necesario que consultes con tu proveedor si tiene la adecuación exigida para emitirla en formato XML, pues es el único aceptado por la DIAN, ya que le permite recibir la información de manera adecuada y validarla.

Además, este formato permite que la información de tu empresa sea legible y esté segura; entre otras cosas, es el mismo que se utiliza en el proceso de facturación electrónica.

La nómina electrónica se integra al sistema de facturación electrónica

De acuerdo con la Resolución 000013 de febrero de 2021, al momento de emitir la nómina electrónica se genera un Documento soporte para el pago de nómina electrónica y este es uno de los requisitos que hacen parte del sistema de facturación electrónica.

Documento soporte de pago de la nómina electrónica

Teniendo en cuenta la Resolución emitida por la DIAN, el documento soporte para el pago de la nómina electrónica que se debe enviar a validación de la DIAN, soporta costos, deducciones o impuestos descontables que están derivados de los pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria, y de los pagos que se realizan a los pensionados.

Principales objetivos y beneficios de la nómina electrónica

Para entender bien qué es la nómina electrónica y en qué consiste, es importante conocer cuáles son sus objetivos y sus beneficios, aunque no difieren de los que obtienes con la nómina tradicional.

1. Recopilar conceptos obligatorios que se deben incluir en la nómina y que en ocasiones no se tienen en cuenta cuando la nómina se genera por medios tradicionales, como en Excel o en formatos físicos.
2. Tener constancia del salario que les pagaste a tus trabajadores, esto quiere decir que no se puede notificar de manera colectiva, por lo que el pago de todos los conceptos de la nómina deben quedar perfectamente documentados.
3. Es otro de los mecanismos para mitigar la evasión de impuestos y obligaciones legales relacionadas con el recurso humano.
4. Reducir los tiempos de ejecución y consulta.
5. Eliminar espacios físicos.
6. Brindar una mayor accesibilidad.
7. Generar un ahorro económico y ecológico considerable.
8. Tener la misma validez legal que las nóminas tradicionales.

¿La información que recoge la nómina electrónica es la misma que en la tradicional?

Lo único que cambia es el proceso que se debe realizar, porque debe estar validada por la DIAN y debe cumplir con varios requisitos. De acuerdo con la Ley, la nómina electrónica debe contemplar los siguientes conceptos:

• los datos de identificación de la empresa y el trabajador;
• el periodo para liquidar;
• el salario base;
• los respectivos complementos salariales;
• las percepciones de las horas extraordinarias;
• las percepciones de las horas complementarias que se deben liquidar en los contratos a tiempo parcial;
• las gratificaciones extraordinarias;
• las indemnizaciones;
• prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social;
• las indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos;
• cualquier otra percepción no salarial;
• el total de los importes devengados;
• aportes de los trabajadores;
• las retenciones;
• anticipos;
• cualquier otra deducción;
• el total de los importes deducidos;
• el salario líquido total que debe percibir el trabajador, y
• la firma y sello de la empresa, junto con la fecha de emisión.

El número de empresas que generen su nómina electrónicamente será incremental, ya que es un sistema fácil de implementar y que ofrece muchas ventajas en comparación con la nómina tradicional, a pesar de que el proceso de liquidación sea casi el mismo.

Más allá de ser un requisito adicional, las empresas colombianas están dando un salto considerable hacia la digitalización y por eso te aconsejamos que veas en este proceso la oportunidad de hacer de tu empresa, un centro de producción a la vanguardia  y que puede adaptarse fácilmente a los cambios que demanda el mercado.

Si tu empresa aún no factura electrónicamente o aún no tiene procesos formales para la liquidación de la nómina electrónica, te invitamos a que conozcas Loggro. Nuestro software de facturación electrónica y de nómina está autorizado por la DIAN para que puedas ponerte al día con estos nuevos requerimientos.

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

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