Cuando existe la plena convicción de que implantar un Software ERP es necesario para la empresa, esta decisión debe tomarse con responsabilidad dada las múltiples responsabilidades operativas y financieras que conllevan consigo este proceso.
Si bien puede ser costoso y dispendioso el implementar un software ERP, los resultados posteriores en términos de eficiencia serán muy satisfactorios. En aras de poder comprender lo que conlleva este proceso, vamos a ver todo lo que se debe tener en cuenta a la hora de implantar un Software ERP y así cada empresa será capaz de contestarse así misma si está preparada o no.
¿Qué motiva a la organización a adquirir un Software ERP?
Cuando se está pensando en adquirir un Software ERP, es importante que la Gerencia tenga claridad absoluta que espera obtener al implantarlo, esto, ¿cuál es el motivo que hay detrás para realizar una inversión de tal magnitud? Un cambio tan grande no puede ser una decisión basada en un capricho y/o una decisión unilateral, debe ser una decisión que esté sustentada sobre la base cierta que se optimizarán y/o corregirán los procesos obsoletos y que no generan ningún valor.
Por ello, se hace necesario que la empresa antes de tomar la decisión de implantar un Software ERP pueda establecer métricas que le permitan medir la efectividad esperada sobre la implantación. Algunas respuestas y soluciones que una Gerencia buscaría con la implantación de un Software ERP son:
- Sofisticación de los procesos actuales, que hoy por hoy son obsoletos y costosos para la organización.
- Mayor rapidez y efectividad en la forma cómo se adquiere la información con la que se toman decisiones.
- Identificación de oportunidades de mejora que permitan dar mayor rentabilidad del negocio.
- Encadenar todos los procesos vitales y transversales de la empresa bajo una misma lógica.
- Homogenizar la información de todas las áreas bajo un mismo estándar. Nada más molesto y/o complicado para una Gerencia que usar diferentes fuentes de información para tomar la decisión de la que es una sola empresa.
¿Existe estandarización y documentación de los procesos actuales?
Uno de los pilares para la implantación de un Software ERP, es la necesidad de saber que la empresa tiene claramente documentados sus procesos. Esto, porque los procesos serán los que se llevarán al plano dentro del Software. Así que, un buen indicador de que una empresa está preparada para asumir el desafío de una implantación será este tema. Es importante que estos procesos, además de documentados, estén plenamente dibujados o diagramados, para que sea de fácil entendimiento para todas las personas involucradas dentro del proceso de implantación.
Adicionalmente, ese proceso de documentación lleva a otro cuestionamiento: ¿está los procesos dentro de mi organización estandarizados? Contestar esa pregunta es altamente importante en aras de saber que toda la organización opera como un todo, y no un cúmulo de esfuerzos colectivos que trabajan separado. A razón de que un Software ERP tiene como finalidad lograr la armonización y estandarización de los procesos unificándolos en un solo lenguaje para todos los usuarios en la organización.
Personal abierto a los cambios
Una implantación de Software ERP lleva consigo tener un capital humano capaz de responder a una dualidad: el día a día y las tareas que una implantación de esas magnitudes tienen a lo largo del proyecto. Un equipo que está en capacidad de asumir varias responsabilidades sin afectar la armonía de la implantación será importante. Más aún, cuando las personas son los usuarios claves dentro de la implantación por ser ellos quiénes deberán sentirse sensibilizados con la herramienta para así tener el éxito esperado que la Gerencia desea.
Aquí es importante que un área como la de Recursos Humanos logre gestionar y/o consolidar una cultura colaborativa y receptiva al cambio, dado que una implantación de Software ERP puede acarrear ciertas frustraciones para los colaboradores involucrados en el proceso y es ahí donde el factor humano hará que el proyecto logre superar las adversidades. Importante realizar una sensibilización de la implantación pre, durante y post, para así asegurar que las personas se sientan comprometidas con el éxito del cambio y el impacto que tendrá cada uno de ellos dentro de la implantación. Por eso es necesario que los líderes de procesos y subprocesos tengan una comunicación asertiva con los colaboradores quienes ejecutan los esfuerzos que se materializan en resultados positivos.
¿Existe músculo financiero para viabilizar la implantación?
Al momento de implantar un Software ERP, es importante que la empresa haya mapeado las necesidades financieras que acarrea el hecho de querer hacer un cambio a través de este proceso. Cuestiones qué debe hacerse al respecto son:
- ¿Existe claridad de los retornos de la inversión con base a varios supuestos
- ¿Existen planes de negocios que sustenta la decisión de la adquisición del Software ERP?
- ¿Existe una fuerte partida presupuestal que permita dar vía libre al proceso? ¿Existe además un desglose por rubros, incluidos los imprevistos (muy habituales en este tipo de proyectos de implantación)?
Realizar un detallado plan de acción que permita visibilizar claramente los roles de cada área dentro del proceso será muy útil para validar que no vayan a existir desfases presupuestales y estén todo alineado según la estrategia definida por la Gerencia de la organización. Adicionalmente, permitirá determinar con mayor certeza los recursos que debe tener para así no poner en riesgo el proceso de la implantación del Software ERP.
¿Existe disponibilidad de recursos de IT?
La factibilidad tecnológica implica que la empresa tenga el personal y los recursos de IT necesarios para poder abordar con éxito la implantación de un Software ERP. Esto porque en muchas ocasiones este tipo de proyectos demandan una fuerte infraestructura de IT que es un soporte necesario para asegurar que el proyecto arrancará sin complicaciones. Sin embargo, si alguno de estos factores se hacen sobre niveles inferiores, lo único que ocasionará es que la implantación sea más larga y complicada, que es precisamente algo que se busca evitar.
Aquí es vital que tanto las áreas de IT y Finanzas validen los recursos necesarios y los flujos de efectivo para asegurar que la empresa tiene o tendrá la infraestructura necesaria para afrontar la implantación de un Software ERP. Una buena planificación de los recursos ahorrará dinero, tiempo y dolores de cabeza.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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