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Las empresas y personas naturales con personas contratadas están obligadas legalmente a realizar algunos aportes de nómina. ¿Cuáles son y cuánto deben aportar? ¿Qué empresas están exoneradas?
En este artículo te lo contamos.
¿Qué son los aportes de nómina?
Si estás empezando un negocio y aún no sabes de este tema, te contamos que los aportes de nómina corresponden a aquellos valores que por obligación el empleado y empleador deben pagar, estos conceptos se calculan con base en porcentajes de los salarios en la respectiva liquidación de nómina y están establecidos por ley. En estos aportes de nómina encontramos los aportes de seguridad social y los aportes parafiscales.
Es importante tener claro que todos los trabajadores dependientes deben estar afiliados al sistema de seguridad social.
¿En qué consisten los aportes de seguridad social?
Estos son los aportes que se realizan al sistema de seguridad social y hacen referencia a los pagos de: salud, a las empresas prestadoras de salud (EPS); pensión, a los fondos de pensiones; y riesgos laborales, a las administradoras de riesgos laborales (ARL).
Como lo mencionamos anteriormente, todos los empleados dependientes o asalariados, que se encuentran vinculados mediante un contrato de trabajo, deben estar afiliados al sistema, igualmente los trabajadores independientes que tienen capacidad de pago deben afiliarse y pagar la seguridad social.
Estos aportes se pagan mes vencido y el empleado escoge su EPS y su fondo de pensión, mientras que la empresa o empleador escoge la ARL. Al ser la empresa responsable de esta afiliación, es ella quien paga las cotizaciones, y paga a los trabajadores las incapacidades y licencias luego de reclamarlas a las EPS y ARL y también es responsable de las desafiliaciones.
¿Qué son los aportes parafiscales?
En Colombia, por definición, los aportes parafiscales son una contribución obligatoria que el empleador y algunas empresas deben realizar en función de la base gravable del total de los trabajadores a cargo, estos aportes se establecieron con el fin de financiar actividades sociales que ofrece el Estado a través del ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar), SENA (Servicio Nacional de aprendizaje) y a las cajas de compensación familiar, y se realizan por cada empleado que preste sus servicios.
¿Quién asume el costo de los aportes de nómina?
En el caso de empleados dependientes la afiliación y un porcentaje del pago de los aportes de seguridad social recae sobre el empleador y se calcula sobre el ingreso base de cotización IBC*.
*IBC: es el monto del salario del trabajador (salario, horas extras, recargos nocturnos, dominicales y festivos, comisiones y pagos en especie) y no puede ser inferior al salario mínimo legal vigente ni mayor a 25 SMLMV, además no se debe contar lo que por ley no constituye salario. De los porcentajes de salud y pensión el empleado deberá pagar el 4% por cada concepto. Mientras que de la ARL el empleador deberá pagar el 100% del valor, así:
El total de los aportes parafiscales es asumido por los empleadores ya sea persona natural o jurídica y corresponde al 9% del valor mensual de la nómina, y este porcentaje se divide de acuerdo a la institución a la que se le hace a contribución así:
- Caja de Compensación Familiar 4%
- Sena 2%
- ICBF3%
¿Qué empresas tienen derecho a ser exoneradas?
Aunque las exenciones son parciales, podrían beneficiarse. Revisemos cómo se aplica estos beneficios de acuerdo con el Estatuto Tributario, en el artículo 114-1:
Empresas exoneradas
Con respecto a los aportes de seguridad social, aplica sólo para el aporte en salud, las empresas o personas jurídicas que tengan empleados que devenguen menos de 10 salarios mínimos mensuales, no deben realizar los aportes a salud que le corresponden (8.5%), pero deben pagar lo que le deduce al trabajador, es decir, el 4%.
Para los colaboradores que perciban 10 salarios mínimos legales mensuales o más, la empresa debe pagar los aportes a salud completos, el 12.5%.
En otras palabras, la exoneración aplica únicamente a los aportes de los trabajadores que ganan menos de 10 salarios mínimos legales mensuales. Si la empresa tiene trabajadores con salarios iguales o superiores a 10 mínimos, debe pagar los aportes completos.
Con respecto a los aportes parafiscales, el empleador exonerado tampoco deberá pagar los porcentajes dirigidos al SENA y al ICBF, aunque sigue obligado a pagar lo correspondiente a la Caja de Compensación Familiar.
Estos beneficios excluyen a los trabajadores que devenguen un salario integral debido a que este salario no puede ser inferior a 10 salarios mínimos mensuales más el factor prestacional que no puede ser inferior al 30% del factor salarial.
Es decir, los empleadores que tengan trabajadores remunerados bajo la figura del salario integral están en la obligación de realizar la totalidad de los aportes parafiscales y de salud por ellos.
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Personas naturales exoneradas
De igual forma, las personas naturales que contraten empleados no deben realizar el aporte a salud del 8.5% por aquellos trabajadores que perciban menos de 10 salarios mínimos legales mensuales.
Éstos pagarán el 4% que deducen de sus colaboradores y la totalidad de aportes que hagan a nombre propio.
Sin embargo, esta exoneración se aplica sólamente a las personas naturales que contraten a dos o más trabajadores, de tal forma que, si la persona natural tiene un solo trabajador, debe pagar la totalidad de lo que le corresponde, o sea el 12.5%.
En lo que se refiere a los aportes parafiscales, al igual que las empresas, las personas naturales exoneradas del pago de salud, también quedarán exoneradas del pago de aportes destinados al ICBF y al SENA y seguirán obligados a pagar los aportes de Caja de Compensación Familiar. Es importante mencionar que los contribuyentes de régimen especial y las cajas de compensación familiar no tienen el beneficio de exoneración de pago de aportes de salud y parafiscales, estas deben pagar la totalidad de sus aportes.
Sobre el Autor:
Isabel Turriago
Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.
