Funciones que debe tener tu software para automatizar tus inventarios

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Quizá te has preguntado si realmente necesitas un Software de Inventarios y qué funciones debe tener este para cumplir con tus propósitos en el almacenamiento y distribución de tus productos físicos y en línea.

Invertir en un software de gestión de inventarios es una decisión importante, por lo tanto, te invitamos a leer este artículo en el que te hacemos algunas recomendaciones para tener en cuenta para que te asegures que funciones necesitarías para tu negocio.

¿Qué es la automatización de inventarios? 

La automatización en el software de inventarios ayuda a realizar un seguimiento de los ítems, monitorear los artículos existentes por categorías y analizar situaciones de rentabilidad y rotación de tus productos de manera efectiva. Te damos un ejemplo.

Imagina que estas en la época de mayor demanda de productos y que has recibido una orden de uno de sus clientes fieles, por 100 unidades de uno de tus artículos más vendidos. ¿Cuál es el primer paso que debes hacer? Asegurarte que cuentas con el stock suficiente para cumplir con la entrega. Según tus cálculos tienes en existencia una cantidad superior a la solicitada por tu cliente, pero posiblemente olvidaste registrar en tu método de control que has realizado ventas en tu tienda física, tu sitio web, redes sociales, entre otros. ¿Qué pasa si confirmas el pedido y luego te enteras de que otro cliente acabó de comprar 10 unidades de este mismo artículo en tu tienda física?  Para estar seguro, deberás verificar en cada uno de tus espacios de ventas para asegurarte de que no hayan vendido las existencias que necesitas para cumplir con este pedido. 

Ahora bien, automatizando tu inventario a través de un software de inventarios el proceso será más fácil y seguro, pues el recuento de stocks se mantendrá actualizado en tiempo real cada vez que se procesa un pedido a través de cualquiera de tus plataformas de venta. 

Te imaginas evitar tener que comunicarte con cada uno de los encargados de tus tiendas o canales de ventas para verificar lo que vendieron en el último periodo de tiempo, porque las ventas que se hicieron se reflejaron en el software de inventario tan pronto como fueron confirmadas. Entonces, cuando veas que tienes las unidades requeridas en tu stock, no correrás el riesgo de aprobar una venta errónea, quedar mal con tu cliente y confirmar la venta sin hacer esperar a tu cliente y garantizando un buen servicio.

¿Cómo beneficia la automatización en la gestión de inventario a tu negocio?

Con seguridad en tu experiencia como propietario de un negocio entiendes que hay tres actores importantes en la gestión de este; tus empleados, clientes y proveedores. Todos con intereses distintos, pero quizá con uno en común; ser eficiente en las operaciones y para ello es recomendable recurrir a herramientas que te simplifiquen cada proceso.

Es aquí donde entra a participar activamente la automatización, con ella mantendrás la eficacia de tus operaciones y transacciones comerciales con exactitud, rapidez y control.

¿Aún te preguntas cómo puedes lograrlo? El software de inventarios en la nube te permite configurarlo para gestionar ciertas acciones sin necesidad de que intervengas en cada una de ellas. Cuando dejas que el proceso automatizado del software se encargue de estas tareas, tus empleados y tú podrán enfocar esfuerzos en crear estrategias de crecimiento del negocio, mejorar la atención al cliente y visualizar nuevas opciones de mercado. Esto aumentará tu rentabilidad, haciendo que tus clientes confíen en tu negocio y tus proveedores puedan recibir sus pagos a tiempo.

Ahora que ya revisamos el panorama general del proceso de automatizar tus inventarios; ahondaremos en las funciones más importantes que debe tener tu software de inventarios.

¿Sabías qué? Tener la gestión de tus inventarios de una manera automatizada con un software de inventarios tiene muchas ventajas, implica poseer una mayor supervisión del stock, reducir costos y optimizar el cumplimiento de la demanda, lo que se traducirá en mayor rentabilidad y crecimiento de tu negocio.

¿Cuáles son las características de automatización que necesita en un software de inventarios?

Automatización del mercado: La gestión de pedidos es un área crucial de la gestión de inventario. La gestión de pedidos se refiere al proceso diario de gestión de artículos, gestión de pedidos de compra y venta, facturación, empaque y envío. En la fase inicial de una empresa, la mayoría de estas operaciones se pueden manejar manualmente. Sin embargo, cuando el negocio crece surge la necesidad de automatización. Sin embargo, esto implica un nivel de complejidad a la administración de su inventario junto con ese volumen adicional de pedidos. Entonces, si planeas expandir tu negocio o llevarlo a realizar transacciones en línea, querrás que tu software de inventarios maneje estas operaciones del mercado automáticamente:

Asignación de Código, SKU o número de identificación de productos: según esta identificación, cualquier artículo que agregues en tu negocio debe agregarse automáticamente en tu software de inventarios y viceversa.

Búsqueda de pedidos: todos los pedidos realizados deben retirarse automáticamente y el estado de las existencias debe actualizarse en el sistema de inventarios.

Ítems controlados: Controlar tus ítems a través de herramientas como el Kárdex, el inventario valorizado y los saldos al día por bodega y localización, te permitirá estar al tanto del estado de existencias de un artículo especialmente cuando es bajo, recordándote que debes reabastecer las existencias. A medida que aumenta el número de artículos y pedidos, resulta difícil realizar un seguimiento manual del nivel de existencias, lo que puede provocar errores.

Un buen sistema de gestión de inventarios permite automatizar toda la tarea de realizar seguimiento de existencias y recibir notificaciones en el punto exacto en el que las necesite.

Prevención de pérdidas: al prevenir pérdidas por robo y establecer controles y seguimientos a tus salidas de inventario, podrás garantizar la seguridad de tu inversión en los productos que conforman tu stock.

Escaneo de códigos de barras: Los lectores de códigos de barras son dispositivos electrónicos que escanean los códigos de barras de los artículos y registran los detalles en el software de inventario. Esto mejora la eficiencia, reduce los errores y ahorra tiempo.  Con un escáner de código de barras, la tarea se vuelve mucho más simple y menos propensa a errores; sin embargo, tener un escáner de código de barras solo será beneficioso si el sistema de inventarios que ha elegido le permite conectar un escáner de código de barras y respalda su funcionamiento. Si tienes un negocio en crecimiento con mucho inventario, no te pierdas esta importante función de automatización.

Informes estadísticos: Los informes son la base para la estrategia comercial de los negocios y la toma de decisiones de cualquier empresa. Necesita los números correctos para trazar tendencias precisas y tomar una decisión concreta. Sin embargo, las pequeñas empresas suelen dedicar mucho tiempo a preparar estos informes y luego a intercambiar ideas sobre ellos. Si los datos se actualizan manualmente en varias hojas de cálculo después de cada venta, esto aumenta las posibilidades de perder información importante.

Un software de inventarios en la nube te facilita este proceso al actualizar los datos en todos los módulos relevantes al mismo tiempo. Por lo tanto, no es necesario volver atrás y actualizar el estado del nivel de cada artículo después de registrar una orden de venta en un sistema de inventario. El sistema completará automáticamente sus informes de ventas, el informe de detalles de inventario y el informe de ganancias. Esto ahorra tiempo y elimina las posibilidades de error. 

En conclusión, la automatización puede parecer un poco aterradora al principio. Los dueños de negocios pueden sentir que necesita demasiada inversión y será demasiado complejo para manejarlo. Una pequeña inversión en software alojado en la nube con las herramientas de automatización adecuadas puede marcar una gran diferencia para tu negocio. 


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