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Cuando se comienza un nuevo año o una nueva gestión al interior de una empresa, los dueños y/o sus gerentes planean las metas a cumplir. Sin embargo, para aterrizar esas metas en números y cifras que se pueden rastrear, es importante que la gerencia aplique y monitoree KPI’s (Key Performance Indicator, por sus siglas en inglés).

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Para así identificar qué situaciones ayudan a acercarse a la meta y cuáles a alejarse de la misma. Por ello, en este artículo se abordará qué son, cuáles KPI’s de índole financiero existen y como un Software ERP es clave en la gestión y monitoreo de los mismos, para tomar las decisiones más apropiadas en consecución de las metas propuestas.

¿Qué es un KPI?

Un KPI es el Key Performance Indicator (por su traducción al inglés), que significan los Indicadores Claves de Desempeño. Estos indicadores se crean a través del conocimiento propio de cada negocio, pues cada uno tiene sus propios dolores y propósitos, por lo que un constante monitoreo permite a las empresas detectar qué funciona y qué falla en su estrategia y así redirigirla para poder lograr la consecución de los objetivos propuestos.

Los KPI’s pueden ser genéricos, así como específicos. Los genéricos, en general (valga la redundancia), son los que monitorean al negocio desde una perspectiva más gerencial, pues se ve el todo. Así mismo, es posible realizar KPI’s de carácter específico, que van enfocadas a cada una de las áreas del negocio, por lo que una combinación de KPI’s permite analizar de una manera más profunda la efectividad de la estrategia y la gestión de las áreas.

Es importante que estos KPI’s tengan las siguientes características para que sean considerados como indicadores:

  • Propósito definido: esto es que debe ser claro y debe haber amplia claridad de lo que se pretende medir y que todas las personas involucradas entiendan claramente qué se pretende lograr con el mismo.
  • Medible: la característica más importante es que el KPI pueda ser medido, ya que así mismo puede ser monitoreado.
  • Realista: un KPI debe estar diseñado bajo una realidad de negocio, esto es que debe ser alcanzable, un KPI que no sea realista, pierde razón de ser, por lo que debe estar confeccionado bajo una base altamente realista.
  • Importancia: la idea de los KPI’s es que deben estar enfocados hacia las metas del negocio, por eso mismo son importantes, así la gerencia estará claro en lo que quiere lograr al respecto. Si el KPI no genera ningún input para mejorar el negocio, entonces desvirtúa su propósito final.
  • Oportuno: el KPI debe poder ser medido en cualquier momento, para así tomar las correcciones que sean necesarias para encauzar la estrategia del negocio y así mismo lograr los objetivos planteados.

Es importante tener en cuenta que estos indicadores deben estar en constante monitoreo para así evaluar la efectividad del mismo sobre los objetivos del negocio, esto es, básicamente, que está sometido a un proceso de mejora continua.

¿Cuáles son los KPI’s financieros?

Los KPI’s financieros están enfocados en monitorear la rentabilidad y beneficios del negocio. En ellos se logra ver de manera rápida la salud financiera de la empresa. Alguno de ellos son:

  • Cash Flow/Flujo de Caja: uno de los indicadores más importantes, pues permite ver fácilmente cómo la empresa genera y eroga su dinero, con eso es fácilmente planear toda sus necesidades de dinero desde las perspectivas de operación, endeudamiento e inversión. Aquí es donde los gerentes ven cómo la empresa genera dinero.
  • Margen bruto de Utilidad: este indicador permite evaluar de una buena manera el modelo de negocio, ya que es la diferencia entre el ingreso y el costo de venta de un producto o servicio, por ende, es un indicador vinculado directamente con la eficacia del negocio.
  • EBITDA (Earnings before Interests, Taxes, Depreciation and Amortization): el propósito de este indicador es el de ver claramente si la empresa genera o pierde dinero en el core de su negocio.
  • Ratio de Liquidez: es el cociente entre el activo corriente y el pasivo corriente. Bajo la teoría se entiende que un ratio entre 1.5 y 2 es un ideal. En caso de que sea menor que 1.5, indica que la empresa tiene problemas para generar liquidez, y un valor por encima de 2 indica que la empresa tiene recursos ociosos, que podría estar invirtiendo para maximizar la rentabilidad.
  • ROI (Return on Investment): el ROI o retorno de la inversión es un indicador que permite ver si la empresa generó o perdió dinero con la inversión del dinero. Este indicador sale de la operación: (Ganancia – Inversión)/Inversión.
  • ROE (Return on Equity): el ROE o rentabilidad financiera o rentabilidad para el accionista, es el indicador que mide el beneficio económico con recursos propios, es decir, los aportados por socios.
  • Ratio de Endeudamiento: es el cociente entre el Pasivo/Patrimonio y permite medir qué parte de los activos están financiados con endeudamiento. Un ratio superior a 0.6 es un indicador que debe preocupar a la empresa, dado que evidencia que la empresa está altamente endeudada. Por otro lado, si el ratio es menor de 0.4 indica que la empresa podría manejar mejor sus recursos.

Existen mucho más indicadores que se pueden medir, aquí solo algunos de los más importantes, pero como se mencionó anteriormente, la empresa podría hacer KPI’s más personalizados de acuerdo a su modelo de negocio y así realizar un monitoreo más profundo de su negocio.

¿Cómo puedo mantener mis KPI’s monitoreados y mejorarlos?

Como se vió en párrafos anteriores, los KPI’s financieros vienen de la información financiera/contable, por lo que para monitorearlos y mejorarlos se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • Realizar un cuidado mapeo de las cuentas que componen cada uno de los valores que deben calcular los indicadores. Los Software ERP están en capacidad de calcularlos, pero depende del personal de la empresa realizar el adecuado mapeo.
  • Al tener un buen entendimiento de las cuentas involucradas en los valores de los KPI’s es posible entender qué mejora y qué deteriora el indicador, por lo que será más fácil rastrear dónde están las fallas. Para ello, se recomienda una revisión mensual de las cuentas implicadas y analizar las variaciones mes a mes para tener una visión más cualitativa que explique esos cambios.
  • Para mejorarlos, se debe identificar las cuentas implicadas y qué área es la responsable de esos cambios, con eso es posible realizar ajustes al modelo y estrategia y así volver apuntar hacia los objetivos estratégicos.

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