Nómina Electrónica para Entidades sin ánimo de lucro

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En el contexto de la implementación de la nómina electrónica, las organizaciones sin ánimo de lucro en Colombia se enfrentan a interrogantes sobre su obligatoriedad. En nuestro artículo “Nómina Electrónica para Entidades sin ánimo de lucro”, exploramos detalladamente si estas entidades están obligadas a emitir este documento, así como los motivos que respaldan esta medida y las características que definen su situación tributaria. Acompáñanos para comprender si tu entidad sin ánimo de lucro debe o no adoptar la nómina electrónica y bajo qué circunstancias se aplica esta normativa.

Con la implementación de la nómina electrónica, gran parte de las empresas colombianas tienen dudas sobre la obligatoriedad de las ESAL de emitir el documento soporte de pago de nómina electrónica.

Si haces parte de este tipo de organizaciones, te contamos si debes emitirla y el porqué.

Características tributarias de una entidad sin ánimo de lucro

En el impuesto a la renta existe un Régimen especial del que hacen parte las cooperativas, fundaciones, asociaciones y las corporaciones sin ánimo de lucro.

En otras palabras, todas las asociaciones, corporaciones y fundaciones que estén constituidas como entidades sin ánimo de lucro hacen parte del Régimen Tributario especial, con una previa calificación de este nombramiento; sin embargo, esto no quiere decir que están exentas, simplemente que su tratamiento es diferente.

Estas entidades por defecto están catalogadas como contribuyentes del Régimen ordinario en el Impuesto de Renta, y únicamente pueden ser candidatas para estar clasificadas como Régimen especial.

¿Por qué las entidades sin ánimo de lucro deben generar la nómina electrónica?

Los obligados a generar y transmitir para que sea validado el documento soporte de pago de la nómina electrónica son los que cumplen todas las siguientes condiciones:

• los contribuyentes que responden por el Impuesto sobre la Renta y Complementarios;
• que hacen pagos o abonos en las cuentas que se derivan por una vinculación o relación laboral, legal y reglamentaria y por los pagos a pensionados que tenga a cargo el empleador;
• que necesite soportar los costos y las deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA.

Las Entidades sin Ánimo de Lucro, por hacer parte del Régimen Tributario Especial son contribuyentes del Impuesto Sobre la Renta y por tal motivo hacen la resta de costos y gastos, esto las obliga a generar los documentos soporte de pago para sus empleados.

Adicionalmente, las ESAL venden productos o prestan servicios y esto hace que deban declarar el Impuesto sobre la Renta y Complementarios. De la única manera en que están exentas es en caso de que su única fuente de ingresos sean las donaciones.

En otras palabras, todos los contribuyentes que necesiten restar costos, en este caso el costo que tiene su nómina, en su declaración de renta van a necesitar que su nómina se encuentre soportada con el documento soporte de pago de la nómina electrónica.

¿Cuáles son las entidades que hacen parte del Régimen tributario especial?

Si tienes dudas acerca de si tu empresa hace parte o no de las entidades del Régimen tributario especial debes tener en cuenta el listado que se encuentra en el Artículo 1.2.1.5.1.2 que se encuentra en el Decreto 1625 de 2016 y son las siguientes:

• Las asociaciones, fundaciones y las corporaciones que se encuentran constituidas como entidades sin ánimo de lucro.
• Todas las instituciones de educación superior que se encuentren aprobadas por el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, que se caractericen por ser entidades sin ánimo de lucro.
• Las ligas de consumidores.
• Los hospitales que están constituidos como persona jurídica, y están catalogados como sin ánimo de lucro.
• Las personas jurídicas sin ánimo de lucro que realizan actividades para la salud, pero que cuenten con el permiso para funcionar por el Ministerio de Salud y Protección Social, o por cualquier otra entidad competente.

Otras razones por las que debes emitir tu nómina electrónica

A pesar de que la implementación de la nómina electrónica es una obligación, también la puedes implementar de manera voluntaria porque debes tener presente que cuando implementas distintos tipos de software para gestiones administrativas en tu empresa trae distintos beneficios; para el caso de la nómina electrónica, unos de los principales beneficios son los que mencionaremos a continuación:

• Tienes actualizaciones automáticas: estarás al día cuando la DIAN cambie sus lineamientos o con los nuevos cambios que se establecen al cambiar de año.
• Descuentos en tus impuestos: como ves, si haces parte del Régimen tributario especial y generas tu nómina electrónica tendrás algunos beneficios tributarios al realizar tu declaración de renta.
• Es más económica: generar la nómina electrónica utilizando un software de nómina electrónica autorizado por la DIAN es más económico que si la realizas utilizando métodos tradicionales.
• Tienes mayor acceso a la información: como tu información va a estar alojada en la Nube, tendrás acceso a ella desde el dispositivo electrónico que desees y en el lugar que quieras, lo único que necesitas es una conexión a Internet.
• Se integra con otros sistemas administrativos: los software de nómina se pueden conectar con otros tipos de sistemas administrativos. Sin duda, al usarlo optimizarás los procesos de tu empresa. 
• Seguridad para tu información: Los sistemas de nómina electrónica son muy seguros porque con ellos tendrás alojada tu información en la Nube y la encriptan para que sea más seguro enviarla y recibirla.

¿Cuándo debo implementar la nómina electrónica en mi ESAL?

Si aún no has comenzado con la implementación de la nómina electrónica en tu empresa, no te preocupes, este es un proceso muy parecido al de la facturación electrónica, lo único que debes tener presente es la cantidad de empleados y dependiendo de esto sabrás cuál es el día en el que debes iniciar con tu proceso de habilitación y generación del documento soporte, esto lo encontrarás en el calendario de implementación de la nómina electrónica emitido por la DIAN.

Utiliza un software de nómina electrónica para en tu ESAL

Como lo viste, la mejor forma de implementar la nómina electrónica en cualquier empresa del país es contratando los servicios de un proveedor autorizado por la DIAN que cumpla con todos los requisitos tanto técnicos como tecnológicos para que tus documentos no sean rechazados al ser validados. 

Loggro, software con la funcionalidad de nómina electrónica, cumple con todos los requisitos que exige la DIAN, pero también podemos ayudarte a implementarla en tu ESAL si aún no lo has hecho y lo mejor de todo a un precio y plan cómodo que se ajuste a las necesidades de tu empresa.

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.