En Colombia, la facturación electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para la gestión eficiente de las pequeñas y medianas empresas (pymes). Después de este proceso, ahora llega la transición hacia sistemas de Punto de Venta (POS) electrónicos. Esta transición promete agilizar los procesos comerciales, como las ventas y los cobros, además de asegurar la adherencia a las normativas fiscales que se encuentran en constante evolución. A lo largo de este artículo, profundizaremos en la identificación de las entidades que están obligadas a implementar sistemas de facturación POS electrónicos y aquellas que están exentas de esta obligación, ofreciendo así una guía detallada y útil para los gestores y propietarios de pymes. ¡Sigue leyendo en nuestro sitio web Loggro!
¿Qué es un POS electrónico?
Un sistema de Punto de Venta electrónico, conocido como POS, es una solución tecnológica diseñada para optimizar las operaciones comerciales. Este sistema automatiza la aceptación de pagos ya sea en efectivo o mediante tarjetas de crédito o débito, garantizando una transacción eficiente y segura. Su utilidad se extiende a la aceleración del ciclo de ventas, la organización y el registro detallado de cada operación, lo cual simplifica la administración del inventario, la elaboración de informes y la gestión financiera de la empresa.
¿Cuándo entra en vigencia la obligatoriedad del POS electrónico?
Durante el transcurso de 2024, se irá estableciendo gradualmente el requerimiento para que las entidades que emiten comprobantes de caja mediante sistemas POS, así como otros documentos que sirven como comprobantes de venta, migren hacia el formato electrónico.
Para facilitar esta transición, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha modificado los plazos previamente fijados para la emisión y el envío electrónico de tales documentos. Este cambio se oficializó con la Resolución 008, fechada el 31 de enero de 2024, que ajusta las fechas límites establecidas inicialmente por la Resolución 165 de 2023.
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¿Quiénes están obligados a facturar mediante POS electrónico?
De acuerdo con la normativa establecida por la DIAN, están obligados a implementar la facturación mediante el Sistema POS electrónico:
- Aquellos sujetos responsables del régimen del impuesto sobre las ventas -IVA.
- Individuos encargados del impuesto nacional al consumo.
- Cualquier persona o entidad reconocida como comerciante, que ejerza profesiones liberales o provea servicios asociados, o bien, participe en la venta de productos derivados de la agricultura o ganadería, sin importar si son o no contribuyentes de los impuestos manejados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN. Esto excluye a aquellos que, según lo estipulado en los artículos 616-2, parágrafo 2 inciso 4, parágrafo 3 del artículo 437, y 512-13 del Estatuto Tributario, junto con el artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016, Reglamento Único en Materia Tributaria, no están obligados a emitir factura de venta o documento equivalente.
- Comerciantes, importadores o prestadores de servicios en ventas directas a consumidores finales.
- Tipógrafos y litógrafos no sometidos al impuesto sobre las ventas – IVA, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por los servicios ofrecidos según lo determina el artículo 618-2 del mismo estatuto.
- Contribuyentes registrados bajo el impuesto unificado en el régimen de tributación simple -SIMPLE, según lo indica el numeral 6 del artículo 905 del Estatuto Tributario.
¿Quiénes no están obligados a facturar mediante POS electrónico?
- Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.
- Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
- Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, coma no responsable del impuesto sobre las ventas -IVA.
- Las personas naturales de que trata el artículo 512-1 3 del Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.
- Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
- Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.
- Las personas naturales que Únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las ventas -IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario -UVT. Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
- Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.
- Las Juntas de Acción Comunal, siempre y cuando no requieran solicitar devolución y/o compensación de saldos a favor en el impuesto sobre las ventas – IVA.
¿Cuáles son los beneficios de implementar un POS electrónico en tu negocio?
Independientemente de si una pyme está obligada o no a utilizar un sistema POS electrónico, es importante destacar los beneficios que este tipo de facturación puede aportar a cualquier negocio:
- Eficiencia Operativa: La automatización del proceso de facturación reduce errores humanos y agiliza las transacciones.
- Facturación Electrónica: Facilita la generación eficaz de facturas, asegurando el cumplimiento de las normativas exigidas por la DIAN. Esto incluye la verificación anticipada para confirmar la exactitud de los datos, la creación del formato XML, la incorporación de un código QR para facilitar la comprobación de la factura y la provisión de un CUFE.
- Mejora en la Gestión de Inventario: Un sistema POS electrónico puede integrarse con la gestión de inventario, proporcionando datos en tiempo real sobre el stock disponible.
- Cumplimiento Fiscal: La implementación del POS y de la facturación electrónica facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y reduce el riesgo de sanciones.
- Análisis de Datos: Los sistemas POS electrónicos ofrecen herramientas de análisis que permiten a los empresarios tomar decisiones informadas basadas en datos concretos.
- Seguridad y Transparencia: La trazabilidad de las transacciones mejora la seguridad y la transparencia en las operaciones comerciales.
¿Cómo empezar a implementar el POS electrónico?
Para las pymes que deciden implementar un sistema POS electrónico, es crucial seguir una serie de pasos prácticos:
- Evaluación de necesidades: Determinar las necesidades específicas del negocio y el tipo de sistema POS que mejor se adapte a ellas, elementos como el tamaño de tu negocio, qué herramientas de gestión quieres, que opciones de pago necesitas etc., son cruciales para los siguientes pasos, así tomarás una decisión más acertada.
- Selección del proveedor: Escoger un proveedor confiable que ofrezca soporte técnico y actualizaciones constantes. Revisa su reputación, qué dicen sus usuarios, que soporte al cliente tiene, pide pruebas gratis y selecciona con sabiduría.
- Capacitación del personal: Asegurarse de que los empleados estén adecuadamente capacitados para utilizar el sistema.
- Integración con otros sistemas: Si es necesario, integrar el POS electrónico con otros sistemas de gestión empresarial.
- Monitoreo y actualización: Mantener el sistema monitoreado y actualizado para aprovechar las mejoras tecnológicas y cumplir con las regulaciones cambiantes.
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