Cuando se adquiere un Software ERP es importante que, además de asegurar que su funcionalidad está acorde a las necesidades puntuales del negocio, también se debe asegurar que la permanencia y/o vida útil del mismo sea lo más prolongada posible, ya que esto significará un ahorro en términos de tiempo, dinero y capacitación.
Por ello, es imperante que la empresa se asegure que el Software ERP elegido tenga un servicio de mantenimiento del mismo, con el fin de garantizar la operatividad por un término de tiempo prolongado.
¿Qué es el mantenimiento de un Software ERP?
El mantenimiento del aplicativo ERP permite que el software opere a largo plazo, asegurando así la continuidad de su empresa. Este resulta necesario ya que los Software se desarrolla día tras día, por lo que un buen mantenimiento es vital para asegurar la puesta en marcha de éste.
Usualmente, estos mantenimientos vienen definidos por rutinas previamente dadas por el proveedor del Software ERP, por lo que es necesario que la empresa usuaria esté muy al tanto de las fechas de las rutinas, para así asegurar que tendrá siempre el Software ERP a punto y en óptimas condiciones de puesta en marcha.
¿Qué tipos de mantenimientos se pueden realizar al Software ERP?
Existen varios tipos de mantenimiento que se le pueden realizar al Software ERP, a continuación vamos a ver cada uno de ellos a detalle en aras de ampliar más la importancia de los mismos:
- Evolutivo: este tipo de mantenimiento al Software ERP se hace cuando se requiere hacer alguna actualización al sistema por temas como cambios en la legislación donde opera el cliente, cambios en los mercados por desarrollos de los mismos y que por su complejidad el aplicativo debe ser capaz de soportar para no quedarse obsoleto ante los desarrollos de los mercados. También es importante tener en cuenta que los Software están construidos bajo la premisa de la mejora continua, por lo que siempre será necesario realizar actualizaciones no solo desde la perspectiva legal y de mercado, sino también desde la parte operativa para garantizar que el Software sea lo más robusto y completo posible para el usuario final. Es necesario acotar que las actualizaciones que el proveedor haga sobre sus versiones, deberán demandar una capacitación adicional para que los usuario logren sacar el máximo provecho de la actualización, como también a la implementación de nuevos módulos según la dinámica del mercado, por lo que debe haber también una alta disposición del cliente final para estos cambios sin que estos le parezcan engorrosos y costosos.
- Correctivo: quizás este es el más común de los mantenimientos, y el que más la gente asocia. Cuando se hace un mantenimiento es por lo general para corregir. Muchos de estos errores de corrección surgen a través de la experiencia de usuario y salen a flote al momento de estar ejecutando el Software ERP. También los errores salen a flote una vez una actualización a sido puesta en marcha por lo que aquí una vez más, la experiencia de usuario es vital para poder detectar errores y corregirlos a tiempo para asegurar una buena puesta en marcha del aplicativo. Otro asunto a considerar dentro de los mantenimientos correctivos es que aquí también se correrán las copias de seguridad o mejor conocidas como back-ups, por lo que el cliente se hará responsable de realizar estas gestiones como parte de su rutina de mantenimiento.
- Adaptativo: así como los Software ERP evolucionan constantemente, así mismo evolucionan los lenguajes de programación en los que ellos operan. Uno de los grandes mantenimientos que aquí pueden presentarse son los cambios y chequeos en las bases de datos actuales para ser modificado bajo una nueva versión, asegurando que no haya ninguna pérdida de información durante la transición. Estos mantenimientos no solo podrían adaptarse a nivel de Software, sino también de Hardware, como por ejemplo que la empresa proveedora del Software ERP deba realizar un cambio en sus servidores para hacerlos más robustos y así brindar continuidad en el servicio a sus clientes actuales como a sus prospectos.
¿Por qué es importante el mantenimiento de un Software ERP?
Bueno, abordado los párrafos anteriores se ve que la importancia de mantener un Software ERP con las rutinas de mantenimiento adecuadas harán que el cliente no se quede fuera de la dinámica del mercado. Es necesario que antes de contratar el Software se garantice que el mismo brinde el servicio de mantenimiento para que la empresa tenga seguridad de que el aplicativo contratado durará un buen tiempo y no será obsoleto en un corto tiempo.
Así mismo, la importancia de los mantenimientos con carácter de actualización serán vitales para que el Software ERP no quede obsoleto, que es uno de los mayores riesgos a los que se expone un Software, dada la dinámica de los mismos.
Conclusiones
- Como los Software ERP evolucionan muy rápido, es importante que el usuario final esté siempre a disposición de ayudar al proveedor con estas mejoras, ya que esas mejoras obligan al proveedor estudiarlas y desarrollarlas para luego ser implantadas a todos los usuario.
- Siempre que los usuarios encuentren errores e incidencias una vez el Software ERP esté en marcha por primera vez o cuando se haya implementado una actualización, es importante que estos los notifiquen de manera inmediata al proveedor para que el éster pueda realizar el mantenimiento correctivo, y así este pueda volverse un mantenimiento preventivo para los demás usuarios. Eso al final se traduce en construcción de una comunidad de los usuarios que adquirieron el Software ERP.
- Las soluciones ERP deben siempre adaptarse no solo a las necesidades de los usuarios sino también a los desarrollos a nivel mundial, por lo que los usuarios también deben estar en disposición para adaptarse a los nuevos cambios.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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