¿Usar o no usar un programa para llevar contabilidad? Esa es la gran pregunta que suelen realizarse las Pymes. Y es que se suele pensar que este tipo de software solo es aplicable para las grandes empresas; como también que una pyme invierta en un programa para llevar la contabilidad representa un gasto extra y que la eficacia de dicha inversión no potenciará en nada a la empresa.
Lo cierto es que toda empresa, por muy grande que sea hoy en día, fue pequeña en su momento. La evolución de una empresa siempre es escalable, y como tal, también asume procesos financieros que va desde la venta de productos, relaciones comerciales con proveedores y pago de impuestos nacionales.
A la pregunta sobre si una Pyme necesita de un programa para llevar la contabilidad, la respuesta, sin más rodeos es: sí. Sí es importante que una Pyme lleve todo el proceso de su actividad financiera con un software optimizado para ello.
En este artículo conocerás las razones fundamentales por las un empresario de una Pyme, debe contar con este tipo de sistema de información:
Los beneficios de un programa para llevar la contabilidad
- Se trata de un programa que realiza un registro organizado de todas las actividades financieras.
- Este orden permite estudiar a fondo el impacto de la empresa, en materia de ingresos y egresos.
- Ayuda a supervisar todos los dineros con los que opera la Pyme, evitando fugas de capital por descuidos de facturación.
- La información financiera que se registra es subida a la nube.
- Esto evita que un desastre natural, un incendio o un virus, destruya todo el seguimiento financiero que lleva la empresa.
Un programa para llevar la contabilidad también aporta a la hora del pago de impuestos y declaraciones a instituciones gubernamentales. Todos los países del mundo se hacen cargo de regular el modo en que fluye el dinero de las empresas, para constatar que los fondos bancarios son realmente legales.
En Colombia, por ejemplo, la institución que más control tiene sobre los impuestos es la DIAN. Y todo empresario, aunque se trate de una Pyme, debe presentar informes organizados que confirmen por completo su actividad financiera.
Si no quieres tener problemas tributarios o que tengas que pagar impuestos extras al no declarar adecuadamente tus ingresos, lo mejor es que cuentes con un programa para llevar la contabilidad que respalde toda la actividad económica de tu empresa.
El gran dilema sobre el costo
El escepticismo frente al no usar un programa para llevar la contabilidad, se justifica en primera instancia, en el hecho de que se trata de un tipo de programa que tiene un alto costo. Este razonamiento, prácticamente nace de una total ignorancia sobre el valor que supone optar por estos programas.
Lo cierto es que un programa para llevar la contabilidad tiene un costo acorde a las necesidades de la empresa. Se trata de una licencia que solo debe renovarse una vez por año o pagarse mes a mes y en tanto es ajustable al tipo de necesidades de la Pyme, no necesariamente tienes que comprar todas las virtudes del software.
Así como puedes encontrar software cuyo valor supere a unos $5.000 dólares, también puedes contratar servicios que tengan un valor básico de unos $20 dólares al mes. Este valor puede variar dependiendo de las necesidades de la empresa y del crecimiento de la misma.
El rechazo a las nuevas tecnologías
En segundo plano, un empresario de una Pyme, suele opinar que no necesita de un programa para llevar la contabilidad porque se trata de un recurso demasiado sofisticado, cuyo desempeño no coincide con contabilidad “menos seria” que representa su Pyme. Y que por lo mismo el empresario cree que dicha gestión puede ser llevada siguiendo el modelo tradicional.
Un modelo aparentemente más “fresco”, que acontece en hojas de cálculo en Excel y cuadernos de apuntes. Pero la verdad es que un contador de hoy en día, prefiere utilizar un programa optimizado que le asegure que la información no se pierda y que le permita analizar con claridad aspectos como seguimiento de impuestos, costos y facturas por pagar.
El considerar que una Pyme no merece recibir un seguimiento de sus finanzas a través de un software contable, denota de antemano que el empresario no cuenta con una visión de progreso para su empresa. Si realmente desea crecer con su Pyme, va a necesitar de un programa que respalde su esfuerzo y le permita analizar en qué está fallando y en qué debe mejorar.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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