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Un programa de facturación representa una ayuda realmente poderosa para las empresas. Las Pymes ya reconocen las grandes virtudes que esto supone para sus negocios y ya han empezado a implementarlo en su estrategia de negocio, ya que es ante todo una manera efectiva de llevar sus finanzas, sin que se omitan datos valiosos de su contabilidad.
A la hora de hablar de programa de facturación existen una buena gama de opciones de dónde escoger. Desde los más robustos hasta los más sencillos y ambientados con interfaces intuitivas, lo que permite que la gestión sea mucho más rápida e inteligente.
Pero a la hora de escoger uno, siempre existe una pregunta clave a responder: ¿qué buscar en un excelente programa de facturación? Para responder a esto hay que tener en cuenta los siguientes aspectos.
Apoyo en la nube
Se considera que existen dos modelos de programa de facturación en el momento. El primero de ellos es el denominado como POS, cuya sigla significa “Point of Sales” (Punto de Venta). Se trata de un tipo de software que se enfoca en recopilar todas las finanzas que ocurren a lo largo de un día, a través de los puntos de venta, tal como ocurre con los restaurantes de comida rápida y las tiendas de ropa.
El otro tipo de software, es el programa de facturación tradicional. Que es el que recibe todas las transacciones de los puntos de venta, o bien, aquellos donde se lleva la facturación introduciendo los valores de una manera manual. Se necesita de un digitador contable que administre dichos ingresos al sistema.
Ambos deben coincidir en reflejar sus valores en la nube, lo que permite que la información sea procesada en tiempo real.
El apoyo en la nube es totalmente necesario, ya que de ese modo pueden trabajar varios analistas contables, suministrando información desde cualquier parte del mundo. Para las grandes empresas esto es más que imprescindible, ya que es la mejor estrategia para mantener unificados todos sus procesos.
La esencia de tu negocio
El otro aspecto necesario que debe tener un programa de facturación, es que todos sus procesos comerciales se reflejen y optimicen de acuerdo a las necesidades de la empresa. No solo se trata de construir las parametrizaciones de lo que es el negocio, sino que debe estar optimizado para enfocarse en lo relativo a impuestos, contabilidad y legislaciones nacionales.
El software POS tiene la virtud de configurarse para que, a la hora de realizar pedidos, el vendedor solo tenga que presionar sobre la imagen del producto para que esto se refleje en la nube. Si el cliente pide una camiseta, en el software tradicional de contabilidad aparece el precio de esta misma y la asociación del nombre del producto.
Esto permite gestionar en tiempo real lo que la empresa está obteniendo en materia de ingresos. Es esta configuración entre productos y precios lo que debe tener protagonismo en la esencia del negocio.
Flexibilidad y portabilidad
Un programa de facturación no puede cerrarse sobre sí mismo. Tiene que ofrecer el potencial de ser útil en diferentes plataformas, no solo en materia de sistemas operativos, sino también en lo referente a la exportación e importación de datos. Un software óptimo en portabilidad debe permitir que la carga de datos se opere desde cualquier dispositivo móvil o PC.
Ya en lo referente a exportación e importación, se hace habla al modo en que los datos pueden ser migrados para ser utilizados en otro tipo de software como lo puede ser Excel. De ese modo, la facturación se maneja de un modo coherente, siendo útil para ser reflejada en instituciones de control financiero e impuestos como lo es la DIAN en Colombia.
Respaldo de facturación
Igualmente, un programa de facturación bien avanzado debe ser lo suficientemente sofisticado para emitir facturas y almacenarlas dentro del sistema. De ese modo, se archivan todas las relaciones comerciales entre una empresa y otra, dejando un historial de todos los procesos de compra y venta.
Sin embargo, el grado optimización más avanzado que debe tener un programa de facturación es el de permitir generar facturación electrónica, que es una tendencia más avanzada, sobre el modo en que se almacena digitalmente la información financiera entre empresas.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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