El decreto 2242 fue expedido el 24 de noviembre del año 2015. Se trata de un decreto que compete al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. A través de éste se establecen pautas a seguir para realizar el proceso de facturación electrónica.
Y es que cuando una empresa de software decide crear un programa de contabilidad y facturación, todos los objetivos que debe cumplir dicho programa son estudiados a fondo; casi siempre, el arquitecto de software y otro equipo de desarrolladores, trabaja en cooperación con un contador profesional, o bien, un auditor en finanzas. En este artículo de Loggro, se socializará las legislaciones vigentes en materia de contabilidad, en este caso con relación al decreto 2242 facturación.
El decreto 2242 “facturación electrónica” encierra todo un universo contable
El decreto 2242 facturación representa un documento de 19 páginas, donde se explica profundamente como las empresas deben trabajar con las tecnologías actuales para llevar su contabilidad y luego declararla ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Son muchos los artículos, parágrafos, numerales y literales que toman presencia en el decreto 2242 facturación; cada uno, como toda legislación tiene algo por decir, naturalmente, y por reglamentar, determinando el modo en que debe concretarse la facturación entre las empresas.
Nada más en el Artículo 7 del decreto 2242 facturación, se específica el modo en que debe presentarse dicha facturación. Es decir, el formato mismo, los aspectos que deben reflejarse en cada factura. Cada facturación, denotada con el nombre de “Ejemplar” dentro del contexto del decreto, debe ser remitida a la DIAN en un tiempo máximo de 48 tras ser efectuada la facturación de algún producto o servicio.
El decreto 2242 facturación establece un modelo de facturación
Dentro de las notas de crédito que establece el Artículo 7 del decreto 2242 facturación, se habla de las notas de crédito “o débito generadas”. La DIAN tiene el compromiso que cada Facturacion Electronica cumpla con los siguientes aspectos:
- Que el formato pueda entregarse en un archivo XML.
- Que cada factura posea el número consecutivo que permite diferenciarla de otras, pero al mismo tiempo que posea el código único de factura electrónica.
- Se debe dar constancia de lo que significa el artículo 617 del Estatuto Tributario. Esto implica que se denote el nombre de la empresa o razón social, el NIT, como también ofreciendo datos financieros donde se discrimina el impuesto por consumo.
- Si se trata de una persona natural que no posea NIT se debe dar constancia del número de identificación.
- El documento de facturación debe estar respaldado por la firma digital o electrónica.
- Los NIT o números de identificación entre los clientes y las empresas deben reflejarse a sí mismo.
- Presentar el Código Único de Factura Electrónica.
¿Qué es el Código Único de Facturación?
A lo largo del decreto 2242 facturación se hace una referencia constante a lo que supone el Código Único de Facturación. Este código se genera como un dato alfanumérico que genera la misma aplicación o software en la que se efectúa la Facturacion Electronica.
Al generar este dato alfanumérico se genera a sí mismo una clave “de contenido técnico de control generada y entregada por la DIAN.” Pero además del dato alfanúmero, este código debe transformarse en la presentación bidimensional de un Código QR. Gracias a éste, tras usar un escáner que pueda identificar dicho código, se puede visualizar de manera digital la presentación de dicha factura.
¿Cómo puedo ahorrar en mi empresa al implementar la facturación electrónica?
1. El ahorro medioambiental
Con la facturación electrónica que no es lo mismo que la facturación digital, la cual no es más que el envío por un medio digital de la factura ordinaria, se elimina casi que por completo la necesidad de imprimir este documento, con lo cual se evitan además las fotocopias.
Esta es una disminución importante en los costos de tu empresa, pues se le suma el mantenimiento que requieren estos equipos. De paso, es una ayuda vital para el medio ambiente.
2. Ahorro en tiempos de operación
La Facturación Electrónica permite que el envío de la documentación para el asiento de las facturas y las notas débito y crédito sea automático y al instante, haciendo que la operación sea mucho más eficiente. Esto ayudará a acelerar tu ciclo de facturación y recaudo de cartera, imprimiendo velocidad a tu negocio y liberando capital de trabajo para crecer. Por supuesto, si el proceso interno de facturación y recaudo se hace más eficiente, esto también le libera tiempo a tu equipo de trabajo para utilizar en otras tareas de mayor generación de valor.
3. Ahorro en multas o sanciones
Recuerda que la facturación electrónica es obligatoria. Implementándola a tiempo te puedes ahorrar costosas multas de entre el 2 y 5% de lo que debiste haber facturado electrónicamente –incluso, la DIAN se reserva el derecho a cerrar temporalmente aquellos establecimientos comerciales que no cumplan con utilizarla luego de que se cumpla su plazo para hacerlo.
4. Ahorros en almacenamiento y emisión de la factura
Como la documentación física se disminuirá significativamente, el almacenamiento de dicha papelería ya no requerirá de grandes archivos, liberando espacio que se puede utilizar en otras necesidades.
Adicinoalmente, baja tu costo de elaboración de una factura. Por ejemplo, tomando en cuenta el proceso típico de de entrega de la factura a un cliente, al ser ahora digital se disminuye hasta en un 40% (calculan entidades como Fenalco). Esto, porque se eliminan trámites como la creación, impresión, manipulación y ensobrado, envío y archivo.
5. Ahorros en administración
En la actualidad hay empresas como Loggro, autorizadas por la DIAN para ser proveedores tecnológicos del software contable que incluye la Facturación Electrónica y cuyos precios son muy económicos, ahorrándoles dinero y esfuerzo a los empresarios.
Si necesitas un Software Contable en la nube que cuente con el módulo de Facturacion Electronica te invitamos a conocer LOGGRO, la solución más integral del mercado para administrar tu negocio en Internet más fácil y segura.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
