¿Qué es un certificado digital?

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Los certificados digitales son documentos que utilizamos en nuestra vida cotidiana.

En algunas otras situaciones cumplen con funciones más específicas dependiendo del uso que necesite cada persona, en este artículo te contamos qué son, sus características, cómo se utilizan en Colombia y cuál es su normatividad vigente.

¿Qué es un certificado digital?

Los certificados digitales son documentos digitales que cuentan con todo un conjunto de datos con el fin de identificar a una persona por medio del Internet. En muchas partes también es conocido como el certificado de firma electrónica.

Los certificados digitales son esenciales para los sectores privados

Actualmente los certificados digitales son un elemento esencial para la comunicación de gran parte del sector privado, pero sobre todo con las administraciones públicas; se debe a que gracias a la digitalización es posible realizar diferentes trámites en ordenadores o, como se ha venido implementado, desde los dispositivos móviles. Aquí puedes conocer cuáles con los tipos de firma digital y su validez en Colombia.

Certificados digitales en token físicos

En Colombia existen certificados digitales en formato de token físico, acreditados por el ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia); representa un documento digital que se encuentra incluido en un dispositivo, que se le otorga a una persona natural. Se caracteriza porque incluye información de dicha persona y tiene un par de llaves criptográficas, con las que es posible generar firmas para documentos electrónicos.

Cualidades de las firmas digitales emitidas por un certificado digital

Las firmas digitales que se emitan por medio del uso de un certificado digital autorizadas por la entidad autorizada en Colombia, ONAC, tienen el mismo valor probatorio y fuerza obligatoria que la firma manuscrita, debido a que aporta atributos de seguridad jurídica, como es la integridad de la información, la autenticidad de la identidad de quien sea el firmante del documento y por consiguiente el no repudio de la transacción que se pretenda realizar.

Tipos de certificados digitales para personas naturales en Colombia

En Colombia es posible encontrar distintos tipos de certificados digitales para las personas naturales; son los que vamos a mencionar a continuación.

• certificado digital exclusivo para personas naturales;
• certificado digital para el titular de alguna función pública;
• certificado digital para profesionales titulados;
• certificado digital de pertenencia a alguna empresa o entidad, y
• certificado electrónico para representación de empresas o entidades.

Características técnicas de emisión para certificados digitales

En Colombia los certificados digitales de token físico deben ser generados cumpliendo las siguientes características técnicas.

• Debe incluir una llave privada de 2048 bits.
• Incluir un algoritmo de firma para certificados con una función “hash SHA256”.
• Puede incluir un dispositivo criptográfico para almacenamiento que sea compatible con los puertos USB.
• Deben ser compatibles con los sistemas operativos de Windows.

Normativa de los certificados digitales en Colombia

En la actualidad son varias las Leyes y Decretos que tratan y regulan los certificados digitales en el país, entre las más destacadas podemos encontrar la Ley 527 de agosto 18 de 1999, el Decreto 1747 de septiembre 11 de 2000 y la Resolución 26930 de octubre 26 de 2000  a continuación, vamos a verlas con más detalle.

Ley de Comercio Electrónico 572 de 1999

La Ley 572 de 1999, también definida como la Norma de Comercio Electrónico, define qué son los mensajes de datos, cuáles deben ser los certificados digitales y las entidades que están autorizadas a generar certificados. Del mismo modo, reconoce el valor jurídico especial de la firma digital. También especifica sus atributos, los deberes y las obligaciones de quienes aparezcan como suscriptores.

Decreto 1747 de 2000

Con el Decreto 1747 de 2000 se definen las funciones y los requisitos que deben cumplir todas las entidades de certificación digital y nombra a la Superintendencia de Industria y Comercio como el mayor ente de control de estas actividades.

Resolución 26930 de 2000

Con la Resolución 26930 de octubre 26 de 2000 se fijaron cuáles son los estándares para autorizar y cómo deben funcionar las entidades encargadas de generar la certificación y de sus auditores.

En conclusión, con estas Leyes, el Gobierno Nacional le está indicando al sector privado del país, que en Colombia existe la legislación necesaria para hacer un buen uso en todas las empresas de todas estas soluciones tecnológicas, además contamos con entidades bien capacitadas para emitir o generar estos certificados; sin embargo, es importante que conozcas cuál es la diferencia entre la firma digital y el Instrumento de Firma Electrónica (IFE) aquí te los contamos.

¿En Colombia quién emite certificados digitales?

En Colombia la única entidad que autoriza la emisión de certificados digitales es la Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC). Una entidad estatal que se creó con el objetivo de generar seguridad y garantía a todas las transacciones, operaciones y comunicaciones electrónicas de las distintas empresas.

Características de las entidades autorizadas

Cumplen con todos los estándares tecnológicos que exige AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) y los que exige la CISA (Canadian Institute of Chartered Accountants).

Estas empresas pueden emitir más de 1000 certificados digitales en un minuto, debido a que tienen la infraestructura necesaria para respaldar transacciones a nivel nacional; adicionalmente, suelen tener aliados, como software administrativos que por sí mismos emiten cantidades abismales de facturas y nóminas electrónicas.

Precio de los certificados digitales

Tu software administrativo Loggro de facturación electrónica incluye este certificado sin costo adicional; no hace falta que lo gestiones de forma independiente.

Sin embargo, es importante que sepas, que la emisión de tu propio certificado digital puede tardar 24 horas, todo depende de la agilidad de la empresa que contrates y su costo puede ser de 200.000 COP mensuales con una variación poco significativa entre las distintas entidades que se encuentran autorizadas para emitirlas.

Por qué no adquirir un certificado digital

En la actualidad tanto la Superintendencia Bancaria como La Superintendencia de Valores obligan a sus controlados y vigilados a firmar los reportes que emiten de forma digital. A esto se suma que, al Superintendencia de Salud, por medio de la Circular Externa 11, determinó que todas la IPS (Instituciones Prestadores de Servicios de Salud), las EPS (Entidades Promotoras de Salud), licoreras, loterías, entre otras; deben adquirir certificados digitales para gestionar sus trámites.

Sin embargo, Loggro y otros sistemas administrativos que automatizan tu negocio tienen el certificado que necesitas para que tus documentos sean legales; es decir, la contratación del software incluye tus instrumentos de firma electrónica de forma legal.

Indudablemente, esto puede ahorrarte costos y tiempo de operación importante para tu empresa.

En conclusión, los certificados digitales se han estado utilizando en el país para certificar la identidad de las personas que firman o gestionan distintos tipos de documentos, a esto se suma que, en el proceso de facturación y nómina electrónicas se exige el Instrumento de Firma Electrónica. Aquí puedes saber cómo funciona el Instrumento de Firma Electrónica con un proveedor de facturación.

Si estas buscando uno de estos certificados para tu empresa te contamos que nuestros software de nómina y de facturación electrónica cuentan con este y cumplen con todos los requisitos que exige La DIAN, además podemos ayudarte con nuestro equipo de especialistas para resolver tus dudas de trámites y procedimientos en el momento que más lo necesites.

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.