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Cuando se adquiere un Software ERP es importante poder conocer todas sus funcionalidades, todos los reportes que es capaz de generar y otros aspectos utilitarios para maximizar el uso de esta herramienta. Por ello, una pertinente capacitación logrará que los usuarios saquen el mayor provecho posible.

En este artículo abordaremos qué temas deben abordarse al momento de hacer una captación del Software ERP y así asegurar que el conocimiento sobre el mismo sea lo más aprovechado por uno y cada uno de los usuarios que interactúan con el Software ERP.

Lo primero: se debe explicar qué es un Software ERP

Para muchos usuarios un Software ERP es algo totalmente nuevo. Por ello, para iniciar la capacitación es importante primero abordar qué es un Software ERP en sí mismo. Esto ayudará a contextualizar mejor a los potenciales usuarios sobre la herramienta, las capacidades y el alcance del mismo. Con ello, también el usuario puede sensibilizarse mejor con la herramienta y así disminuir esa aversión de aprender una nueva herramienta, que es algo muy común cuando se implementa un Software ERP, sobre todo en aquellas compañías que se han acostumbrado a una tecnología durante una prolongada cantidad de tiempo.

Hacer entender los grandes beneficios que conlleva su implementación

Uno de los grandes retos de implementar un Software ERP es la aversión al cambio. Esto suele suceder cuando los usuarios han estado acostumbrados por una prolongada cantidad de tiempo a una tecnología y deben adaptarse a una nueva. Por ello, es importante que tanto la empresa implementadora y como la gerencia de la empresa, le hagan ver a los empleados y usuarios claves de la organización, los beneficios que conlleva la implementación de un Software ERP

Esa sensibilización debe ser a todos los niveles, desde la persona más operativa hasta inclusive la Junta Directiva, ya que todos se verán beneficiados con la implementación de este tipo de tecnologías, que están diseñadas para disminuir los tiempos de procesos repetitivos y manuales que pueden conllevar a errores. Si se logra sensibilizar de manera apropiada, el usuario disminuirá esa versión y su curva de aprendizaje disminuirá en función de la disminución de esa aversión. Entonces es importante que el capacitador haga una extensa sensibilización de todos los beneficios que el Software ERP tiene, no sólo como herramienta, sino los impactos directos que tiene sobre el desarrollo de la operación.

Un feedback recíproco de cómo opera el negocio

Para que una capacitación de un Software ERP logre ser lo suficientemente exitosa, es importante también que los usuarios sean parte activa de la misma, exponiendo al consultor las conjeturas que hay en su negocio para que la capacitación no se convierta en algo netamente genérico, sino que realmente logre cubrir las necesidades de información u operación que se requieren para mostrar la realidad económica de la compañía sujeta a la implementación del Software ERP. Esto ayudará a que la capacitación sea mucho más dinámica entre ambas partes y así poder abordar muchos de los temas que generan preocupación, sobre todo a los usuarios finales, cuando de implementar un nuevo software ERP se trata.

Por eso es importante que antes de comenzar la capacitación y todos los temas abordarse se haya hecho un concienzudo ejercicio de entendimiento del negocio, para así hacer más dinámico el ejercicio y mucho más productivo para que la puesta en marcha del Software ERP sea lo más armoniosa posible.

La capacitación como el Software ERP: del dato al reporte

Entendiendo que la capacitación es de un Software ERP, por la densidad de su contenido y por la densidad que es de por sí este tipo de tecnologías, es importante aplicar la máxima que dice: menos es más. Entendiendo que un Software ERP tiene como principio explotar un solo dato que se puede usar para varios reportes y propósitos, así mismo, debe ser pensada la capacitación del dato al reporte, esto ayudará a sensibilizar mejor al usuario desde el ingreso de la información puede obtener un reporte y le ayudará a entender la lógica que está detrás del Software ERP.

Si el usuario final es capaz de entender la lógica que tiene la herramienta desde el momento del registro hasta el reporte, le ayudará a entender mucho mejor los reportes que generan y así crear valor sobre la información que el sistema genera .Por ende, esa creación de valor hará mucho más fácil y efectiva la toma de decisiones por parte del personal encargado de este tipo de acciones gerenciales.

Explicación por módulos de acuerdo a un cronograma previamente acordado

Para que la capacitación tenga el rumbo que se requiere, es importante que tanto la empresa usuaria objeto de implementación del Software ERP y la empresa que realizará la implementación del mismo, acuerden un cronograma en función del tiempo disponible por ambas partes. Esto es importante porque en algunos proyectos de implementación se suele saturar de información en extensos horarios a los usuarios y esto resulta una práctica no muy conveniente y poco eficiente. Por ello es importante abordar estas capacitaciones por módulos y en tiempos de espacio donde el usuario tenga la capacidad de absorber, analizar e interpretar toda la información recibida por parte del capacitador para así poder darles espacio de generar preguntas que permitan afianzar lo que se ha enseñado.

Para que la capacitación tenga el rumbo que se requiere, es importante que tanto la empresa usuaria objeto de implementación del Software ERP y la empresa que realizará la implementación del mismo, acuerden un cronograma en función del tiempo disponible por ambas partes. Esto es importante porque en algunos proyectos de implementación se suele saturar de información en extensos horarios a los usuarios y esto resulta una práctica no muy conveniente y poco eficiente. Por ello es importante abordar estas capacitaciones por módulos y en tiempos de espacio donde el usuario tenga la capacidad de absorber, analizar e interpretar toda la información recibida por parte del capacitador para así poder darles espacio de generar preguntas que permitan afianzar lo que se ha enseñado.

Con ello se asegura que la curva de aprendizaje, si bien puede ser un poco más demorada, puede ser al mismo tiempo mucho más efectiva. Acelerar a veces en estos casos no suele ser una opción muy viable y puede representar reprocesos en el camino y/o reinducciones de la herramienta, lo que puede conllevar a que no se le saque el máximo provecho, encareciendo así el costo operativo de la implementación del Software ERP. En ese orden de ideas, si se hace con planificación y en un ejercicio totalmente concienzudo, ayudará a todas las partes a mejorar la sensibilización con el software ERP y por ende, la maximización y aprovechamiento del mismo.

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