Sin duda alguna, los Software ERP tienen el gran potencial de brindar mucha información de la empresa.
Sin embargo, para poder sacar todo su potencial, es menester que los usuarios de la información logren estandarizarla de manera que esa información sea más fácil de interpretar porque si bien el ERP puede generar todos los reportes, la información que contiene depende única y exclusivamente del usuario, por ende, si se puede estandarizar la información que se va a ingresar, esto ayudará a entender mejor los los reportes que genera el ERP. En este artículo abordaremos algunas ideas que pueden servir para lograr este cometido y así aprovechar el máximo potencial de tu Software ERP.
Longitud de caracteres dentro del Software ERP
Lo primero que se debe hacer como usuarios es entender cuántos caracteres puedo ingresar cuando hago una transacción en mi Software ERP. Esto lo puedes validar con tu consultor o directamente haciendo pruebas para entender cuántos caracteres puede permitir el Software ERP en las diferentes transacciones. Lo que se sugiere, sobre todo cuando se usa el lenguaje español, es no usar palabras con tildes ni usar la letra ñ, que si bien es un carácter que está en español, en otros lados no existe, por lo que se sugiere no usarlo. Lo otro para poder entender cuál es la mejor estructura, es definir si todo se va a ingresar en mayúsculas o en minúsculas, usualmente la sugerencia indica que hacerlo con mayúsculas hace más entendible, ya sea cuando se lee reportes tanto en la pantalla como cuando se imprimen; sea de manera digital o física. Por ello, es importante tener esas reglas claras y así poder definir qué es lo que más conviene al momento de ingresar información.
Definir un único lenguaje al ingresar información
Antes de implantar un Software ERP o cuando ya está en marcha y se requiere cambiar la manera en cómo se ingresa la información, lo importante es definir un lenguaje para todos los niveles. Esto es, que tanto la persona de contabilidad como la persona de operaciones o comercial sepan lo que significa cada palabra, cada sigla, que se ingresa en el Software ERP, dependiendo de la longitud máxima permitida de caracteres dentro de cada transacción. A manera de ejemplo, podríamos citar que la sigla ING puede indicar la palabra ingresos, así mismo, se puede definir una estructura con guiones para así entender carácter que significa para facilitar el entendimiento de información del Software ERP .Por ello es importante que todos los líderes de las áreas de la empresa o de los usuarios claves del sistema puedan definir un único lenguaje que sea compartido con las personas que realizan transacciones dentro del Software ERP para así hacer mucho más fácil la interacción con la herramienta y poder tener una claridad de la información que se ha ingresado. Con eso al momento de generar reportes, cualquier usuario está en capacidad de entender, en función del lenguaje que todos los usuarios hayan pactado usar.
Conocer a fondo los reportes del Software ERP
Un aspecto importante al momento de usar un Software ERP es la importancia de conocer a fondo uno y cada uno de los reportes que este mismo genera. Esto ayudará a los usuarios a entender si la información que despliega es la correcta y además, comprobar la efectividad del lenguaje que se ha incorporado al momento de digitar información. Cuando esto sea validado es importante entender si hay que realizar algún mantenimiento al lenguaje que se ha estandarizado para así lograr generar valor en la información que se genera. Por ello, es importante conocer todos los reportes, validar el lenguaje y entender si algún ajuste debe ser realizado en aras de poder facilitar el análisis de la información que genera el Software ERP para así facilitar la toma de decisiones que, a fin de cuentas es el objetivo para el cual se incorpora un software ERP dentro del mundo empresarial.
Un Software ERP que permita diseñar reportes
Una vez que los usuarios han logrado interactuar con uno y cada uno de los reportes que el software ERP nativamente contiene y estos no logran satisfacer las necesidades de información que requieren los usuarios para la toma de decisiones, es importante validar que el Software ERP tenga la capacidad de generar reportes personalizados que logren satisfacer esas necesidades. Para ello, es importante definir los campos que los reportes generan, el objeto, los niveles de reporte llámense financiero, contable, producción, servicios, comerciales, etcétera. Luego de ello y de ese profundo estudio, es importante entender cómo quiere que la información sea desplegada. Algunos Software ERP permite generar inclusive gráficos, en otros se permite acceder a información llamada Drill-Down, que es ir a detalle por cada dato hasta llegar al dato que originó ese reporte. Por eso es importante entender las necesidades de información que cada usuario tiene, ya que una información se requerirá a nivel de mando medio y otras se requerirá a nivel de mando alto .Así que poder tener la capacidad de tener un Software ERP y que sea capaz de mover a los reportes según lo que yo requiero facilitará mucho la toma de decisiones y maximizará el provecho del Software ERP que la compañía ha implantado.
Conclusiones
- La calidad de la información depende de cada usuario y es este mismo el que debe implantar los estándares necesarios para así lograr la información de calidad que le permita avanzar en su labor o ejecutar más fácil la toma de decisiones. A razón de ello estandarizar un lenguaje dentro de la compañía, facilitará mucho la calidad de la información que el Software ERP es capaz de generar.
- En algunos casos, los reportes nativos con los que viene el Software ERP no suelen satisfacer las necesidades de información de los usuarios que interactúan dentro del Software ERP. Por lo anterior, es importante tener un Software ERP que permita diseñar reportes a la medida que logren satisfacer esas necesidades de información que la empresa tiene, para así maximizar el uso de esta herramienta que está diseñada para facilitar la toma de decisiones dentro de una organización.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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