En Colombia, los emprendedores y pequeñas empresas enfrentan una decisión importante al formalizar su negocio: optar por el Régimen Simple de Tributación (RST) o permanecer en el Régimen Ordinario tradicional; una decisión que puede marcar una gran diferencia para las pequeñas y medianas empresas.
En este artículo de Loggro, podrás encontrar una comparación detallada sobre las normativas vigentes, análisis tributarios y una guía para entender cómo funciona cada régimen y cuál puede ser la mejor opción.
¿Cómo elegir a qué régimen fiscal pertenece?
La forma en que una empresa tributa afecta su flujo de caja, su carga administrativa y sus oportunidades de crecimiento. En 2025, con un entorno tributario cada vez más digitalizado y exigente, entender las implicaciones del Régimen Simple de Tributación (RST) frente al Régimen Ordinario es esencial para las PYMES que buscan eficiencia operativa y cumplimiento normativo.
¿Cómo funciona el Régimen Simple?
El Régimen Simple es un sistema opcional que permite unificar en un solo impuesto el pago de la renta, el ICA y, cuando aplica, el impuesto al consumo y el GMF. Su objetivo central es facilitar la formalización de pequeños comerciantes, emprendedores y negocios informales, reduciendo cargas administrativas y generando ahorros en el pago de impuestos.
Características del Régimen Simple
- Tarifa unificada: El RST aplica tarifas consolidadas más bajas que las del régimen ordinario en muchos casos, calculadas sobre los ingresos brutos anuales del negocio (no sobre la utilidad neta). Las tarifas son progresivas por rangos de ingresos y dependen de la actividad económica del contribuyente, entre 1,2 % hasta 14,5 %, según actividad e ingresos.
- Declaración anual y anticipos: El periodo gravable en el RST es anual (año calendario) y la empresa presenta una declaración consolidada al año. Sin embargo, durante el año se deben hacer pagos bimestrales anticipados a cuenta del impuesto unificado.
- No se permiten deducciones por costos o gastos.
- Exoneración de retenciones en la fuente, lo que mejora la liquidez.
- Obligación de usar facturación electrónica y operar con medios bancarizados.
- Solo pueden acogerse quienes no superen los 100.000 UVT anuales (≈ COP 4.980 millones en 2025).
¿Qué es el Régimen Ordinario de Tributación?
El Régimen Ordinario es el esquema tradicional de impuestos al que pertenecen por defecto la mayoría de los contribuyentes que no están en regímenes especiales. En este régimen, tanto las personas jurídicas como las personas naturales contribuyentes del impuesto de renta, liquidan el impuesto de manera detallada sobre su utilidad o renta líquida gravable, es decir, ingresos menos costos y deducciones aceptadas fiscalmente.
Características del Régimen Ordinario de Tributación
- Impuesto de Renta basado en renta líquida: Las empresas calculan su renta líquida tomando todos los ingresos del año y restando los costos y gastos deducibles relacionados con la actividad productora de renta. Sobre esa utilidad neta se aplica la tarifa de impuesto correspondiente, del 35 % para personas jurídicas; progresiva hasta el 39 % para personas naturales.
- Declaración de renta anual, además de otras como IVA, ICA, retenciones.
- Deducciones y beneficios fiscales: Una ventaja del régimen ordinario es la posibilidad de aplicar deducciones, costos, exenciones y descuentos tributarios para optimizar la carga fiscal. Para las empresas con altos costos operativos o inversiones, este régimen resulta útil pues permite que esos egresos reduzcan la base gravable.
- Contabilidad rigurosa y control detallado: Al exigir el cálculo sobre utilidades netas, el régimen ordinario demanda llevar una contabilidad completa y detallada según normas contables (NIIF/Normas locales) para soportar cada ingreso y deducción.
A continuación, presentamos una tabla comparativa que resume las principales diferencias entre el Régimen Simple de Tributación y el Régimen Ordinario en Colombia, enfocadas en aspectos clave para PYMES y emprendedores:
| Aspecto | Régimen Simple | Régimen Ordinario |
| Naturaleza del impuesto | Unificado sobre ingresos brutos | Separado sobre renta líquida |
| Tarifas | 1,2 % – 14,5 % según actividad | 35 % (PJ) / progresivo hasta 39 % (PN) |
| Declaraciones | 1 anual + 6 anticipos bimestrales | Renta anual, IVA bimestral, ICA, retenciones |
| Deducciones | No aplican | Sí, si están soportadas correctamente |
| Límite de ingresos | Sí (≤ 100.000 UVT) | No |
| Retenciones en la fuente | No le aplican | Sí, pueden afectar flujo de caja |
| Contabilidad | Simplificada | Completa y analítica |
| Beneficio clave | Facilidad de cumplimiento | Planeación fiscal detallada |
| Obligaciones de facturación | Facturación electrónica obligatoria (salvo contadas excepciones). | Facturación electrónica obligatoria para responsables de IVA o imp. al consumo y quienes superen ciertos topes de ingresos. |
(UVT = Unidad de Valor Tributario; en 2025, 1 UVT = $49.799 COP)
Ejemplo numérico
Una PYME con ingresos de COP 2.489 millones en 2025 (50.000 UVT):
- Régimen Simple:
Tarifa unificada estimada: 5 % → impuesto ≈ COP 124,5 millones - Régimen Ordinario:
Supongamos que tiene 60 % de costos → renta líquida ≈ COP 995 millones
Impuesto de renta: 35 % de esa base ≈ COP 348 millones
Resultado: el Régimen Simple le ahorra más de COP 223 millones, aunque no permite deducir costos.
¿Cómo saber en qué régimen estás?
- Consulta tu RUT en la DIAN. Si figura como “Régimen Simple de Tributación”, estás inscrito.
- Evalúa tus ingresos del año anterior. Si superaste los 100.000 UVT, debes estar en el régimen ordinario.
- Analiza tu contabilidad: si manejas múltiples deducciones y obligaciones, probablemente estés en el régimen ordinario.
¿Quiéres cambiar?
El cambio debe solicitarse ante la DIAN antes del 31 de enero del año gravable. Se debe actualizar el RUT y cumplir con los requisitos específicos.
Implicaciones tecnológicas
Tanto en el régimen simple como en el ordinario, la tecnología y la gestión administrativa juegan un papel vital para el cumplimiento normativo en 2025. La DIAN ha avanzado en la digitalización de los procesos tributarios, haciendo obligatoria la facturación electrónica y habilitando plataformas en línea para presentar declaraciones, pagos y reportes.
En este contexto, las empresas –especialmente PYMES con recursos limitados– deberían apoyarse en soluciones tecnológicas para manejar sus obligaciones de forma eficiente.
En el Régimen Simple, aunque las obligaciones formales son más sencillas, sigue siendo necesario llevar control de los ingresos bimestrales, generar los recibos de pago electrónico de anticipos y consolidar la información anual. El requisito de facturar electrónicamente significa que el negocio debe contar con un sistema de facturación digital autorizado.
En el Régimen Ordinario, el volumen y complejidad de información a manejar es aún mayor: registro de todas las operaciones contables, cálculo de depreciaciones, amortizaciones, retenciones practicadas y sufridas, generación de múltiples formularios (renta, IVA, retefuente, medios magnéticos, etc.).
Para cumplir con rigor y minimizar errores (que pueden traducirse en sanciones), resulta prácticamente indispensable contar con herramientas tecnológicas robustas. Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) o softwares contables especializados ayudan a mantener la contabilidad al día, calcular impuestos automáticamente según la normativa, y generar reportes financieros y tributarios con un clic.
¿Régimen simple o Régimen ordinario?
Tanto el Régimen Simple como el Régimen Ordinario tienen pros y contras, y la elección debe basarse en un análisis cuidadoso de la situación de cada emprendimiento. El RST surge como una alternativa atractiva para negocios pequeños y medianos que buscan simplificar su carga tributaria, con menores tarifas efectivas, menos trámites y un incentivo a la formalización.
Por su parte, el régimen ordinario sigue siendo la opción para empresas más grandes o con márgenes estrechos, que necesitan aprovechar al máximo las deducciones y mantener una estructura contable completa para su crecimiento a largo plazo.
En 2025, con un valor UVT de $49.799 y topes definidos, las reglas del juego están claras: las PYMES bajo 100.000 UVT de ingresos pueden optar por el SIMPLE y beneficiarse de su simplicidad, mientras que las que excedan ese umbral deberán continuar en el esquema tradicional.
Más allá de lo estrictamente tributario, ningún empresario está solo ante esta decisión. Es recomendable buscar asesoría de un contador o consultor tributario que evalúe ambos escenarios para el negocio específico, idealmente realizando simulaciones numéricas como la presentada, para cuantificar el impacto económico de cada régimen.
Finalmente, adoptar un enfoque tecnológico facilitará enormemente el cumplimiento sin importar el régimen escogido. Sistemas ERP en la nube como Loggro brindan a los emprendedores colombianos las herramientas para automatizar su facturación, llevar la contabilidad al día y cumplir con DIAN de forma ágil y confiable. Así, la empresa se mantiene al día con sus impuestos –ya sea en el SIMPLE con su formulario único, o en el ordinario con sus múltiples obligaciones– y el empresario puede enfocarse en hacer crecer su negocio.
Fuentes:
- DIAN – Resolución UVT 2025
- Estatuto Tributario (Arts. 903–916 y 240)
- Actualícese, Contadia, Libre Gestión
- Sentencia C-540/23 – Corte Constitucional
