Software de Facturación para tu PYME: ¿Que debo buscar en un software de facturación electrónica que la sirva a mi negocio en crecimiento? (Parte 2)

Tiempo de lectura: 3 min

Continuamos con la segunda parte de este interesante artículo: 

 

2. La naturaleza de tu negocio (venta de mostrador, venta con facturación tradicional, venta de servicios) determinará cual es el software de facturación más apropiado a comprar.

Simplificando un poco, existen dos escenarios de venta cubiertos por las plataformas de software de facturación: aquel en que se factura en un punto de venta al detal (también denominado Facturación POS, por sus siglas en inglés de Point of Sales) y aquel en el que se factura de manera “tradicional” –esto es, expidiendo un documento que tu cliente debe pagar en un determinado plazo, tal como ocurre en negocios “al mayoreo” o en negocios de ventas de servicios.   

Los software de facturación (o módulos de facturación) POS cumplen características especiales que debes tener en cuenta.  Primero, bien sean software POS instalados “en sitio” o software POS en la nube, éstos deben ser muy rápidos de operar.  Esta característica es esencial pues en una venta de mostrador no se puede dejar esperando al cliente a que el sistema “responda” (lo que genera filas en el punto de venta y mucha frustración, que lleva, por supuesto, a ventas perdidas!).  Segundo, los software de facturación POS deben contar con un módulo de control de cajas registradoras (control de apertura de cajas, control de responsable de la caja para cada turno de caja, reportes de ingresos y egresos de dinero por cada tipo de medio de pago recibido en cada caja, control de cierre de caja, entre otros).  Uno de los mayores riesgos de pérdida de dinero (robos) en una operación de venta al detal ocurre cuando no existe un buen monitoreo del efectivo que se maneja en las cajas, para lo cual un software de facturación POS robusto es esencial.  (Sobre este último punto, vale la pena anotar como los software de facturación en la nube tienen la ventaja adicional de permitir al dueño o administrador de un negocio hacer un monitoreo remoto y en tiempo real del estado de efectivo en las cajas, como también de poder abrir o cerrar una caja remotamente, sin tener que desplazarse físicamente al establecimiento para hacerlo).

Por el otro lado tenemos los software de facturación “tradicional” (facturación a plazos), los cuales también exhiben características importantes para su efectividad, a saber: Primero, este tipo de software normalmente permite comenzar el proceso de venta con una cotización, la cual puede ser modificada hasta ser de satisfacción del cliente.  Una vez aceptada por el cliente, ésta puede ser convertida en una factura con solo oprimir un botón.  Referente a lo anterior, recomendamos soluciones  de software de facturación que operen en la nube, puesto que éstas permiten que una cotización o factura pueda ser enviada al cliente por correo electrónico para su estudio.  Segundo, recomendamos que los software de facturación tradicional elegidos permitian asignar un periodo de pago determinado a cada factura emitida, el cual puede variar por cliente y puede incorporar también variables como descuentos por pronto pago, descuentos a pie de página, entre otras.  Finalmente, en un buen software de facturación para ventas tradicionales, es crítico que la cotización o factura pueda ser comentada y editada por la empresa que la emite, bien sea generando anotaciones en “al marge” para un ítem específico, o anotaciones a la factura misma. 

Finalizamos esta sección anotando que, para un número importante de negocios, es importante adquirir un software de facturación que opere ambos escenarios –tanto la facturación POS para realizar sus ventas al detal, como la facturación tradicional para realizar sus ventas al mayoreo.

Para leer el final de esta serie de 3 artículos relacionados con software de facturación electrónica, haz click aquí. 

 

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