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Más allá de ser una obligación, llevar una contabilidad es un requisito gerencial mínimo para entender el estado financiero de una empresa. Sin una contabilidad, un banco no me presta, o como gerente, no puedo saber si después de todo el esfuerzo del equipo, al final del mes, gané o perdí dinero. Siendo un repositorio y un resumen de los cientos o miles de transacciones que un negocio lleva en su día a día, la contabilidad es un “animal complejo” que requiere normalmente de herramientas para llevarse a cabo. En el mundo moderno, se encuentran herramientas de gestión empresarial como los ya conocidos ERP, de los cuales LOGGRO ENTERPRISE ERP es uno de los más completos que existen en el mercado. Los Sistemas de Gestión Empresarial existen en múltiples modelos y versiones. Actualmente, se ha vuelto de vital importancia que estos sistemas, estén “habilitados para NIIF”.
El término NIIF implica que la solución empresarial en cuestión es compatible con las “Normas Internacionales de Información Financiera” –un conjunto de reglas y prácticas que buscan reflejar la contabilidad de un negocio de una manera coherente y congruente en diferentes países o regiones. Colombia ha venido adoptando su legislación para hacer obligatorio el llevar la contabilidad bajo normas NIIF para prácticamente todo tipo de negocio. La forma como operan las NIIF difiere del estándar bajo el cual ha operado la contabilidad en Colombia, conocido como “COLGAAP” (de su nombre en inglés “Colombian Generally Accepted Accounting Principles”).
Desafortunadamente, como es común en nuestro país que se caracteriza por tener una de las legislaciones contables y fiscales más complejas del mundo, la responsabilidad del empresario colombiano no se limita hoy por hoy a cambiar su contabilidad de COLGAAP a NIIF. Debido a que cambiar la contabilidad de COLGAAP a NIIF impactaría negativamente los recaudos del fisco (o sea, significaba para la DIAN dejar de recibir ingresos importantes en materia de impuestos) se determinó en Colombia, por el momento, que toda empresa que ingresara al régimen NIIF debía también seguir manteniendo su contabilidad bajo COLGAAP. Así pues, NIIF se utilizará para labores de auditoría de la superintendencia de sociedades y para compartir información a los accionistas (públicos o privados) de una compañía, mientras que COLGAAP se utilizará para declarar renta y reportar impuestos a la DIAN. Fue precisamente esta nueva complejidad la que llevó a múltiples casas de software a desarrollar sistemas de gestión empresarial “habilitados para NIIF”.
En la mayoría de los casos, las soluciones de software para empresas más robustas –como es el caso de LOGGRO ENTERPRISE ERP (Software ERP Colombia)— manejan los requisitos contables de la norma en Colombia llevando dos tipos de libros contables simultáneamente: un libro COLGAAP y un libro NIIF. Esta aproximación es poderosa pues le quita al usuario final una inmensa carga de trabajo, ya que el software de gestión empresarial, es capaz de bifurcar cada transacción generada de tal forma que las consecuencias contables de la misma se imputen de manera simultánea en los dos tipos de libros, con reglas diferentes en cada uno.
Así pues, si bien todo software para gestionar contabilidad requiere una parametrización inicial para determinar los detalles de la contabilización en cada libro, una vez efectuado este paso, el manejo de NIIF y COLGAAP se hace bastante transparente y automático para el usuario final. Como resultado, al final del mes, por ejemplo, una empresa que utilice un software adecuado tiene unos estados de resultados NIIF y otros COLGAAP sin tener que hacer conversiones complejas (o sujetas a errores costosos) del uno hacia el otro –además, tiene total trazabilidad desde el balance o P&G hasta la transacción original que afectó una determinada cuenta.
Por lo anterior, si su empresa se ve obligada a comenzar a operar bajo NIIF, le recomendamos que antes de adquirir una solución de software de gestión empresarial, revise bien si el software es capaz de operar dos libros en paralelo –el NIIF y el COLGAAP– pues esto le ahorrará tiempo, dinero, y múltiples dolores de cabeza.