Guía definitiva de facturación electrónica en Colombia para empresarios
- ¿Cómo se creó la Facturación Electrónica?
- ¿Qué busca la Facturacion Electrónica?
- ¿En qué consiste el nuevo mecanismo de Validación Previa requerido para Facturar Electrónicamente?
- ¿Quién se encargará de la operación de la Facturación Electronica en Colombia?
- ¿Qué tipos de empresas deben implementar la Facturación Electronica en Colombia?
- ¿Para cuando debo implementar la Facturación Electronica en mi empresa?
- ¿Y si no implemento la Facturación Electronica a tiempo, qué le puede pasar a mi negocio?
- ¿De qué forma puedo implementar la Facturación Electrónica en mi empresa o negocio?
- ¿Qué pasos debo seguir para convertir mi empresa a la Facturación Electrónica?
- ¿Cuáles son las ventajas que ofrece a mi negocio la Facturación Electrónica?
- ¿Qué ocurre si el sistema de la DIAN para validar facturas electrónicas falla, o si el software con el que mi negocio opera la facturación electrónica también falla?
Contenido:
Guía de Facturación Electrónica.pdf¡Descárgalo aquí!¿Cómo se creó la Facturación Electrónica?
Mediante el Decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015, la DIAN autorizó y reglamentó la facturación electrónica como:
- Un mecanismo supremamente efectivo de control de la evasión o elusión fiscal.
- Una forma de acelerar el flujo y recaudo de dinero en los negocios a través de la tecnología, lo que en teoría debe acelerar la economía.
Sistemas similares de facturación electrónica ya se encuentran en operación en países como México, Chile, Argentina, y Ecuador, entre otros, con exitosos resultados fiscales y una adopción casi plena del empresariado.
La Ley de Financiación, puesta en práctica el 1ero de enero de 2019, conjuntamente con un decreto borrador que la DIAN ya publicó en su página y está a punto de promulgar, generan nuevas exigencias al mecanismo de Facturación Electrónica. El nuevo mecanismo, llamado “facturación por validación previa,” hace más exigente el procedimiento de emisión de documentos electrónicos, requiriendo que los negocios implementen algún tipo. de software especializado (conectado a internet) para poder producir documentos electrónicos (facturas, notas débito, notas crédito).
¿Qué busca la Facturación Electrónica?
La Facturación Electrónica persigue dos objetivos principales:
- Digitalizar todas las facturas (excepto las POS) expedidas por:
- Enviar una copia digital detallada de cada factura (o documento electrónico, incluyendo notas débito y crédito) a la DIAN.
- Los responsables de IVA.
- Los responsables del impuesto al consumo
- Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados DIAN.
- Los sujetos que opten por facturar electrónicamente de manera voluntaria.
- Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado – SIMPLE. Esto figura fue creada por la Ley de Financiamiento.
- Una forma de acelerar el flujo y recaudo de dinero en los negocios a través de la tecnología, lo que en teoría debe acelerar la economía.
- Una forma de acelerar el flujo y recaudo de dinero en los negocios a través de la tecnología, lo que en teoría debe acelerar la economía.
En la práctica, entonces, la Facturación Electrónica cambia la forma como muchas empresas operan puesto que:
No permite el cambio o la anulación de una factura que ya haya sido expedida (esto debido a que la DIAN ya posee la copia de la factura desde el momento de su expedición, y tendrá cómo saber si esta se alteró). Este mecanismo controla el fraude por alteración de documento –la única forma de modificar una factura es haciendo su correspondiente nota crédito o débito.
La Facturación Electrónica reduce el fraude de evasión fiscal al restringir las transacciones sin factura. Esto se logró en gran parte a través de la Ley de Financiamiento expedida a finales del 2018, la cual obliga a todo establecimiento a poseer una factura válida para poder descontar un costo de un gasto o servicio adquirido –factura ésta que tendrá que ser electrónica a medida que entre en vigencia el calendario de implementación de la Facturación Electrónica dispuesto por la DIAN (al cual hacemos referencia más abajo).
Hay más control al cálculo y pago correcto del IVA, dado que todas las facturas electrónicas le desglosan a la DIAN el monto y el rubro del impuesto que se cobró. Así se le facilita a dicha entidad el control sobre el cobro de tributos de manera masiva.
Facilita el control del ente fiscal. Como las facturas se convierten en documentos electrónicos, la DIAN puede hacer uso de programas de computador y de Inteligencia Artificial para hacer cruces masivos entre ventas e impuestos ya pagos a través de cientos de miles de empresas y terceros. Este tipo de procedimientos levanta automáticamente “banderas rojas” que le recomiendan a la DIAN realizar una investigación profunda de sujetos tributarios con comportamientos fuera de lo normal.
¿En qué consiste el nuevo mecanismo de Validación Previa requerido para Facturar Electrónicamente?
En corto, la “Validación Previa” exige que un establecimiento, antes de expedir una factura electrónica válida, envíe primero a la DIAN –vía internet y en tiempo real—una copia que contenga toda la información de la factura o documento electrónico que se pretende emitir (información tal como: NIT de quien compra y vende, ítems o servicios facturados, impuestos cargados en la factura, retenciones realizadas, etc.).
Utilizando avanzados y potentes sistemas de computación, la DIAN procederá a validar, también en tiempo real, si los datos de la factura a expedir se encuentran correctamente calculados y cumplen con los requisitos de ley, para lo cual la DIAN realizará múltiples chequeos, procediendo así a “aceptar” o “rechazar” la factura que el establecimiento pretende expedir.
Una vez aceptada la factura, la DIAN enviará, en tiempo real, un mensaje electrónico al software del comercio “aprobando” (o rechazando) el documento, para que dicho software proceda a expedir la factura al adquirente o cliente final. Todo este proceso (el ir y venir de información entre el comercio y la DIAN más el proceso de revisión por parte del ente de control) debe suceder en menos de un segundo, para no generar lentitud en la operación de un negocio.
Nótese que solo luego de recibir el visto bueno (electrónico) de la DIAN puede el establecimiento emitir una factura electrónica válida al cliente. Sin ese visto bueno, el documento es meramente una “pre-factura” y no tendría validez para el adquirente poder, por ejemplo, descontar un costo en su contabilidad (la excepción ocurre cuando el sistema de la DIAN se encuentra fuera de línea o cuando el software de facturación electrónica del establecimiento se daña –para éstos casos, existe un procedimiento de contingencia que detallamos más adelante).
Se estima que cuando la facturación electrónica entre en operación total, la DIAN esté procesando y validando ¡Siete millones de facturas electrónicas al día a lo largo y ancho de Colombia, en tiempo real!
¿Quién se encargará de la operación de la Facturación Electrónica en Colombia?
Como este mecanismo de facturación deberá atender cientos de miles de compañías en Colombia, las cuales por su parte tramitan cientos de millones de facturas cada mes, la DIAN ha recurrido al acompañamiento del ecosistema tecnológico que está disponible en el país.
Bajo esta premisa, la entidad ha invitado a compañías de tecnología con reconocida solvencia y reputación, para que se postulen como “Proveedores Tecnológicos” de la Factura Electrónica.
Uno de los aliados de LOGGRO, llamado “Productora de Software SAS,” es uno de éstos proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN. En nuestro software de gestión empresarial LOGGRO, hemos integrado la funcionalidad plena de susoftware de Facturación Electrónica.
¿Qué tipos de empresas deben implementar la Facturacion Electronica en Colombia?
- Todo aquel que sea responsable del impuesto sobre las ventas IVA
- Quienes sean responsables del Impuesto Nacional al Consumo
- Las personas o entidades que tengan calidad de comerciantes ejerzan profesiones liberales, o se encuentren involucrados en actividades agrícolas o ganaderas (excepto aquellos que por el tamaño de la empresa no se vea obligado a expedir factura)
- Aquellos que voluntariamente quieran expedir documentos electrónicos
- Todo aquel que se encuentre inscrito al régimen SIMPLE de tributación
¿Para cuando debo implementar la Facturación Electrónica en mi empresa?
A través de la resolución 000020 del 26 de Marzo de 2019, la DIAN determinó el calendario final para la implementación de la Facturación Electrónica en Colombia. En breve, la Resolución determina dos tipos de fechas obligatorias:
Un primer cronograma que aplica para:
- Todo aquel que sea responsable del impuesto sobre las ventas IVA
- Quienes sean responsables del Impuesto Nacional al Consumo
- Las personas o entidades que tengan calidad de comerciantes ejerzan profesiones liberales, o se encuentren involucrados en actividades agrícolas o ganaderas (excepto aquellos que por el tamaño de la empresa no se vea obligado a expedir factura)
- Aquellos que voluntariamente quieran expedir documentos electrónicos
- Todo aquel que se encuentre inscrito al régimen SIMPLE de tributación
Un segundo cronograma que aplica para todas las demás empresas.
- Debido al número de empresas involucradas, el cual supera las 500,000, la DIAN decidió generar un calendario de implementación de la facturación electrónica que divide al empresariado en 14 grupos según su actividad económica.
- Este segundo calendario de implementación contiene dos obligaciones:
- Una primera fecha para la cual la empresa debe pedir autorización a la DIAN para convertirse en facturador electrónico;
- Una segunda fecha para la cual la empresa debe comenzar a facturar electrónicamente.
- El grupo al que pertenece una empresa depende del código CIIU principal que aparece en el RUT de dicha empresa (o código de actividad económico).
En la tabla anexa al final de este documento podrás ver los diferentes grupos de empresas que deben entrar a facturar electronicamente según el calendario de la DIAN.
| Grupo | Fecha máxima de registro en el servicio informático de factura (DD/MM/AAA) | Fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta (DD/MM/AAA) | Resolución 139 del 21 de Novimebre de 2012 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Código CIIU Division a dos (2) dígitos Código CIIU a tres (3) dígitos (sólo para divisiones 46 y 47) | |||||||||
| 1 | 01/05/2019 | 01/08/2019 | 05 | 06 | 07 | 08 | 09 | ||
| 2 | 01/06/2019 | 01/09/2019 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 |
| 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | |||
| 30 | 31 | 32 | 33 | ||||||
| 3 | 01/07/2019 | 01/10/2019 | 45 | 465 | 473 | 474 | |||
| 4 | 01/08/2019 | 01/11/2019 | 461 | 462 | 463 | 466 | 469 | ||
| 5 | 01/09/2019 | 01/12/2019 | 94 | 95 | 96 | ||||
| 6 | 01/10/2019 | 01/01/2020 | 464 | 475 | 476 | 477 | 478 | 479 | |
| 7 | 01/11/2019 | 01/02/2020 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 90 |
| 91 | 92 | 93 | |||||||
| 8 | 01/12/2019 | 01/03/2020 | 41 | 42 | 43 | ||||
| 9 | 01/01/2020 | 01/04/2020 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 71 |
| 72 | 73 | 74 | 75 | ||||||
| 10 | 03/02/2020 | 04/05/2020 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 55 | 56 |
| 84 | 86 | 87 | 88 | ||||||
| 11 | 01/03/2020 | 02/06/2020 | 69 | 70 | 471 | 472 | |||
| 12 | 01/04/2020 | 01/07/2020 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 64 | 65 |
| 66 | 68 | 85 | |||||||
| 13 | 02/05/2020 | 01/08/2020 | 01 | 02 | 03 | 77 | 78 | 79 | 80 |
| 81 | 82 | ||||||||
| 14 | 02/05/2020 | 01/08/2020 | Otras actividades no clasificadas previamente | ||||||
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