De acuerdo con la Ley 675 de 2001, en Colombia las propiedades horizontales obtienen la calidad de persona jurídica sin ánimo de lucro y están obligadas a llevar contabilidad para fines fiscales, es por eso por lo que te explicaremos los aspectos fundamentales que rigen esta materia.
¿Qué es una propiedad horizontal?
Cuando se habla de propiedad horizontal se hace referencia a las copropiedades o unidades residenciales tales como edificios, conjuntos y cierto tipo de urbanizaciones -cerradas-, en las que se comparten áreas comunes (zonas verdes, pasillos, ascensores, escales, terrazas, vías, etc.)
El artículo 4 de la ley 675 del año 2001 establece:
“Un edificio se somete al régimen de propiedad horizontal mediante escritura pública registrada en la oficina de Registro de Instrumentos Público. Realizada esta inscripción, surge la persona jurídica, a que se refiere esta ley”.
¿Quién es el responsable de la contabilidad en las copropiedades?
De acuerdo con el numeral 5 del artículo 51 de la Ley 675 de 2001, le compete al administrador de la propiedad horizontal llevar, bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio.
Cabe resaltar que la normatividad no obliga a que sea un contador público el que deba llevar la contabilidad de la copropiedad, sin embargo, por la idoneidad para llevar a cabo esta función, lo que se recomienda es que sea delegada a un contador público que maneje por completo todos los aspectos técnicos y operativos que se rijan a la normativa rigente actual de Colombia.
¿Qué características debe tener La contabilidad de una propiedad horizontal
- Debe siempre cumplir con las normas vigentes:
Para lo cual se debe estar siempre actualizado, en un entorno siempre cambiante con legislaciones que se transforman día adía. este punto es muy importante ya que si el administrador no es un experto en el tema puede caer en errores e incumplimientos que generen multas y sanciones.
- Debe reflejar todas las operaciones de la administración:
La contabilidad de una propiedad horizontal debe permitir conocer la historia completa de todos los movimientos financieros realizados de forma clara, verídica y real. Además, todos los movimientos que se realicen deben estar totalmente soportados por comprobantes que sirvan como respaldo para todas las partidas presentadas.
- Debe estar organizada:
Como lo viste en el punto anterior, son muchos los documentos y soportes que se deben contener en la contabilidad de una propiedad horizontal, es por eso por lo que esta información debe tener un orden cronológico, haciendo referencia a todos los movimientos y comprobantes, para que permita hacer un control ordenado en el paso del tiempo.
- Detallar ingresos y egresos que tiene la copropiedad (regulares y excepcionales):
Una propiedad horizontal tiene varios ingresos, los regulares son las cuotas de administración que cada propietario debe pagar de forma continua y periódica, es fundamentalmente de lo que vive la copropiedad. Pero también existen otros ingresos por intereses de mora, multas, alquiler de espacios comunes. Para la contabilidad en el ítem de ingresos, se debe especificar cada uno de estos, especificando a qué corresponde y en que se ha invertido dentro de la propiedad.
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¿Qué informes debe cumplir la contabilidad de una propiedad horizontal?
Al encontrarse obligadas a llevar contabilidad, las propiedades horizontales deben hacerlo cumpliendo con los principios y normas generalmente aceptadas en Colombia, hoy en día esto se traduce que deben utilizar las NIIF para la preparación de su información contable y financiera.
Según el concepto 179 de 2018 expedido por el consejo técnico de la contaduría pública, todas las entidades obligadas a llevar contabilidad deberán evaluar el grupo en el cual se encuentran, teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto 2420 de 2015, es recomendado revisar bien a que grupo pertenecen, lo que se observa es que las propiedades horizontales en su mayoría se regirían por los grupos 2 y 3.
Para las copropiedades del grupo 2 serán los siguientes informes contables:
- Estado de situación financiera.
- Estado de resultados y del otro resultado integral.
- Estado de cambios en el patrimonio.
- Estado de flujo de efectivo.
- Notas a los estados financieros.
Por su parte, las copropiedades del grupo 3 deberán presentar los siguientes informes:
- Estado de situación financiera.
- Estado de resultados.
- Notas a los estados financieros.
Es importante recordar que es un derecho de todos los copropietarios saber y conocer los estados financieros. Estos deben ser anexados al acta de asamblea de copropietarios y en caso en que se necesite entregar copia de las facturas, las cuales son las constancias de las cuentas de cobro.
Así mismo hay que tener en cuenta que las propiedades horizontales, de conformidad con lo establecido en el Estatuto Tributario y el decreto 2500 de 1986, deben registrar los libros de contabilidad ante la DIAN – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y los libros de Actas de Asamblea, ante la Cámara de Comercio o entidad territorial que ejerza la inspección, vigilancia y control en el domicilio correspondiente.
Por último, las copropiedades deberán emitir la información exógena en medios magnéticos nacionales y distritales en los casos de realizar pagos sujetos de retención en la fuente.
¿Los informes de una propiedad horizontal deben ir firmados por un contador?
Esta es una de las preguntas más frecuentes que se hacen los administradores, y es que a pesar de que la norma dice que la contabilidad está bajo la responsabilidad del administrador, las entidades de propiedad horizontal deben emitir sus estados financieros dictaminados y certificados por un Revisor Fiscal. Este no debe ser propietario de ningún inmueble de la propiedad, además, no debe tener ningún parentesco con el administrador ni con el consejo de administración.
Es así que el contador público solo actúa como dador de FE pública del administrador, la figura del contador debe esta4 para aclarar las cuentas y confirmar con su firma dar la seguridad sobre los estados financieros de una Propiedad Horizontal con su firma.
El contador es el encargado de suscribir los documentos que certifican los ingresos, egresos y reportes contables. No solo debe dar de pública de que todos los movimientos que hace la sociedad se hacen de acuerdo con lo establecido en la ley, sino también debe certificar que los procesos financieros se realizan bajo las normas vigentes.
Sobre el Autor:
Isabel Turriago
Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.
